Udo Hermann - Endlich alles im Lot

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1. Unternehmensplanung 1.1 Wahnsinn, wie schafft Ihr das alles? Wir hatten gerade ein neues Wohn- und Firmengebäude auf der grünen Wiese gebaut, als mein Vater schwer erkrankte. 1999 waren wir ein Vater- Sohn-Betrieb mit einem Auszubildenden. Nach der Operation meines Vaters stand ich morgens am Küchenfenster und blickte auf das Betriebsgelände und die Werkhalle. Ich stand da, vor einem Berg Schulden, und nahm mir in diesem Moment vor, innerhalb von zehn Jahren alle Verbindlichkeiten zu tilgen. Ich stellte mir vor, wie das Gefühl wohl wäre, hier zu stehen, und alles wäre restlos bezahlt. Es war ein spezifisches Ziel, machbar, anspruchsvoll, aber auch realistisch, und ich hatte einen festen Termin gesetzt. 2009, also nach genau zehn Jahren, hatte ich alle Schulden getilgt, sieben Mitarbeiter eingestellt, unsere Betriebsausstattung modernisiert und viele neue Kunden gewonnen. Heute setze ich für mich und mein Unternehmen regelmäßig klare Ziele. Die geschäftlichen Ziele teile ich meinem Team mit und hänge diese an unserer Kommunikationswand aus. Auf diese Weise, also auf ein schriftlich fixiertes Ergebnis hinzuarbeiten, konnten wir schon viel erreichen. 2007 zum Beispiel haben wir den roomy-award „Der Beste der Branche“ gewonnen. Wir haben jedoch nicht gesagt: „Komm, wir schicken da mal was hin und schauen dann, ob etwas dabei herauskommt.“ Nein, wir haben uns vorgenommen, zu gewinnen, und haben dieses Ziel schriftlich und für alle sichtbar festgehalten. Das hatte dazu geführt, dass wir alle Dinge, die unsere Firma einzigartig machen, während des ganzen Jahres dokumentierten. Die Hausmesse, besondere Marketingevents, außergewöhnliche Referenzobjekte und die betriebswirtschaftliche Entwicklung. Mit der so erstellten Bewerbung überzeugten wir die Jury! Aktuell sind unsere Ziele zum Beispiel die Gewinnung neuer Geschäftskunden, die Erhöhung des Umsatzes, die Verringerung von Suchzeiten im Betrieb und der Aufbau einer Firmenpräsenz auf Facebook. Alle Mitarbeiter sind eingebunden und arbeiten zielorientiert an diesen Projekten. Für jedes Jahresziel gibt es ein fixes Datum. Die Vorhaben sind konkret, positiv und in der Gegenwart formuliert, so, als hätten wir schon alles erfolgreich in die Tat umgesetzt. Mit diesem Trick fällt es uns leichter, die ersten Schritte in die richtige Richtung zu gehen. »

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Am Anfang jedes Jahres erstelle ich mit dem nachfolgenden Erfolgsblatt einen „Erholungsplan“. Ich lege fest, wie viele Tage Urlaub ich mache und wie viele Wochenenden des Jahres arbeitsfrei bleiben. Diese Zeiten werden dann im Kalender geblockt. Aufträge und andere Geschäftstermine werden entsprechend um diese Termine herum geplant. Auftraggeber und Geschäftspartner bekommen rechtzeitig entsprechende Informationen über die Abwesenheitszeiten.

Zu Beginn meiner Selbstständigkeit vor über 16 Jahren dachte ich: „Drei Wochen Urlaub – das kannst du nicht machen, die Aufträge gehen vor.“ Heute weiß ich, dass drei Wochen Urlaub am Stück absolut möglich sind – sofern diese Auszeit entsprechend geplant wird. Mit dem Erfolgsblatt „Urlaubsplanung“ bereite ich meinen Urlaub strategisch vor, um alle erforderlichen Maßnahmen für eine entspannte Urlaubszeit einzuleiten. Habe ich eine Urlaubsvertretung im Betrieb? Welche Vollmachten benötigt diese, um „nahtlos“ weiterarbeiten zu können? Wer soll über meine Abwesenheit informiert werden? Wie kann die Auszeit für Wartungs- und Reparaturarbeiten sinnvoll genutzt werden? Welche Fristen müssen während meiner Abwesenheit beachtet und eingehalten werden? Punkt für Punkt gehe ich die Checkliste durch und hake ab, wenn die entsprechende Vorbereitung erledigt ist. Auf der Checkliste „privat“ wird an wichtige Reisevorbereitungen erinnert, wie z. B. die Auslands-Krankenversicherung und Reisedokumente. Wer versorgt die Pflanzen? Wer leert den Briefkasten? Wer informiert mich bei einem Notfall? Je rechtzeitiger alles organisiert wird, umso entspannter wird die Abreise. Man fährt mit einem guten Gefühl weg und in der Gewissheit, dass dank der guten Vorbereitung auch in der Abwesenheit kein Chaos ausbricht.

