Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день

Корпоративные локальные сети становятся источником уникальных сведений. Из них служащие могут узнавать о том, какую зарплату им выплатят, какие открылись новые вакансии, как заключить выгодный контракт, кроме того, с помощью локальных сетей происходит обучение служащих.

• Около половины опрошенных в ходе последнего социологического исследования служащих признались, что чувствовали себя разочарованными, столкнувшись с проблемами, касающимися информационных технологий. Всегда держите под рукой номера телефонов, которые могут пригодиться вам в случае, если вы столкнетесь с такими проблемами.

• Объясняя по телефону специалисту, в чем состоит проблема, будьте спокойны, иначе ваши объяснения будут спутанными и непонятыми.

• Как врачу, подробно изложите специалисту все симптомы болезни вашего компьютера.

• Если специалист в беседе с вами использует жаргон, который вы не понимаете, не стесняйтесь сказать ему об этом.

• Запишите все инструкции. Когда мы в отчаянии, мы способны забывать даже самые простые вещи.

Советы

• Вы всегда должны быть уверены, что общаетесь именно с тем человеком, с которым вам нужно общаться.

• Вы должны понимать, что, собственно, вы хотите сказать. Ваши сообщения должны быть ясными и конкретными.

• Убедитесь, что у вашего собеседника есть время на то, чтобы выслушивать вас.

• Научитесь использовать телефон, факс и электронную почту эффективно и тогда, когда это действительно необходимо.

• Научитесь правильно обращаться со своим автоответчиком.

• Выясните, как работает система телефонной связи в вашем офисе, например что нужно сделать для того, чтобы переадресовать звонок.

Кем является для вас телефон: Хранителем или Губителем времени? В краткосрочном плане телефон предоставляет легкую, почти мгновенную связь с друзьями, коллегами и клиентами. Однако в долгосрочном плане он начинает господствовать над нашей жизнью, огромными кусками пожирая наше время. Если вы не знаете, друг или враг для вас телефон, и хотите наконец выяснить это, запишите и изучите все свои телефонные разговоры, которые вы вели в течение двух обыкновенных рабочих дней. Учитывайте все телефонные звонки, в том числе сорвавшиеся, а также время, проведенное в ожидании соединения. Вы будете потрясены, я вас уверяю.

• Вы можете хвататься за трубку телефона при первом же сигнале. По какой-то непонятной мне до сих пор причине телефон заставляет нас немедленно повиноваться своим приказам. Как плачущий капризный ребенок, он требует, чтобы мы выполняли все его желания. Все люди почему-то соглашаются с этим абсурдным требованием этикета. Мне приходилось видеть, как отстоявший очередь клиент вновь вынужден был ждать в то время, пока менеджер по продажам разговаривал по телефону с другим клиентом, вероятно, в тот момент, комфортно расположившимся в собственном кресле, который с помощью этой несложной уловки смог выяснить все необходимое без очереди. Просто почему-то считается, что телефонный звонок нельзя оставлять без ответа. Только один раз, в магазине, я стала свидетелем того, как служащий не брал трубку телефона, пока не обслужил покупателя, но как только покупатель ушел, он ответил на звонок. Когда звонит ваш телефон, вы вскакиваете, даже если в этот момент вы очень заняты.

• Если вы не хотите брать трубку телефона при каждом звонке, вы можете воспользоваться автоответчиком. Только помните, что автоответчик очень опасный Губитель времени. Люди включают его в самых разных ситуациях. Вы слышите одно и то же сообщение, когда тот, кому вы звоните, находится рядом с аппаратом, болтая с коллегой, и когда он уехал в десятигодичный отпуск. Иногда текст сообщения все же содержит ключи к разгадке этой тайны, но почти никогда в нем не встречается даже смутного намека на то, когда же вам можно ожидать ответного звонка. Я даже однажды слышала, как один мой коллега ругал свою жену за то, что она включила автоответчик: «Ты же знаешь, что я никогда не заставляю тебя выслушивать свои сообщения на автоответчике!»

• Вы можете заставить звонящего ждать вас на проводе. Это своего рода утонченная пытка. Шесть секунд, проведенные «на проводе», кажутся шестью часами обычного времени.

• Вы также можете переадресовывать входящие звонки, заставляя своих клиентов обзванивать всех сотрудников вашей фирмы в поисках того, кто бы согласился выслушать их проблемы.