Сергей Потапов - Как управлять проектами

Альтернативы решений

По результатам мониторинга принимается 3 варианта решений:

• план остается без изменений;

• в него вносятся коррективы;

• происходит пересмотр плана или целей.

Первый вариант используется в том случае, если отклонения от первоначального плана столь незначительны, что могут разрешиться в рабочем порядке и не потребуют привлечения дополнительных ресурсов.

Ко второму варианту прибегают тогда, когда происходят серьезные отклонения от плана, нормы не выполняются, сроки не соблюдаются.

Третий вариант приводят в действие в том случае, если причинами отклонения от нормы являются неверно поставленная цель и неправильно составленный план.

После стабилизации обстановки проводят следующую итерацию.

Планируя этапы реализации проекта, опытные менеджеры обязательно продумывают риски. На каждый из рисков расписывается сценарий противодействия, к которому и прибегают в случае возникновения неблагоприятных обстоятельств. Особое внимание уделяется пакету информации, точному определению сроков, подбору команды.

...

Многие проблемы увидеть заранее совсем несложно, особенно если их причинами являются нехватка ресурсов времени, проблемы с сотрудниками.

Команда

Эффективность преодоления непредвиденной проблемы во многом зависит от подбора команды и грамотной организации ее функционирования. Необходимо привлекать персонал к процессу просчитывания рисков, составлению планов по ликвидации негативных обстоятельств. Это важно для быстрого реагирования всех уровней персонала в случае возникновения осложнения. Для развития навыков оперативного реагирования персонала можно сымитировать проблемную ситуацию и решить ее в рамках тренинга.

...

Для правильного взаимодействия и координации важно организовать процесс постоянной информированности каждого сотрудника с помощью стендовой информации, совещаний, пятиминуток.

Информация о ресурсах

Возникновение неблагоприятной ситуации могут провоцировать как изменения ситуации на рынке и в финансовой политике страны, так и нехватка человеческих, технических, финансовых ресурсов. С проблемой поможет справиться информационная карта, в которой указываются пути нахождения дополнительных ресурсов. Руководитель должен не только постоянно иметь под рукой информацию о пополнении ресурсов, но и постоянно обновлять ее, корректировать, поддерживать связь с поставщиками, деловыми партнерами, консультантами. Важно включать в процесс подготовки информации персонал: он должен заранее знать о планируемом задании для того, чтобы подготовить и предоставить в распоряжение руководства свой информационный пакет.

Сроки

Важно точно определить сроки начала и завершения работ. При выполнении проекта трудно избежать возникновения неблагоприятного стечения обстоятельств, мешающего выполнению задач точно в срок. Опытный менеджер при составлении плана учитывает возможность появления этих обстоятельств и резервирует дополнительный запас времени на каждый из этапов проекта. Кроме того, определяются и усиливаются те пункты плана, несоблюдение сроков выполнения которых может наиболее негативно повлиять на реализацию проекта. Усилить их можно с помощью как привлечения дополнительных ресурсов, так и резервирования запаса времени.

...

При реализации проекта не менее важно уделить внимание согласованию сроков выполнения отдельных этапов проекта между собой.

Бюджет – это документ, соединяющий в себе планирование и финансовый аспект.

В бюджете фиксируются данные об ожидаемых доходах и расходах организации на определенный отрезок времени. Этот документ позволяет контролировать оборот материальных средств, организовывает процесс их рационального использования, учитывает риски и экономические кризисы.

Существует 5 видов бюджета. Одни позволяют учитывать изменение внешних факторов, оказывающих влияние на бюджет, другие являются более статичными.

Для выбора наиболее оптимального метода необходимо ознакомиться со всеми и остановиться на том, который больше подходит данной организации.

Жесткий

При использовании жесткого бюджетирования исходные данные не изменяются ни при каких обстоятельствах. Каким бы образом ни развивались события, какие бы реальные затраты ни несла организация, плановые показатели остаются неизменными. Данная система чревата осложнениями, связанными с возникновением незапланированных проблем и изменением обстоятельств, так как сведения, полученные при использовании системы жесткого бюджета, не всегда дают верную информационную картину.