Cordula Nussbaum - Lass mal andere arbeiten!

Willkommen im Klub! Einer Studie der Management-Beratung »Factor P« zufolge verbringen Berufstätige in Bürojobs rund 50 Prozent ihrer Arbeitszeit mit sogenannten nicht wertschöpfenden Aufgaben. Im Klartext: Sie füllen ihre Krüge zu 50 Prozent mit Sand. Spitzenreiter unter den Sand-Aufgaben sind Bürokratie- und Verwaltungsangelegenheiten (Formulare ausfüllen, Anträge stellen), Warten auf Informationen, Fehlersuche und Fehlerkorrekturen, unnötige Dokumentation oder das Fahnden nach verlegten Werkzeugen.

Auch Führungskräfte verbringen knapp die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit Verwaltungskram oder sogar operativer Arbeit. Sie erledigen das Tagesgeschäft an der Basis, da Mitarbeiter krank oder im Urlaub sind oder das Personal nicht ausreichend aus-gebildet ist. Nur 13 Prozent ihrer Zeit führen sie wirklich.2

Entscheiden mit der ABC-Analyse?

Viele Unternehmen haben erkannt, dass nicht alles, was wir tun, sinnvoll eingesetzte Zeit ist, und versuchen der Übermacht der Sand-Aufgaben Herr zu werden. Gerne greifen sie dabei auf die sogenannte ABC-Analyse zurück, um die Zeit-Aufgaben-Prioritäten-Verteilung sichtbar zu machen.

Der »Erfinder« der ABC-Analyse, der Manager H. Ford Dickie, schrieb 1951 in einem Artikel, dass die ABC-Analyse helfen könne, sich auf das Wesentliche zu fokussieren.3 Im Zuge von Kosteneffizienz-Denken waren in den Folgejahrzehnten weltweit Berufstätige angehalten, ihre Aufgaben in einer To-do-Liste zu notieren und anschließend nach A-, B- und C-Aufgaben zu clustern. Mit dem Ergebnis, dass sie eine Menge Zeit damit verschwendeten, alle ihre Aufgaben minutiös zu verzeichnen, um dann ausgiebig über die korrekte Kategorie nachzudenken. Mal abgesehen davon, dass es per se schon völlig sinnlos ist, C-Aufgaben (unwichtig) überhaupt in einer To-do-Liste zu notieren – ein solches Vorgehen zeigt uns ständig nur, was wir heute mal wieder alles nicht geschafft haben, weil die Listen in der Regel schneller wachsen, als wir sie abarbeiten können. Und das bedeutet neben einem immensen Zeitaufwand für die Verwaltung unserer Aufgaben, dass unser Frust beim Blick auf das Unerledigte stetig steigt.

Bitte versuch jetzt also nicht, jede Deiner Aufgaben und Verpflichtungen nach der ABC-Analyse in eine Kategorie zu stecken. Das würde Dich deutlich mehr Zeit kosten, als es Dir Entlastung bringt. Noch dazu, wenn Du in einem dynamischen Alltag unterwegs bist, in dem sich Prioritäten ständig ändern. Oder wenn Du von Deinen Präferenzen her eher ein Kreativer Chaot bist, bei dem in der Regel all das Priorität hat, was neu ist, was Abwechslung verspricht (vgl. Kapitel »Innere Haltung«).

Bewerte nicht jede aufpoppende Aufgabe nach A (wichtig), B (weniger wichtig) oder C (unwichtig), aber verschaff Dir immer mal wieder einen Gesamtüberblick über Dein derzeitiges Pensum. Beispielsweise mit einem »Adlerflug«, bei dem Du Dich aus dem Alltag ausklinkst und mal sämtliche Aktivitäten zusammenträgst, die Du derzeit in all Deinen Lebensbereichen ausübst. Eine Vorlage und eine genaue Anleitung dafür findest Du in Deinem Workbook im Downloadbereich zum Buch.

Erkennen und Abwägen kommt vor dem Abgeben

Warum erzähle ich Dir von Steinen, Kieseln, Sand, A-, B- und C-Aufgaben in einem Buch, in dem es darum geht, dass wir mal andere Menschen für uns arbeiten lassen?

Wenn Du ab sofort Aufgaben erfolgreich(er) abgeben willst, dann ist es absolut notwendig, dass Du die richtigen Aufgaben abgibst. Und zwar die Aufgaben, die zwar gemacht werden müssen – aber nicht notwendigerweise von Dir in persona. Und das bedeutet, dass wir idealerweise diejenigen Aufgaben abgeben, die für uns Kieselsteine sind, oder Sand.

