Е. Всяких - Практика и проблематика моделирования бизнес-процессов

Прямое, а не опосредованное через исполнителя, управление заказчиком контентом модели бизнес-архитектуры является необходимым условием оперативного внесения изменений и таким образом постоянной поддержки актуальности модели. Отдача исполнителю на аутсорсинг контента модели порождает повышенные риски в задержках внесения изменений, обеспечении информационной безопасности и коммерческой тайны вследствие доступа сторонних сотрудников к конфиденциальным сведениям, выхода за бюджеты на поддержку модели.

Учитывая необходимость переноса основной нагрузки по сопровождению модели на заказчика, должны своевременно создаваться соответствующие условия для реализации этой задачи. В первую очередь это касается формирования специализированных структур внутри предприятия для поддержки и развития модели бизнес-архитектуры и обучения персонала данных подразделений.

Задержки в подготовке подобных организационных структур несут угрозу появления периода «бесхозности» модели бизнес-архитектуры, во время которого может быть утеряна актуальность модели либо сформироваться условия для «затяжного» периода сопровождения системы исполнителем, что, следовательно, приведет к дополнительным финансовым расходам.

Выше отмечалось, что масштабное внедрение модели бизнес-архитектуры сопряжено с переориентацией организации на «новую» культуру (например, внедрения процессного подхода). В данный процесс вовлекаются практически все основные бизнес-направления и сотрудники компании. По охвату и глубине изменений в сознании персонала подобного рода проекты не сопоставимы с проблемами внедрения частных прикладных информационных систем. В таких условиях вполне оправдано ожидать повышенной сопротивляемости среды внедрения к новым процессам, равно как удлинения сроков обеспечения организационной и психологической готовности к использованию новаций.

Данные риски несвоевременной готовности заказчика к самостоятельной эксплуатации модели бизнес-архитектуры могут быть снижены за счет либо заблаговременной подготовки страховочного варианта по привлечению исполнителя, либо более раннего начала мероприятий по подготовке собственного персона.

Особенно важным аспектом при самостоятельной эксплуатации модели бизнес-архитектуры является обеспечение ее актуальности. Данная проблема распадается на несколько ключевых составляющих:

♦кто будет следить за всеми изменениями (существенными для модели) в деятельности организации;

♦кто будет вносить изменения в модель в соответствии с изменениями в деятельности организации;

♦как будут осуществляться подготовка и переподготовка (обучение) персонала – пользователей и технического персонала.

Риски в данной области могут быть связаны с:

♦неучетом задач по технической поддержке системы и подготовке персонала;

♦неправильной оценкой собственных финансовых и технических возможностей заказчика по самостоятельному сопровождению системы;

♦переоценкой заказчиком уровня профессиональной подготовки своего персонала.

Отличительной особенностью рисков сопровождения для системы «модель бизнес-архитектуры предприятия», в отличие от обычных информационных систем, является в первую очередь многоаспектность природы изменений в деятельности организации.

При максимально оптимистичной постановке задачи модель бизнес-процессов должна отражать и увязывать «все и вся» на предприятии: изменения в технологических процессах, штатном расписании, информационных системах, документообороте, обеспечивающих процессах и т. д. Ответственность за отслеживание данных изменений и последующую передачу в «точку» централизованного учета должна ложиться на «владельцев» процессов (либо их компонент). Очевидно, что организовать данный регламент на предприятии, при том что для функциональных подразделений подобное информирование является не основной функцией, является довольно непростой организационной задачей.

Существует вполне определенный риск игнорирования данных обязанностей функциональными подразделениями и, соответственно, постепенная потеря актуальности модели. Данный риск может нивелироваться только путем полномасштабного принятия на предприятии «новой» культуры управления. Соответственно, период «постпроектной» жизни модели должен сопровождаться активной «пропагандисткой» работой и стимулирующими мероприятиями по ее практическому использованию.