Эрин Доланд - Упрости себе жизнь

— Если отправляете по электронной почте группе людей сообщение, которое не является частью текущего разговора, вводите список адресов в поле ВСС («Скрытые копии»), чтобы случайно не получилась ситуация «Ответить всем».

— Создайте предварительно сформированные группы в разделе электронных адресов: совет директоров, начальники проектных групп, члены команды, члены комитетов, помощники руководителей и т. п.

В результате вместо того чтобы вручную вводить адрес каждого человека, рискуя при этом кого-нибудь забыть, достаточно просто набрать в адресной строке название группы, и все адреса из ее введутся автоматически.

— При первых же признаках того, что получатель неверно истолковал ваше электронное письмо, хватайтесь за телефон или входите в Skype, чтобы прояснить недоразумение.

— Уважайте поле «Тема письма». Она должна быть информативной, не меняйте ее на всем протяжении электронного обсуждения. А если вам нужно в разговоре поднять очередную тему, начните новое обсуждение и в первом же электронном сообщении укажите ее. Таким образом вы разделите два разговора на разные темы. Это поможет людям рассортировать входящие письма и не упустить важную информацию, затерявшуюся где-нибудь в потоке сообщений.

Поистине геркулесовый подвиг — не заснуть в темной комнате, пока докладчик монотонным голосом читает слово в слово текстовые слайды презентации, подготовленной в программе PowerPoint. Я, признаться, на таких мероприятиях часто начинаю клевать носом. И меня всегда восхищала стойкость самого выступающего, который умудряется не заснуть под собственное заунывное повествование.

Чтобы провести отличную презентацию, вовсе не нужно быть оратором мирового уровня. Достаточно просто хорошо подготовиться и быть организованной. Подобно тому как вы формулировали повестку дня для совещания, определите, что должна узнать аудитория из вашего рассказа. Закончите предложение «К концу моей презентации присутствующие должны…» Озвучьте эту цель в начале своей речи, чтобы слушатели понимали, ради чего пришли. А ваша организованность поможет вам справиться с волнением, которое многие испытывают во время публичных выступлений.

При подготовке презентации вспомните своего любимого преподавателя. Какие педагогические методы он использовал? Вряд ли он бубнил в темноте, считывая текст с вереницы слайдов PowerPoint? Вероятно, он комбинировал лекции (причем с наглядными пособиями), практические примеры, независимый анализ и рекомендации по самостоятельному чтению. Ваша презентация тоже должна содержать такие же зрительные, слуховые, деятельные и предназначенные для самостоятельной работы элементы. Заинтересуйте глаза, уши, тело и разум аудитории. Покажите, насколько вам важно, чтобы присутствующие после вашего выступления действительно стали знать больше, чем до него. Вам уже известно, что людям присущи разные способы обработки информации (мы говорили об этом в главе «Понедельник» в разделе об организации гардероба). Поэтому, чтобы охватить всех сидящих в зале, используйте в презентации различные варианты ее подачи.

— Вполне допустимо использовать слайды, но только если они иллюстрируют моменты, которые проще объяснить изобразительными средствами.

— Количественную информацию рекомендуется представлять в виде диаграмм и графиков.

— Приносить физические образцы продукции, которые аудитория сможет взять в руки и рассмотреть вблизи.

— Записаться на курсы ораторского искусства для бизнес-профессионалов или вступить в сообщество «Мастеров тостов» (Toastmasters, toastmasters.org), если на протяжении последних двух лет вы не выступали на таких мероприятиях.

— Стараться создавать краткие и полезные презентации, а перед выступлением отрепетировать весь доклад не менее двух раз.

— Составлять краткий план того, о чем хотите сообщить аудитории, оценив время, которое планируете потратить на каждый раздел.

— Выходить из-за трибуны и привлекать слушателей к дискуссии.

— Не записывайте на слайдах буквально каждое слово. Вы должны вести с аудиторией диалог, а не читать лекцию.

— Не используйте сугубо текстовые слайды.

— Не применяйте броских эффектов, поскольку они лишь отвлекают внимание аудитории от вашего выступления. Слайды не должны растворяться или вылетать из-за края экрана, и на нем не место ничему пляшущему или мигающему.