Durch diese Vorbereitung auf Erholungszeiten kann ich nun im Urlaub richtig die Seele baumeln lassen und kehre voller Tatendrang und neuer Energie zurück in den betrieblichen Alltag.

Erst Checkliste dann Abflug Checkliste Erholungsplan Ausgefüllt am - фото 9

Erst Checkliste — dann Abflug.

Checkliste „Erholungsplan“
Ausgefüllt am: ________________ von: __________________________
Wie viele Tage Urlaub mache ich: Tage/Jahr
Wie viele zusammenhängende Tage nehme ich mir im Jahresurlaub: Tage/Jahr
Wie viele arbeitsfreie Wochenenden verbringe ich pro Jahr: WE/Jahr
Für meine Arbeitszeit am Wochenende nehme ich mir während der Woche den Freizeitausgleich: Ja картинка 10 Nein картинка 11
Das ändere ich:
Das sind die Gründe für die Veränderung:
Erfolgstipp:
Die Veränderung planst du am besten mit dem Erfolgsblatt „Persönliche Ziele“! Ausreichende Erholungsphasen sind notwendig, um die Arbeitskraft auf Dauer halten zu können. Bei ständiger Überarbeitung drohen Depression und Burn-out!
To-do-Liste für Veränderung: Termin
1.
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Checkliste „Urlaubsplanung“
Je kürzer der Urlaub, umso weniger Energie darf der Urlaub kosten. Wer erschöpft in den Urlaub geht, sollte besser einen bekannten, leicht und schnell erreichbaren Urlaubsort wählen. Dann tritt die Erholung schneller ein. Für weite Reisen mit Zeitzonen- und Klimawechsel sind mehrere Wochen einzuplanen.
Zwei Tage vor Beginn terminfrei halten, damit wichtige Arbeiten und Projekte und die Übergabe an die Urlaubsvertretung erledigt werden können. In dieser Zeit ist der Chef offiziell schon abwesend!
Zwei Tage nach Rückkehr terminfrei halten, damit die Post, Anrufe, Mails usw. in Ruhe sortiert und abgearbeitet werden können und nicht schon Kunden und Geschäftspartner auf der Matte stehen. In dieser Zeit ist der Chef noch offiziell abwesend!
Eigentliche Urlaubskosten und Verdienstausfall muss durch Einnahmen abgedeckt sein bzw. in die Stundenkalkulation mit aufgenommen sein.
Urlaub sollte auf Zeiten gelegt werden, die im Betrieb erfahrungsgemäß ruhiger sind. Die Abwesenheit bei allen Projekten und Terminzusagen einplanen. Betriebsurlaub oder durchgängiger Firmenbetrieb?
Ist eine Vertretung notwendig? Wenn ja, siehe To-do-Liste Seite 20, Punkt 4.
Kunden und Geschäftspartner über Abwesenheit informieren.
Unternehmer mit viel Verantwortung sollten sich im Urlaub nicht neue Aufgaben aufladen. Die Erlebnisse im Urlaub sollten im Kontrast zum Arbeitsalltag stehen und vor allem frei von Zeitdruck sein.
Fachliteratur, geschäftliche Unterlagen, E-Mails und dienstliche Telefonate zerstören den Erholungseffekt und sollten möglichst nicht mit in den Urlaub genommen werden.
To-do-Liste Firma vor dem Urlaub: Termin Erledigt
1. Liste der Aufgaben und Termine erstellen, die noch unbedingt vor dem Urlaub zu erledigen sind. картинка 12
2. Liste der Aufgaben und Termine, die während meines Urlaubs wahrzunehmen sind. картинка 13
3. Aufgaben und Termine delegieren. Schriftlich wer was wann und wie erledigen soll. картинка 14
4. Vertretung regeln. Wer vertritt mich in welcher Angelegenheit? Eventuell erforderliche Vollmachten schriftlich erteilen, z.B. Bankvollmacht. Vertretungsregelung allen Mitarbeitern bekannt machen. картинка 15
