Екатерина Шестакова - Кадровый учет для «упрощенцев»

2. Обычно работник пишет заявление на предоставление отпуска, форма заявления также не предусмотрена законодательно.

3. Работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

Приказ можно составить в произвольной форме с указанием всех необходимых реквизитов или воспользоваться типовой формой – приказ о предоставлении отпуска по унифицированной форме № Т-6 или № Т-6а (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»).

Приведем пример приказа о предоставлении отпуска.

На основании приказа осуществляется оплата отпуска.

4. Оплата отпуска. Бухгалтерия начисляет отпускные не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Частой ошибкой является начисление отпускных во время отпуска. Отпускные начисляются исходя из среднего заработка.

В 2014 г. произошел ряд изменений в части расчета отпускных.

Во-первых, теперь сумма отпускных рассчитывается с учетом изменений в праздничных днях: 29,3.

Сумма отпускных теперь равна:

Средний заработок за 12 календарных месяцев: 12: 29,3 х количество дней (календарных, рабочих) отпуска.

Ранее применялся коэффициент 29,4.

Во-вторых, увеличена до 14 дней максимальная продолжительность отпусков без сохранения заработной платы, при превышении которых эти периоды не включаются в стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск.

5. В личную карточку вносятся соответствующие данные о предоставлении отпуска.

6. В табеле учета рабочего времени указывается, что работник находится в отпуске. В табеле учета рабочего времени (унифицированные формы № Т-12 и № Т-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1) дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска работника отмечаются буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».

Следует обратить внимание, что в некоторых случаях отпуск может быть перенесен. Перенос отпуска также осуществляется по заявлению работника. Работодатель не может перенести отпуск только по собственному желанию.

Рекомендации:

1. Оформите отпуск работника документально. В противном случае возможны риски административных штрафов.

2. Не забудьте выплатить работнику отпускные. Учтите, что отпускные с 2014 г. рассчитываются по новым правилам.

Основанием для предоставления отпуска без оплаты является ст. 128 ТК РФ. Так, неоплачиваемые отпуска предоставляются по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению.

Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.

В некоторых случаях предоставление отпуска без оплаты является обязанностью работодателя.

Таблица 6

Обязанность работодателя предоставить отпуск

Вместе с тем, иные случаи также рекомендуется прописать в локальном акте.

Алгоритм предоставления отпуска без сохранения заработной платы следующий:

1. Работник пишет заявление о предоставлении отпуска с указанием причин. Например, работник планирует заключить брак и просит предоставить отпуск без сохранения заработной платы. На самом деле, работодатель может пойти навстречу работнику и предоставить ему оплачиваемый отпуск.

2. Работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

Для этого используется собственная форма заявления или применяется унифицированная форма № Т-6 или № Т-6а (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1).

Обратите внимание, что, в отличие от оплачиваемого отпуска, в этом случае не будет графика отпусков и оплаты.

3. На основании приказа делается отметка в личной карточке работника.

В карточке нужно указать:

• вид отпуска – «без сохранения заработной платы»;

• количество календарных дней отпуска;

• даты начала и окончания отпуска;

• основание отпуска (реквизиты приказа о предоставлении отпуска).

4. Заполняется табель учета рабочего времени.

Рекомендации:

1. Установите случаи и продолжительность неоплачиваемого отпуска либо в локальном акте, либо в распорядительном документе.

2. Неоплачиваемый отпуск можно в исключительных случаях заменить оплачиваемым путем переноса очередного отпуска.