А. Вышегородская - Как успевать все. Пособие по управлению временем

В некоторых фирмах начальник может со спокойной душой уехать в отпуск и знать, что за время его отсутствия фирма будет работать как отлаженный механизм, а в другой – начальник давным-давно позабыл, что такое отпуск или выходной, его телефон разрывается от звонков днем и ночью, его постоянно дергают недовольные сотрудники, которые никогда ничего не могут сделать самостоятельно и вовремя. Угадайте, в какой фирме начальник больше работает?

Перед вами несколько рекомендаций, они помогут вам ответить на эти вопросы и стать начальником, который служит себе, фирме, идее, но не нерадивым подчиненным, работая за них.

1. Все, что можно поручить другим, обязательно нужно поручать!

Речь идет о делегировании своих полномочий. Задача начальника (или, по-другому, руководителя) – руководить коллективом. Многие начальники неправильно понимают термин «руководить», они начинают взваливать на собственные плечи работу, которую вполне могут выполнить их подчиненные. Времени на то, чтобы руководить, не остается совершенно. Итог печален: работа стоит на месте, подчиненные не подчиняются и фирма разваливается на глазах. Чтобы ситуация не складывалась подобным образом, нужно внимательно и без раздражения присмотреться к своим сотрудникам, оценить их возможности, творческий и профессиональный потенциал. Абсолютных идиотов мало, каждый человек на что-то, да годен. В соответствии со своей оценкой поручите своим подчиненным различные дела, то есть начните делегировать полномочия. Посмотрите, с чем они справились лучше всего, поручите новую порцию дел. Постепенно вам уже не будет казаться, что вас окружает стадо баранов, у вас появится время на то, чтобы разработать систему контроля выполнения ваших распоряжений, то есть заняться работой руководителя.

2. Чтобы разработать систему контроля работы подчиненных, необходимо решить, каким образом вы будете этот контроль осуществлять. Существует несколько вариантов.

– Разработать четкие должностные инструкции для каждого отдела или для каждого подчиненного (если вы начальник отдела). В инструкции должен быть четко прописан круг обязанностей каждого отдела или сотрудника. Остается только довести инструкцию до сведения подчиненных и после этого требовать своевременного выполнения всех работ, указанных в инструкции.

– Провести общее совещание начальников отделов или сотрудников (если вы начальник отдела). На совещании следует распределить обязанности между отделами или сотрудниками, установить сроки и назначить ответственных. Такой ход очень выгоден, так как все слышали ваши указания, поэтому по ходу работы не возникнет разногласий по поводу того, кто что должен делать, а вы потратите меньше времени, чем если будете растолковывать задание отдельно каждому сотруднику.

Руководить таким образом сначала сложно, но потом оказывается гораздо проще, так как вы знаете, что поручили своим сотрудникам, а сотрудники знают, что конкретно от них требуется. Вывод: вам больше не придется все делать самостоятельно, а это экономит драгоценное начальственное время.

3. Оградите себя от ненужных посетителей. Многие директора преуспевающих фирм страдают от непрекращающегося паломничества разных совершенно не нужных посетителей, начиная от рекламных агентов и заканчивая представителями религиозных сект, которые жаждут заполучить выгодного спонсора. Если вовремя не оградить себя от таких визитеров, то вся работа может остановиться, потому что у вас совсем не останется времени на важные дела, так как вы будете с утра до вечера беседовать с посетителями. В этом случае стоит дать задание секретарю составить «черный список» нежелательных посетителей и навсегда избавить себя от этой проблемы. Что будет говорить секретарь таким посетителям – не ваша забота.

4. Переговоры с деловыми партнерамитоже отнимают у начальника много времени. Чтобы сэкономить время, используйте для деловых встреч обеденный перерыв. Так вы соедините приятное с полезным: пообедаете и проведете деловую встречу, которая не нарушит ваш рабочий график.

5. Еще одна проблема, заставляющая начальников тратить свое драгоценное время, – это невыполнение подчиненными распоряжений и приказов. Часто наблюдается ситуация, когда новый приказ с рвением выполняется в течение двух-трех дней, а потом подчиненные начинают его игнорировать, словно и не было никакого приказа. Если в вашей фирме сложилась похожая ситуация, нужно назначить одного из сотрудников ответственным за выполнение ваших приказов и распоряжений. Тогда контролировать вам придется не весь штат работников, а только этого сотрудника, что значительно сэкономит время.