Саша Карепина - Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты

«Сообщаю Вам»;

«Обращаю Ваше внимание на…»;

«Довожу до Вашего сведения».

Ванькино «И пишу тебе письмо» — как раз из этой категории. Предваряющие вступления могут не нести никакой новой информации, а могут и сообщать читателю о нашем отношении к фактам из заглавной фразы. «Информировать» можно нейтрально, а можно «с сожалением» или «с радостью». Наконец, можно начать письмо с «вынужден проинформировать».

Более сложное вступление — напоминающее . Если мы не просто сообщаем что-то читателю, а отвечаем на его запрос или продолжаем начатый ранее разговор, об этом стоит напомнить:

«В ответ на Ваш запрос № 456 сообщаю…»;

«В продолжение нашей беседы на форуме нефтяников Сибири довожу до Вашего сведения…»

И третий вид вступления, схожий по сложности с напоминающим, — это вступление уточняющее . В таком вступлении мы указываем адресату на важные обстоятельства, говорим ему: «Внимание, дело серьезное!»

«Учитывая сложную ситуацию в лесоперерабатывающей отрасли, прошу Вас…»,

«Во избежание проблем с водоснабжением строящихся объектов предлагаю…»

Какие же сложности подстерегают нас с каждым из этих вступлений?

Предваряющее вступлениеобычно не вызывает практически никаких сложностей. Оно очень краткое, от силы три слова, и в нем просто негде ошибиться. Даже Ванька вполне справился — ну разве что «пишу тебе письмо попросить» стоило бы заменить на просто «прошу», чтобы не разогревать адресата дольше, чем нужно.

Напоминающие вступленияболее информативны, чем предваряющие, а где появляется информация, там возникают и сложности. Вот, например, недавно мне попалось такое напоминающее вступление:

Во исполнение поручения муниципалитета города N-ска № 256 от 10.05.2008 об отводе земли под строительство спортивно-оздоровительных сооружений за подписью заместителя председателя комиссии Огурцова Е. П. прошу Вас согласовать выделение земельного участка под здание детской спортивной школы…

Казалось бы, все хорошо: мы напоминаем адресату, что пришли со своей просьбой не «от балды», а в соответствии с поручением муниципалитета. Но помните, как во второй главе вы читали про карася, сову, медведя и тигра, не понимая, для чего это делаете? Точно так же наш адресат не понимает, зачем ему знать про муниципалитет, его поручение, номер этого поручения, дату, когда оно было дано, и про то, что подписал все это господин Огурцов. К концу вступления все, естественно, разъясняется — но к тому времени адресат уже забывает номер, дату и фамилию и вынужден читать еще раз с начала. Такое вступление не помогает подготовиться к заглавной фразе, а только мешает.

В подобных ситуациях важно не забывать, что задача вступления все-таки подготовить, разогреть получателя письма, а не информировать его. Если уж так необходимо сообщить в письме все реквизиты поручения, лучше сделать это не во вступлении, а после него, в основной части письма.

Во исполнение поручения муниципалитета города N-ска об отводе земли под строительство спортивно-оздоровительных сооружений прошу Вас согласовать выделение земельного участка под здание детской спортивной школы…

Данное поручение опубликовано за № 256 10.05.2008, подписано заместителем председателя комиссии Огурцовым Е. П. и содержит положения о том, что…

Уточняющее вступление.К нему требования такие же, как и к напоминающему. Например, автор такого уточняющего вступления явно перегибает палку:

Учитывая сложную ситуацию с подростковой преступностью в N-ской области, внимание к данной ситуации губернатора области, заинтересованность общественности в решении данной проблемы и отсутствие на данный момент условий для организации подросткового досуга в городе N-ске, прошу Вас рассмотреть возможность выделения земли под строительство здания N-ской детско-юношеской спортивной школы.

Это уже не вступление, это аргументация — а аргументы лучше сообщать после заглавной фразы:

Учитывая сложную ситуацию с подростковой преступностью в N-ской области, прошу Вас рассмотреть возможность выделения земли под строительство здания N-ской детско-юношеской спортивной школы.

Рост подростковой преступности уже привлек внимание губернатора и общественности, в области ведется активная работа по решению проблемы, однако в N-ске пока не создано никаких условий для организации подросткового досуга…

На тренингах меня иногда просят в нескольких словах определить, каким должно быть вступление, чтобы и разогреть, и не перегреть адресата. На мой взгляд, тут как с поцелуями. Письмо без вступления порой вызывает желание спросить, как в известном анекдоте: «А поцеловать?» Не поцеловать совсем — плохо, но и перестараться с поцелуйной фазой нехорошо. Как раз на днях по радио рассказывали о рекордном поцелуе, длившемся целую неделю. После него целовавшиеся попали в больницу с истощением, а выписавшись, не захотели больше видеть друг друга….