Laura Aguilera Gutiérrez - Procesos de gestión de unidades de información y distribución turísticas. HOTG0208

La realización del presupuesto no es otra cosa que calcular de antemano los ingresos y los gastos. Normalmente, este cálculo se hace por un periodo de tiempo determinado: mensual, trimestral, anual, etc. Por lo general, el periodo más usado por las empresas para la realización de sus presupuestos es el anual y coincidiendo con los planes y programas anuales.

Un presupuesto contempla un objetivo u objetivos expresados en valores financieros que deben ser alcanzados, el cumplimiento de estos vienen determinados por tiempo y condiciones.

Los presupuestos se elaboran para valorar el desarrollo de los objetivos de una empresa; y en el ámbito comercial, se puede encontrar que la función de un presupuesto puede ser la de dar a conocer a un cliente el precio detallado de un servio. De este modo, si se va a contratar un viaje organizado para un grupo de alumnos de un instituto, se pedirán precios en diferentes agencias de viajes y cada agencia desarrollará su propio presupuesto detallando los costes de cada servicio, con estos presupuestos el cliente tiene garantizado un precio cerrado, es decir, el comercio o empresa no puede cambiar el presupuesto si el cliente lo acepta.

Ejemplo de presupuesto realizado por una agencia de viajes

El uso del presupuesto es importante en las organizaciones, ya que funciona como medio administrativo para definir los ingresos, los costes y los recursos necesarios. Por otro lado, ayuda a conocer los movimientos de la empresa, a través de la comparación de las cifras reales con las cifras presupuestadas, este conocimiento permite tomar medidas de corrección y mejora, ayudando en la toma de decisiones.

Un presupuesto para cualquier ámbito, puede ser un plan de acción de gasto para un período de tiempo futuro, teniendo en cuenta los ingresos actuales.

La elaboración de presupuestos ofrece múltiple ventajas, entre las que se destacan:

1 Reducción del riesgo en las operaciones importantes.

2 Mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables.

3 Permite llevar a cabo una revisión de políticas y estrategias de la empresa y dirigirlas en otro sentido, si fuese necesario.

4 Cuantificar en valores financieros los elementos del plan total de acción.

5 Las partidas del presupuesto funcionan como conductor en el transcurso de la ejecución de programas de personal en un determinado periodo. ¦ Los presupuestos funcionan como medios de comunicación entre los diferentes niveles de la organización.

La gestión y el control son dos tareas de trabajo que están relacionadas directamente con los presupuestos.

Inmaculada Martín en Dirección y gestión de empresas del sector turístico define la gestión como:

[...] la acción y efecto conducente al logro de un negocio; por tanto el control de gestión se puede definir como un esfuerzo disciplinario para optimizar un plan a través del análisis permanente de las desviaciones y una adopción de medidas correctoras día a día.

Martín, 2005, pág. 239.

Por tanto, se puede entender el proceso de gestión como aquellas acciones o diligencias encaminadas a conseguir un negocio. Por su parte, el proceso de control se entenderá como el conjunto de acciones encaminadas a comprobar, revisar, regular e inspeccionar un sistema; en el caso de la empresa, un negocio.

El control presupuestario sirve de instrumento de actuación empresarial fundamentado en diferentes previsiones expresadas en presupuestos, la evolución y control de estas previsiones son decisivas para alcanzar los objetivos de la empresa. La gestión presupuestaria se compone de estas tres etapas fundamentales:

1 Previsión.

2 Presupuesto.

3 Control.

Es la estimación basada en la experiencia y en los diferentes estudios que realiza la empresa. Con la previsión se intenta anticipar y conocer las contingencias y hechos del futuro.

La previsión presupuestaria contiene el resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias prevista, así como las estimaciones de pérdidas o beneficios para el tiempo determinado que contemple el presupuesto.

Una realización de una buena previsión presupuestaria se garantiza teniendo en cuenta toda la información actual y del pasado de la empresa.

Es la delimitación de los objetivos y de los medios que se necesitan para conseguirlos.

Los presupuestos involucran al personal de la empresa, ya que pone los recursos y los medios necesarios a disposición de los diferentes departamentos, siendo estos más autónomos.

Entre las funciones más importantes que cumplen los presupuestos se encuentran:

1 Distribución de la autoridad. Cada departamento se hace cargo de los presupuestos que le conciernen.

2 Delimitación de responsabilidades.

3 Estudio de las desviaciones y errores. Se debe analizar periódicamente la realidad conseguida y la realidad presupuestada.

4 Motivación del personal. La participación de los miembros de la empresa en el cumplimiento de los presupuestos va a contribuir al aumento de la satisfacción y realización profesional del personal, así como el reconocimiento y mérito de éstos por parte de los superiores.

Aplicación práctica

Usted trabaja en una agencia de viajes y está a punto de cerrar una venta, cuando se da cuenta de que el presupuesto (presupuesto inicial) que ha elaborado contiene un error al no haber incluido el seguro (80 €). Como el cliente ya lo ha aceptado, ¿cuál de las siguientes soluciones le daría al problema?

a. La agencia decide cobrar el presupuesto actualizado, incluyendo los 80 € del seguro.

b. La agencia decide seguir adelante con el presupuesto inicial y hacer frente al pago de los 80 € del seguro.

c. La agencia comunica la cancelación del viaje y decide ofrecer otro viaje similar al cliente.

SOLUCIÓN

La opción b) sería la más viable para preservar la calidad de la agencia de viajes y para garantizar la satisfacción del cliente, ya que el error ha sido del trabajador y no tiene porqué pagarlo el cliente.

Por otro lado, el presupuesto ya había sido entregado y aceptado por el cliente, por tanto la agencia debe cumplir con el precio establecido en el presupuesto.

Las otras soluciones también pueden llevarse a cabo, pero en ambos casos el cliente no estará satisfecho con el servicio, ya que por un lado deberá pagar 80 € más del precio inicial, y por el otro, tendría que elegir otro viaje, con lo cual se verían frustradas sus expectativas.

Es el seguimiento temporal (medir y comprobar los resultados) de los objetivos fijados para asegurar la correcta realización de las acciones.

Realizar el control presupuestario supone ventajas como: