Джуди Джеймс - Как находить два лишних часа каждый день

• Собрания этого типа желательно проводить в клубах, классных комнатах, театрах или помещениях в форме буквы U.

• Лидер собрания должен демонстрировать свои властные полномочия.

• Особое внимание следует уделить подготовке и планированию собрания.

• На собрании должно присутствовать не более двенадцати человек.

• Такие собрания лучше проводить в зале заседаний совета директоров или в помещениях в форме буквы U.

• Лидер собрания должен быть примиряющей стороной или председателем.

• Особое внимание следует уделить открытой дискуссии.

На каждом собрании приходится сталкиваться с людьми, создающими трудности. Они Губители времени, и с ними необходимо бороться. Вот какими способами они могут препятствовать нормальному ходу собрания:

1. Возвращение к старому

Они хотят вернуться к обсуждению темы прошлого собрания, тем самым не позволяя текущему собранию двигаться вперед по намеченному плану.

Ваши действия: спросите, какие именно темы прошлого собрания они бы хотели обсудить еще раз. Составьте список этих тем и пообещайте, что они войдут в программу следующего собрания. Если они имели возможность обсудить эти вопросы в прошлый раз, но не сделали этого, спросите их, что послужило причиной этому. Перед тем как закрыть собрание, спросите их, все ли темы обсуждены должным образом.

2. Драка

Некоторые люди всегда провоцируют драку. Им нравится противоречить: таким образом они самоутверждаются.

Ваши действия:разрешите им устроить дискуссию, но следите за тем, чтобы она не переросла в драку. Напомните участникам конфликта о регламенте и предложите им изложить свою точку зрения в письменном виде. Затем скажите, что вы вынуждены продолжать собрание. Чем тривиальнее тема дискуссии, тем меньше времени должно отводиться на ее обсуждение.

3. Замалчивание

Некоторые люди молчат на протяжении всего собрания, но как только оно подходит к концу, вдруг выясняется, что им есть что сказать.

Ваши действия:следите за такими людьми. Постоянно просите их прокомментировать чем-то мнение или высказать свою точку зрения. Если они утверждают, что у них нет своего мнения по данному вопросу, спросите, почему.

4. Разглагольствование

Такие люди высказывают свою точку зрения по любому поводу, говоря долго и пространно.

Ваши действия:выслушайте пару их замечаний, чтобы продемонстрировать свою беспристрастность, но потом не обращайте на них внимания и предоставляйте слово более спокойным коллегам. Задавайте им прямые вопросы. Если никакие другие средства не помогают, проявите напористость: «Я думаю, что все мы знаем мнение Брайана, поэтому теперь мне бы хотелось спросить, что думает по этому вопросу Тревор».

5. Обман

Обманщика не интересует программа собрания, он ищет повода придраться к разным мелочам, например усомниться в правильности статистических данных.

Ваши действия:быстро прерывайте таких людей, но не оскорбляйте их. Напомните о регламенте и скажите, что вы должны придерживаться темы собрания.

6. Шутки

Есть весельчаки, всегда готовые разрядить атмосферу забавной шуткой, но следите, чтобы эти шутки не начали отнимать время у собрания.

Ваши действия:улыбнитесь, но, как и в предыдущем случае, напомните шутнику о регламенте и необходимости придерживаться намеченной темы.

7. Сопереживание

Некоторые люди уделяют слишком много внимания таким не относящимся к делу мелочам, как пирожные, чай, температура воздуха в помещении, а также болтовне о детях и праздниках.

Ваши действия:прервите их так же, как и в предыдущих случаях. Избежать подобных разговоров можно, если не накрывать стол для участников собрания. Предложите желающим обсудить личные вопросы — остаться для этого после окончания собрания.

8. Неуместное молчание

Вам нужно знать мнение этих людей, но им недостает уверенности в себе, чтобы взять слово.

Ваши действия:мягко и дружелюбно предложите им высказать свое мнение. Если это не помогает, поговорите с ними наедине перед началом собрания и объясните, что их мнение действительно имеет большое значение для всей дискуссии. Скажите, что конкретно вы хотели бы услышать от них, и дайте им время для подготовки. Если и после этого они не смогут высказаться, постарайтесь обойтись без их мнения.