Карен Лиланд: Найти баланс [50 советов о том, как управлять временем и энергией]

● Успокаивает себя тем, что не подготовился из-за других важных неотложных дел.

Ваши вредные привычки в области тайм-менеджмента тоже состоят из ряда действий и мыслей, которые их сопровождают. Запишите их ниже.

Моя вредная привычка состоит из следующих шагов:

Проявите фантазию и придумайте, что конкретно вы можете сделать, чтобы превратить плохие привычки в хорошие. Например:

● Записывая дату совещания в календарь, установите не менее одного напоминания.

● Выделите полчаса на подготовку.

● Отнеситесь к этому как к важнейшей задаче. Не дайте другим делам отодвинуть ее на второй план.

● Настройте напоминание за полчаса до начала совещания, чтобы успеть просмотреть повестку и свои заметки по ее поводу.

Вот что конкретно я сделаю, чтобы исправить привычку:

Как часто вы замечаете, что вас отвлекают от работы – другие люди, звонки, электронная почта? А часто ли вы сами себя отвлекаете – приступаете к выполнению нескольких дел одновременно или читаете посторонние сайты? Как бы то ни было, чаще, чем вам кажется.

Глория Марк, профессор Калифорнийского университета в Ирвайне, выяснила, что сотрудники тратят всего лишь 10,5 минуты на задачу, прежде чем отвлечься от нее. Чтобы вернуться к ее выполнению, в среднем необходимо 23,25 минуты. Исследование показало, что в 56 % случаев человек отвлекается из-за внешних факторов, а в 44 % – по собственной инициативе.

Сотрудники Института психиатрии при Лондонском университете установили, что коэффициент интеллекта у работников, постоянно переключающихся между письмами, звонками и сообщениями в мессенджерах, снижается на 10 баллов.

Какой вывод? Сегодня работа предъявляет к нам высокие требования. Умение справиться с отвлекающими факторами, возвращаться к делам после перерыва и брать под контроль многозадачность – ключ к правильному управлению временем. Мы расскажем о нескольких проверенных способах, которые помогут полностью сосредоточиться на работе.

Представьте, что вы полностью погружены в работу над составлением предложения. Это первостепенная задача. Вдруг к вам подходит коллега и просит помочь разобраться с принтером. Вы с большой неохотой откладываете свои дела и приходите на помощь. Через 20 минут вы возвращаетесь к работе над предложением, но сосредоточиться уже сложнее. Для начала давайте выясним, насколько часто вас отвлекают от работы – и что или кто именно.

Выделите 45 минут, чтобы сосредоточенно поработать над проектом или задачей, находясь в офисе (желательно – за рабочим столом). Используйте часы, секундомер или таймер, чтобы отслеживать каждое отвлечение, причиной которого стали вы или кто-то другой. Записывайте всё в дневник: скажем, отведенные 45 минут начинаются в 13:00.

Анализ записей показывает, что 22 из 45 минут, отведенных на сосредоточенную работу, – 48 % времени! – ушли на разные отвлечения. Используйте шаблон дневника, приведенный ниже, чтобы зафиксировать свои 45 минут. Затем проанализируйте всё, на что вы отвлекались, и задайте себе такие вопросы:

● Насколько часто я действительно отвлекаюсь, когда пытаюсь сосредоточиться?

● Кто чаще становится причиной отвлечений: я или другие?

● Что отвлекает меня чаще остального?

● Что из моих действий (или бездействия) приводит к отвлечениям?

● Как это сказывается на моей концентрации и продуктивности?

Вы составили представление о том, как часто и по каким причинам отвлекаетесь. Теперь ознакомимся с надежными способами не сбиваться с пути.

«Есть минутка?», «Просмотришь эти бумаги?», «Встретимся в ближайшее время?» – такие вопросы задают нередко. Но, если слишком часто отвечать «да», с концентрацией и продуктивностью можно распрощаться. Попробуйте последовать советам ниже, чтобы окружающие не смогли разрушить ваши планы на день.