Наталья Лидл - Excel для экономистов. 10 статей про отчеты, сверки, сопоставления

Работа экономиста – это в основном работа с данными и отчетами. Экономист должен уметь получить, сопоставить и представить в заданном формате нужную информацию из многочисленных учетных, производственных, складских и других программ, действующих на предприятии.

Если предприятие является частью группы, то помимо внутренних отчетов есть еще и внешние отчеты и программы, которые требуют дополнительной работы по сопоставлению данных.

Excel в данном случае является инструментом, позволяющим облегчить работу с данными.

В этой брошюре я собрала свой опыт по работе с экономическими данными и отразила его в десяти статьях, которые можно читать в любой последовательности.

Кроме этой брошюры полезные рекомендации по работе с данными в Excel можете посмотреть на моем канале в Яндекс.Дзен «Excel для Экономистов».

В свое работе экономист часто использует отчеты из других программ, которые содержат необходимые данные, но формы и форматы из вывода затрудняют работу с фильтрами, сводными таблицами и формулами.

Например, отчет выгружается в таком виде:

Рис. 1

В чем трудности работы с формой и форматами на рис. 1:

1) формат чисел не позволяет проводить с ними вычисления: в столбцах D и E данные представлены в нечисловом формате, то есть их нельзя суммировать, в столбце F ситуация более сложная (пробелы между разрядами, вместо «,» десятичный знак «.», есть символ валюты);

2) данные сгруппированы по Поставщику и Накладной, использовать фильтры Excel для группировки и анализа данных мы не можем, так как есть объединенные ячейки.

Для того чтобы с этими данными можно было работать, в Excel нужно сделать следующие преобразования:

1) убрать все группировки ячеек, так как они не позволяют работать с фильтрами и сводными таблицами. Для этого выделим таблицу и нажмем кнопку «Объединить» по красной стрелке.

Рис. 2

После отмены объединения данные по поставщикам будут находиться в столбце А, данные с номером накладной в столбце В, а данные с названиями материалов в столбце С. Но после отмены объединения таблица еще не готова к работе с фильтрами и сводными таблицами, то есть в таблице нет связи между Поставщиком, Накладной и Материалом.

2) Чтобы обеспечить связь между Поставщиком, Накладной и Материалом, нужно чтобы каждому Поставщику в строке соответствовала Накладная и Материал, то есть нам нужно заполнить пустые ячейки в первом и втором столбце.

Заполнить пустые ячейки в первом и втором столбце можно и вручную (если данных не много, то лучше так и сделать). Если данных много, то чтобы сэкономить время и избежать ошибок при ручном заполнении, можно применить следующие рекомендации.

Предварительно перенесем Поставщика 1 в строку с Накладной 1, выделим два первых столбца и нажмем клавишу на клавиатуре F5 и кнопку «Выделить…»

Рис. 3

В открывшемся диалоге выберем пункт «пустые ячейки».

Рис. 4

После всего проделанного пустые ячейки, которые требуется заполнить, будут выделены:

Рис. 5

Далее в ячейке под «Накладная 1» ставим знак «=», нажимаем на клавишу на клавиатуре стрелка вверх (в строке формул будет отражаться ссылка на ячейку, содержащую «Накладная 1»).

Рис. 6

Чтобы скопировать формулу во все выделенные ячейки, нажимаем сочетание клавиш Ctrl + Ввод. В результате получаем таблицу:

Рис. 7

Больше активная формула в этих ячейка нам не нужна, и ее нужно заменить на «значение» (чтобы избежать случайного изменения данных при работе с таблицей). Чтобы формулы в столбцах А и В заменить на значения, выделяем эти столбы полностью, нажимаем правую кнопку мыши и выбираем пункт «Специальная вставка» и пункт «значения».