Наталья Лидл - Финансовая модель предприятия в Excel

продажа – продажа товара в зале конечным покупателям;

заказ – предварительный заказ (без движения товара);

заказ выполнен / не выполнен – результат исполнения заказа.

Этот признак присваивать нужно обязательно, и для однотипных процессов названия должны быть написаны всегда одинаково, иначе формулы и фильтры будут работать некорректно.

5. Прейскурант – цена, по которой товар продается в зале.

6. Столбцы «Поставщик», «Доставка», «Оплата (отсрочка), «Примечание (поставщик)», Документ покупки» – столбцы, характеризующие работу с поставщиком. Наименование поставщика, как все наименования, должно быть одинаковым во всех реестрах и отчетах. Остальные столбцы заполняются в произвольной форме и носят справочный характер.

В данном реестре отражаются только поставщики товара, который предназначен для продажи. Учет прочих поставок материалов и услуг в данном реестре не ведется, при необходимости для них нужно сделать отдельный реестр.

6) Столбцы «Количество», «Сумма», «Цена ед., с НДС», «Ставка НДС», «Цена ед., без НДС» – блоки про цену и количество закупок и продаж.

7) Оставшаяся часть столбцов реестра характеризует работу с покупателем, этот блок заполняется в произвольной форме и носит справочный характер.

Важно!!! Все наименования товаров, названия поставщиков и покупателей в реестре пишутся всегда одинаково. Чтобы легче было заполнять названия, в соответствующей ячейке нужно нажать на правую кнопку мыши и выбрать пункт «Выбрать из раскрывающего списка». Если таблицы Excel являются только дополнительным аналитическим инструментом, и параллельно учет ведется в бухгалтерской программе, лучше заносить названия контрагентов и товаров как в этой программе.

В нашем примере рассмотрен случай, когда весь товар хранится в зале, склада нет. При наличии склада в столбце «Признак» нужно будет указывать признак склада.

Если на момент начала ведения реестра в торговом зале были остатки, то их можно занести таким образом.

Рис. 2. Занесение остатков товара в реестр «Продаж и закупок»

Далее рассмотрим отражение в реестре закупки, передачи в зал и продажи.

Результат заполнения в реестре покупки товара у поставщика имеет следующий вид.

Рис. 3. Занесение данных по покупке товара у поставщика

Передача товара в зал отражается отдельной строкой. Наименование товара, артикул, количество переносим из строк о покупке. Сумма определяется расчетным путем: цена из прейскуранта умножается на количество. НДС также выделяется расчетным путем, исходя из действующего режима налогообложения. Признак ставим «Зал».

Рис. 4. Отражение в реестре передачи товара в зал

Продажа в зале отражается аналогично передаче товаров в зал, только нужно писать признак «Продажи» и количество – фактически проданное за день.

Рис. 5. Отражение в реестре продаж

Реестр «Продажи и закупка» будет обновляться ежедневно. Чтобы при каждом обновлении не переписывать ссылки и формулы, реестр нужно преобразовать в «умную таблицу». (Для этого нужно выделить таблицу, войти в меню в раздел «Вставка» и нажать кнопку «Таблица», после чего таблица примет формат как на рисунках выше.)

Рис. 6

При занесении новых данных формат «умной таблицы» распространяется на новую строку автоматически, при этом переносятся все формулы, которые были в реестре. Для нашего реестра формула расчета цены для «Покупки» отличается от формул для строк с признаками «Зал» и «Продажа», поэтому при работе с умными таблицами нужно быть внимательным, но из соответствующих строк формула легко копируется и вставляется в нужном формате.