Гали Новикова - Лидерство и руководство. Развитие управленческих компетенций

Нужно обращать внимание не на задачу, которой занят сотрудник, а на его вовлеченность в процесс, умение фокусироваться, не отвлекаться.

Экономический аналитик – это специалист, который завтра будет знать, почему сегодня не случилось то, что он предсказывал вчера.

В финансовом департаменте одного банка проводился анализ затрат рабочего времени. «Фотографировался» рабочий день сотрудников отделов контроля и надзора. Наблюдение проводилось в течение семи дней, в ходе него исследовалось поведение всех работников отделов – всего 8 человек. Каждый наблюдатель вел хронометраж рабочего времени двух подчиненных одновременно. Затраты рабочего времени каждого сотрудника анализировались в течение двух дней.

В каждом исследуемом отделе были проанализированы Положения отделов и должностной функционал каждого работника. Были взяты интервью у каждого начальника отдела, в ходе которых выявлялось фактическое распределение функций между подчиненными, равномерность загрузки каждого сотрудника и трудозатраты времени на выполнение рабочих заданий.

Фотография рабочего дня (или фотография рабочего времени) – это вид наблюдения, при котором в течение всего дня фиксируются все без исключения затраты времени, даже на самые мелкие дела, такие как минутный разговор по телефону, перерыв на чашечку кофе и т. п. В результате получается точный срез: чем именно и в течение какого времени занимался конкретный работник.

А теперь поясним некоторые формальности для понимания технологии.

Цель проведения метода – выявить потери рабочего времени и установить нормативы рабочих операций для сотрудников отделов контроля и надзора.

Некоторые вводные, они же определения:

• Рабочее время = время работы + время перерывов.

• Время работы = время выполнения задания + время выполнения работы, не предусмотренной поручением.

• Время выполнения задания = подготовительно-заключительное время (подготовка себя и рабочего места к работе; приведение в порядок себя и рабочего места после работы) + оперативное время (собственно время выполнения работы) + время обслуживания рабочего места (в процессе работы).

• Оперативное время = основное время + вспомогательное время.

Например, при выполнении печатных работ на компьютере основное время – это набор текста, а вспомогательное – проверка ошибок у каждого сотрудника. Ранжирование вспомогательного и основного времени проводилось согласно должностному регламенту.

Время выполнения работы, не предусмотренной заданием = случайная работа + непроизводительная работа.

Время перерывов = время регламентированных перерывов + время нерегламентированных перерывов.

Нормируемые затраты рабочего времени (включаются в норму времени):

• подготовительно-заключительное время (ПЗ) – время, которое сотрудник затрачивает на собственную подготовку и подготовку средств производства к выполнению нового задания (учитывается оно с момента прихода сотрудника на рабочее место до начала непосредственной работы или работы, связанной с организацией рабочего места). Особенность подготовительно-заключительного времени – его величина не зависит от объема работы, выполняемой по данному поручению;

• основное время (Осв) и вспомогательное время (Овв);

• время обслуживания рабочего места (Орм) включает приведение в порядок рабочего места (наведение порядка на столе, структурирование документов по папкам, настройка компьютера и офисных программ и т. п.);

• время на отдых и личные надобности (Отл) – перерывы на обед, личные разговоры по телефону, общение между сотрудниками на личные темы, перерывы на чай, туалет и прочее.

Ненормируемые затраты рабочего времени:

• случайная (непроизводительная работа) (СР);

• нарушения трудовой дисциплины (НД).

Наблюдения за сотрудником фиксировались на специальном бланке, после чего переносились в сводные таблицы. В табл. 2.4 приведены сводные данные фотографии рабочего дня по каждому сотруднику наблюдаемых отделов. В ней рассмотрены абсолютные значения времени сотрудников.

Полезен тот работник, для которого лучшая помощь – не мешать…

Таблица 2.4.Сводные данные по фотографии рабочего дня

Фотографии рабочего дня помогают делать следующие выводы: