Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день

• Подписывайтесь корректно. Некоторые умудряются подписывать даже деловые письма словами «люблю и целую».

• Никогда не посылайте электронные письма «просто так», иначе другие будут отвечать вам тем же.

• Перед тем как отправить письмо, проверьте его на наличие орфографических и стилистических ошибок.

• Вы должны быть уверены, что письмо адресовано тому, кому следует.

• Вы должны быть уверены, что письмо не вызовет у получателя нежелательную реакцию.

• Не рассылайте копии письма большему количеству людей, чем нужно, просто потому, что это легко можно сделать.

• Если вы получили и отправили одному человеку больше трех-четырех писем, то вам уже самое время встретиться лично. Электронная почта не дает возможности общаться при помощи голоса и языка телодвижений. Она мало чем сможет оказаться полезной в случае, если вы хотите изменить стиль общения.

Вот вопросы, которые вы обязательно должны себе задать перед тем, как отправить сообщение:

• Проверил ли я орфографию?

• Подобает ли ситуации тон моего письма?

• Не придется ли мне пожалеть о том, что я его отправил?

• Кто прочитает его?

• Достаточно ли оно информативно?

• Не слишком ли длинным получилось название темы?

• Не примет ли получатель мое письмо за спам, прочтя его тему? Ведь в таком случае он может никогда не прочитать его содержание.

Запомните:

• Электронная почта предназначена для отправки и получения данных. Она не может заменить живое общение.

• Разберитесь с аббревиатурами, встретившимися вам во время работы в Интернете. Если вы не будете знать, что они означают, ваша работа может пропасть даром.

• В вашем письме должно быть не более трех абзацев.

• Получив письмо, спросите себя, когда его можно или нужно было отправить: срочно? Позже? Никогда? А теперь представьте себе, что тот же вопрос будут задавать себе получатели ваших писем.

• Получив несрочное сообщение, на которое вы не собираетесь отвечать немедленно, пошлите уведомление о том, что вы его получили.

• Деловые письма должны быть написаны ясно и лаконично, на простом и понятном языке.

• Прежде чем начнете писать письмо, продумайте его план.

• Держите у себя на столе орфографический словарь. Компьютерные программы проверки орфографии могут вас подвести.

• Не употребляйте расхожих фраз. Они мало что говорят, но очень раздражают.

• Употребляйте активный, а не пассивный залог. Это заинтересует вашего собеседника и поможет ему лучше понять, что вы хотите сказать. К примеру, вместо «Было принято решение последовать первоначальному плану» употребите «Мы решили последовать первоначальному плану».

• Сначала слушайте.

• Потом думайте.

• И только потом говорите.

• «Озаглавливайте» свои сообщения, чтобы предупредить людей, о чем они, прежде чем они смогут услышать или прочитать их. Например: «Алан, по поводу совещания в пятницу, посвященного обсуждению конференции по экологии».

• Говорите на языке других людей. Обратите внимание на их походку, стиль и излюбленные выражения. Какой тип мышления у них лучше развит: логический или эмоциональный? Что они предпочитают: скорость или обстоятельность? Как они воспринимают мир: чувственно, зрительно или логически? Что для них важнее: факты или их собственные переживания? Чтобы лучше понять других людей, попробуйте скопировать их стиль общения.

• Прежде чем начете говорить, выдержите паузу. Вы уверены, что ваши слова имеют вес и структуру?

• Не болтайте попусту.

• Чтобы придать вес своим словам, используйте паузы.

• Чтобы создать дружескую атмосферу, выразите уважение к точке зрения своего собеседника.

• Если вы с чем-то не согласны, не говорите то, что может оскорбить собеседника. Выдвигая свои контраргументы, будьте предельно конкретны. Ссора может разгореться, если вы будете:

подозревать своего собеседника во лжи,

рассуждать стереотипно,

решать за других,

предполагать, что скажут другие,

использовать эмоционально окрашенную лексику,

разговаривать в покровительственном тоне,

оспаривать чужую веру и ценности.

Вот какими способами можно разрядить накаляющуюся обстановку:

• Расскажите собеседнику о том, что вы чувствуете, но не выражайте своих эмоций.

• Избавьтесь от того, что мешает вам услышать, а значит, понять друг друга:

языковые барьеры (в том числе и вызванные акцентом),