5. Zuständige Personen über fällige Fristen (Abgabe, Zahlungen) informieren. картинка 16
6. Mitarbeiter informieren, welche Aufgaben während der Abwesenheit liegen bleiben können. картинка 17
7. Festlegen, wer mich wie und wann erreichen kann. Während meiner Abwesenheit für Notfälle Adressen des Aufenthaltsortes mit Telefonnummern hinterlegen. картинка 18
8. Automatische E-Mail-Antwort einrichten für die Zeit der Abwesenheit plus einen Tag später als Rückkehr, um die wichtigsten Aufgaben abarbeiten zu können. Weiterleitung von E-Mails an die Vertretung einrichten. картинка 19
9. Telefonumleitung an die Vertretung einrichten. картинка 20
10. Zwei Ablagekörbe im Büro vorbereiten. Einer mit Aufschrift „dringend“, einen mit der Aufschrift „nur zur Info“, damit nach meiner Rückkehr das meiste vorsortiert ist. картинка 21
11. Während der Stillstandzeiten Maschinen- und Fahrzeugreparaturen, Wartungs- und Reinigungsarbeiten, Schärfen der Werkzeuge organisieren. картинка 22
12. Kontrollgänge auf dem Firmengelände und im Gebäude durch Verwandte, Freunde, Nachbarn oder Mitarbeiter organisieren. картинка 23
13. Schild für Eingangstüre und Hoftor vorbereiten, eventuell mit Notfall-Rufnummer. картинка 24
14. Lieferanten über Urlaubszeit bzw. über Möglichkeiten zur Materialanlieferung informieren. картинка 25
To-do-Liste privat vor dem Urlaub: Termin Erledigt
1. Sind Ausweise notwendig und diese noch gültig? Ist ein Visum erforderlich? картинка 26
2. Sind Impfungen oder eine andere medizinische Vorsorge notwendig? картинка 27
3. Prüfen, ob Versicherungen notwendig, schon vorhanden sind oder neu abgeschlossen werden müssen (z.B. Auslands-kranken-, Reiserücktritt-, Gepäck-, Elektronik-Versicherung). картинка 28
4. Nachbarn, Familie oder Freunde organisieren, für die Pflege von Pflanzen und/oder Tieren, für Kontrollgänge Heizung, Wasser oder nach Unwetter. картинка 29
5. Post: Lagerung einrichten oder jemanden zum Briefkastenleeren organisieren. картинка 30
6. Müll: Leerung und Bereitstellung der Mülltonnen organisieren. картинка 31
7. Abos von Tageszeitung oder Zeitschriften abbestellen, pausieren lassen oder Nachschicken organisieren. картинка 32
8. Wertsachen und Schlüssel diebstahlsicher verwahren (Safe, Bankfach). картинка 33
9. Freunden bzw. Familie Reiseroute, -orte bekannt geben für Notfälle. картинка 34
10. Wichtige Informationen über Urlaubsziel/e sammeln(Notrufnummern, Zollbestimmungen, Devisen, Sitten). картинка 35
11. Bei Reisen mit dem Pkw: Straßenverkehrsvorschriften, Vignette, Warnwesten, Internationale Versicherungskarte, Internationalen Führerschein beachten bzw. bereithalten. картинка 36
12. Reisedokumente und Pässe kopieren, falls sie verloren gehen oder gestohlen werden. (siehe Erfolgstip unten) картинка 37
13. Reiseapotheke in Absprache mit dem Hausarzt unter Berücksichtigung des Reiseziels packen. картинка 38
Erfolgstipp:
Reisepässe, Führerscheine, Visa, Hotel-Voucher, Buchungsbelege (z.B. für Mietfahrzeug), Impfausweise, Arznei-Beipackzettel, Erste-Hilfe-Maßnahmen, Bedienungsanleitungen von mitgeführten Geräten, Infos über das Reiseland (Kontaktdaten von Reisebüro) usw. auf Smartphone oder Tablet speichern und bei der Reise mitführen.

1.4 Jährlich planvoll besser werden

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