Emilio José Checa Hinojo - Dirección de la actividad empresarial de pequeños negocios o microempresas. ADGD0210

1 Definición de objetivos: nivel de resultado esperado por el proyecto.

2 Cuantificación de recursos empleados: valoración de los recursos que se están asociando para la obtención del resultado planificado.

3 Definición de actividades que posee cada proceso.

4 Asociación a cada actividad de un porcentaje de recursos.

5 Interrelación entre actividades a través del control de tiempos: es decir, qué actividad es necesaria para realizar la siguiente y cuánto tiempo emplea.

6 Ejecución del proceso.

7 Medición de resultados.

8 Estudio de mejoras y aplicación de controles.

De este análisis, a través de cálculos y estudios pormenorizados, se encarga una rama de la contabilidad que se denomina contabilidad de costes.

Uno de los rasgos principales de esta evaluación es que se haga de manera continuada y por encargados de la dirección de procesos, sea cual sea su envergadura. Por eso, a la hora de valorar si se están desperdiciando recursos o hay algunos de ellos ociosos, hay que plantear su reutilización o la reestructuración del proceso.

Acciones que mejoran la optimización de los procesos productivos

Dentro de las acciones genéricas que mejoran los rendimientos de los procesos internos de la empresa se tienen las siguientes:

1 Formación: a mayor formación útil de la plantilla, mayor rendimiento global de la entidad.

2 Tecnología: la automatización de procesos puede mejorar la gestión de tiempos y recursos. Normalmente va asociada a la formación sobre estas tecnologías.

3 Comunicación: cuanto mayor es la comunicación en un negocio, más rápidos y eficaces son los procesos dentro del mismo.

Actividades

24. Indicar la relación entre tecnología y comunicación para la optimización de procesos de una empresa de venta de telefonía.

25. Señalar por qué es la definición de objetivos la primera fase del proceso de planificación y posterior evaluación de optimización de recursos.

En este apartado se explica concretamente los conceptos referidos al tratamiento de la información como elemento de optimización de procesos para la mejora competitiva de la empresa.

La información es la base de todo el sistema empresarial, ya que sin ella sería imposible retroalimentar los resultados obtenidos en los procesos y el establecimiento de mejoras para su eficiencia.

Los sistemas de información van a ayudar a su vez a organizar esa información y convertirla en útil para el desempeño de funciones en el seno empresarial.

¿Qué es un sistema de información?

Partiendo de la definición de sistema como conjunto de partes integradas en un mecanismo que pretende una finalidad funcional, un sistema de información es un conjunto de elementos interrelacionados entre sí con la finalidad de canalizar información útil que satisfaga las necesidades de la misma que poseen los distintos agentes que son afectados en la labor empresarial con el objetivo de facilitar la eficiencia de los procesos y la eficacia de los resultados a través de una acertada toma de decisiones.

Los sistemas de información conllevan un proceso de manipulación de datos para convertirlo en información útil. Ese proceso se puede llevar de manera manual, es decir, manipulados directamente por el usuario, o automática, a través de equipos informáticos de tratamiento de información.

La mayoría de las empresas manipulan una enorme cantidad de datos que han de convertir en información útil. Independientemente de su tamaño o cifra de negocios, la información es vital para cerrar todo el proceso de optimización de recursos.

Actividades básicas del sistema de información

Este apartado se basa en el estudio de Manuel Medina Peralta (2008) que define cuatro actividades básicas en un sistema de información:

1 Entrada de información: es el proceso de recogida de datos para su posterior proceso.

2 Almacenamiento de información: los datos se guardan en archivos clasificados y ordenados.

3 Procesamiento de la información: abarca el conjunto de acciones realizadas sobre los datos para convertirlos en acciones útiles.

4 Salida de información: que bien puede ser usada para la toma de decisiones o bien como entrada de otro sistema de información.

Los sistemas de información en la pequeña empresa

Al hablar de sistema de información se puede pensar que es algo reservado para grandes compañías, pero este pensamiento es equivocado: la información surge en el momento que aparece la idea de negocio y se va ampliando cada vez que la actividad empresarial da un paso más en su andadura.

A medida que el negocio va asentándose en el mercado el volumen de información va siendo cada vez mayor. Es por este motivo por el que la empresa necesita estructurar esa información de manera que le sea útil para la toma de decisiones.

Tipos de información según el canal de trasmisión

La información va a moverse por dos tipos de canales: formal e informal. Es el canal formal aquel que es planificado y que se correspondería con el sistema de información, y el canal informal aquel donde la información no está sujeta a ningún control y se mueve libremente por los distintos niveles de la jerarquía empresarial.

La información asociada a este canal informal cobra más relevancia aún en la pequeña empresa, pues su carácter de no controlada puede suponer una pérdida de eficiencia en los procesos empresariales.

Por esta razón, el sistema de información debe ser lo más completo posible recogiendo la mayor cantidad de información útil en la toma de decisiones.

Sabía que...

Un programa de contabilidad es también un sistema de información: utiliza datos que almacena, procesa y da salida en forma de información útil para la toma de decisiones financieras, comerciales, etc.

Actividades

26. Señalar los inconvenientes de un sistema de información informatizado.

27. Indicar las actividades básicas del proceso de manipulación de información en el seno empresarial.

Si se tuviera que resumir con una palabra el desarrollo conceptual de este capítulo, sin lugar a dudas esa palabra sería eficiencia.La eficiencia define la optimización de los procesos productivos de la empresa a través de la gestión de los recursos productivos empleados en la misma.

Las pequeñas empresas están más sometidas y son más vulnerables al dinamismo de la sociedad actual, hecho que hace que un error cometido en su gestión pueda suponer pérdidas irreparables que condenen a la empresa a su desaparición. Por este motivo es necesario echar mano de la dirección y gestión de los recursos empleados en su actividad enfocados a la optimización de procesos con el fin de obtener una consolidación, crecimiento y mejora continua del negocio.

A su vez, es muy importante conocer los indicadores internos y externos que reportarán a la dirección información útil para la evaluación de desempeño de los procedimientos empleados para la optimización de los recursos.

Entre los indicadores internos se cuenta con:

1 Productividad: relación entre producción obtenida y recursos empleados.