Эллен Китцис - CIO новый лидер. Постановка задач и достижение целей

Преимущества такого подхода к выбору ИТ-стратегий стали ясны после 11 сентября. Образно говоря, буквально за одну ночь несколько компаний, входящих в состав АХА, смогли перестроить свои проекты так, чтобы сфокусировать внимание на снижении издержек в свете резкого роста страховой нагрузки и глобального экономического спада.

Наши исследования, проводимые во многих компаниях, показали, что различные факторы по-разному влияют на успех или провал процесса отбора и внедрения ИТ-инициатив. Критические факторы успеха варьируются от основных критериев, которые используются для отбора той или иной инициативы до способов коммуникаций с ключевыми акционерами.

Выделяйте достаточные ресурсы для поддержки процесса

Расстановка приоритетов инвестиций является настолько важным делом, что само по себе должно рассматриваться, как отдельный проект, если вы хотите достичь успеха. Усилия по его достижению обычно превышают начальные ожидания и зависят от того, что у вас есть вначале. CIO, которых мы опрашивали, проводили от 6 до 18 месяцев в интенсивной работе по разработке проекта, организации его поддержки, выработки расписания и структуры процесса, а также по обучению участников.

Убедитесь, что процесс организован и поддерживается

Организованность процесса означает, что все предложения проходят одну и ту же процедуру оценки; нет никаких путей обойти ее и получить финансирование проекта иным способом. Каждая инициатива должна пройти строгую процедуру оценки и сравниваться со всеми другими возможностями инвестиций в своей категории. Необходимо также четко продумать весь жизненный цикл проекта, от начального предложения до получения прибыли и завершения, с проведением постоянных обзоров в процессе его реализации.

Убедитесь в объективности процесса

Категории инвестиций и критерии оценки должны быть четко определены, поняты и применяться честно всеми акционерами. Мысль о том, что решения могут приниматься на основе факторов, отличных от соображений выгоды для всей компании, всегда может присутствовать, но четкие критерии оценки и категории могут снизить ее остроту. Чтобы избавиться от ощущения нечестности или «фаворитизма», старайтесь все делать просто и ясно. Трех или четырех категорий обычно достаточно для того, чтобы разделить проекты и дать ИС возможность принять решение о выделении ресурсов. Используйте категории и критерии, которые подходят вашей компании и способам ее работы.

Поддерживайте коммуникационные и обучающие программы

Коммуникационные и обучающие программы помогают акционерам принять процесс управления портфелем. Пока ключевые акционеры не поймут, что выделение ресурсов в компании – это серьезная проблема, они не захотят одобрить новый процесс для решения этой проблемы. Вы должны организовать обучение и семинары для того, чтобы объяснить не только выгоды от процессов, но также и всю процедуру участия в них (последовательность выдвижения проекта, часто задаваемые вопросы, основы критериев, карту разных этапов процесса, так же как и знание контактов для вопросов и поиска помощи). Убедитесь в том, что ИТ-группа отвечает за документирование всех результатов ИТ-встреч. На основе этих документов происходит совершенствование процесса. Не попадитесь в ловушку, поверив в то, что есть настолько отлаженные процессы, что они не требуют дополнительной настройки с течением времени. Например, по мере того, как компания накапливает опыт, многие CIO, с которыми мы говорили, повышают предел размера, который определяет, какая инициатива должна проходить через формальную процедуру управления портфелем.

Поддерживайте решения, принимаемые с помощью специальных средств

Чтобы облегчить управление портфелем, новые CIO-лидеры должны предоставить средства для этого. Эти средства обеспечивают согласованность принятых решений и помогают принимают решения в группе. Наиболее распространенные средства включают в себя шаблоны для бизнес-портфелей, техники для улучшения точности оценки издержек, финансовые модели или шаблоны для вычисления финансовых акций, онлайн-хранилища информации для всех проектов и модели оценок или выставления рейтингов для анализа и оценки предложений. Напоминаем еще раз: старайтесь прибегать к помощи коллег по бизнесу. Убедитесь, что используемые вами средства соответствуют их нуждам и старайтесь использовать те, к которым они уже привыкли. Естественно, вы и ваши сотрудники не должны тратить свое время, создавая средства, которые трудны для использования или не удовлетворяют потребностям компании.