Die wertvollen Steine hingegen, das sind die Aufgaben, Tätigkeiten und Aktivitäten, bei denen es unbestritten wichtig ist, dass Du sie erledigst. Es wäre unsinnig, ja manchmal sogar fatal, wenn wir wertvolle Steine zur Erledigung an andere Menschen abgeben würden. Bei manchen wertvollen Steinen ist das ganz offensichtlich, wie beispielsweise Atmen, Essen, Trinken, Verdauen oder Schlafen. Die Befriedigung unserer körperlichen Bedürfnisse können wir nicht durch andere Menschen ausführen lassen. Auch wenn einige Berufstätige Essen und Trinken quasi als leidiges Übel nebenher schnell abfeiern wollen (»Ein schnelles Mittagssandwich, am Schreibtisch verdrückt, muss reichen!«) und Ernährung bei ihnen eher den Rang von »Kiesel« hat, für unseren Körper und unsere Gesundheit sind es wertvolle Steine.

Und genau aus dieser Überlegung habe ich auch wieder das vorliegende Buch höchstpersönlich in wochenlanger Arbeit geschrieben. Schreiben ist meine Leidenschaft, und ich liebe es, Impulse und konkrete Strategien nicht nur in Vorträgen, Seminaren und im Coaching zu teilen, sondern auch schriftlich für jeden zugänglich zu machen. Zudem habe ich Schreiben als Wirtschaftsjournalistin von der Pike auf gelernt – da wäre es völlig unsinnig, diese Tätigkeit mal andere machen zu lassen. Selbst wenn es natürlich Ghostwriter gibt, die das gut für mich hätten übernehmen können, ich möchte diesen kreativen Akt nicht aus der Hand geben.

Du siehst, die Unterscheidung zwischen »wertvoller Stein«, »Kiesel« und »Sand« ist absolut subjektiv und kann sich auch im Laufe der Zeit ändern. Was einem jungen Menschen vielleicht völlig egal ist, wird ihm mitten im Leben stehend total wichtig. Unsere wertvollen Steine verändern sich mit uns, unseren Lebensumständen, unseren Erfahrungen und natürlich mit unseren Wünschen und Träumen. Sie sind abhängig von unserer Tätigkeit, unserem Verantwortungsbereich und anderen Rahmenbedingungen, die wir uns in Kapitel »Klare Prioritäten« genauer anschauen.

FAZIT

Ob es bei einer Aufgabe wichtig ist, dass Du Dich höchstpersönlich darum kümmerst, hängt von den Rahmenbedingungen und von Deiner persönlichen Sichtweise ab. Damit Du stressfrei und glücklich leben kannst, solltest Du so gut wie möglich wertvolle Steine in Deine Krüge – also wichtige Aktivitäten in Deine Tage – legen. Lass nicht zu, dass Deine Krüge mit Sand-Aufgaben voll werden – sonst ist kein Raum mehr für das, was Dir am Herzen liegt. Find heraus, womit sich Deine Krüge derzeit füllen – und fang dann an, Kieselstein- und Sand-Aufgaben abzugeben. Sag zu ihnen »LMAA – Lass Mal Andere Arbeiten« und schaff so Platz für weitere wertvolle Steine.

Der Check: Wie gut bist Du im Abgeben?

Das größte Potenzial, um erfolgreich andere arbeiten zu lassen, haben Deine Kieselstein- und Deine Sand-Aufgaben. Sie sind es, die Du an andere Menschen abgeben solltest.

Allerdings ist »Tu Du!« offensichtlich gar nicht so einfach. Selbst Führungskräfte, die ja hierarchisch in der Position sind, Aufgaben zu delegieren, klagen sehr häufig, dass es nicht befriedigend klappt. Ganz zu schweigen von Unternehmern, Freelancern und Solo-Preneuren, die manchmal eher Sklaven im eigenen Betrieb sind als echte Unternehmer. Selbstständige haben zwar die Freiheit, selbst für Entlastung durch Delegieren zu sorgen. Aber für sie hat das Aufgaben-Abgeben oft noch ganz andere (finanzielle) Konsequenzen als für Arbeiter, Angestellte oder abhängig beschäftigte Führungskräfte.

Die Gründe, warum »Lass Mal Andere Arbeiten« nicht gut klappt, sind vielschichtig. Verschaff Dir mit dem folgenden Selbstcheck einen Überblick, wie gut Du bereits im Aufgaben-Abgeben bist. Wenn Du beruflich (noch) niemanden hast, an den Du Aufgaben abgeben kannst (keine Mitarbeiter, Kollegen, Dienstleister, Zulieferer o. Ä.), dann betrachte die folgenden Aussagen in der Zukunftsperspektive oder bezogen auf Deinen privaten Alltag.

Gerne kannst Du natürlich auch zwei Durchläufe machen – einmal aus beruflicher Sicht und einmal mit Blick auf Deinen privaten Alltag. Du willst nicht direkt ins Buch schreiben? Dann mach den Selbstcheck in Deinem Coaching-Workbook.