Елена Макота - Максимальный результат, или Как воспитать ответственных и инициативных сотрудников

Первый шаг.По горизонтали в таблице 3.1. вы пишете все направления деятельности организации.

Второй шаг.Распределите основные направления деятельности (функций) организации между отделами.

Ваша работа – образная фиксация того, какие направления деятельности делегируются каждому из подразделений компании. Если данный отдел осуществляет указанную деятельность, то на пересечении соответствующей строки и столбца ставят метку. В результате можно получить наглядный перечень делегированных направлений деятельности (Табл. 3.1).

Благодаря данной матрице Вы сможете увидеть, у всех ли направлений деятельности есть «хозяин». Или, может быть, направление деятельности есть, а отдела нет?

Третий шаг.Необходимо определить перечень задач для каждого отдела.

Технология следующая: Вы задаете себе вопрос: «какие отдельные задачи нужно выполнять, чтобы обеспечить основное направление деятельности отдела?» Для получения ответа Вы анализируете основное направление работы подразделения, разбиваете ее на составные элементы – задачи. Давайте рассмотрим этот механизм на примере отдела сбыта.

Пример

Основное направление работы отдела – сбыт

Задача 1.Заключение договоров на реализацию.

Задача 2.Реализация продукции оптовым покупателям.

Задача 3.Реализация продукции розничным покупателям.

Задача 4.Работа собственных торговых точек.

Задача X

Если Вы – новый руководитель отдела, Вам, вероятно, будет сложно использовать только аналитическую технологию, так как для ее применения нужно иметь целостное понимание деятельности организации и своего отдела. В этом случае Вам поможет синтетическая технология, сутью которой является движение в обратном направлении – от конкретных задач, которые выполняет каждый сотрудник, к соединению, синтезу выполняемых работниками реальных задач под общую «крышу» основного направления работы:

Чтобы успешно использовать синтетическую технологию распределения задач, важно собрать как можно более точную первичную информацию. Это удобно сделать при помощи специальной анкеты, где Вы просите своих подчиненных описать те реальные задачи, которые они выполняют на рабочем месте. Кстати, работа над заполнением этой анкеты даст Вам много дополнительной информации о Ваших работниках: уровень их понимания своих обязанностей, способность к письменному представлению данных, их сознательность, ответственность и лояльность.

Для выявления реального перечня задач отдела попросите сотрудников написать в анкете, как они понимают главную цель своей работы (за что они отвечают в целом). Пусть они так же перечислят основные задачи, которые решают на рабочем месте для достижения главной цели.

Замечу, что детальная, подробная анкета вам еще понадобится, когда Вы будете оговаривать круг постоянных задач для каждого сотрудника.

Четвертый шаг.Необходимо определить исходящие и входящие коммуникационные потоки.

Подобную информацию удобно фиксировать в виде, представленном в Табл. 3.2.

Пятый шаг.Необходимо распределить задачи между сотрудниками отдела.

Для распределения задач между сотрудниками отдела можно использовать матрицу, подобную той, с которой Вы работали при распределении направлений деятельности между отделами.

Таблица 3.2. Обмен информацией и документами (подразделение X)

Здесь важно продумать, какие задачи работники отдела могут дублировать для обеспечения стабильности работы, а какие задачи должен выполнять один специалист. Если конкретный человек выполняет данную задачу, на пересечении ряда и столбца ставится метка. Такой обзор задач покажет уровень загрузки каждого из Ваших работников, поможет обнаружить «ничьи» задачи, а также задачи, в решении которых занято слишком много сотрудников. Обозначать все это лучше на флипчарте, стикерах, работая в группах.

Имеющуюся информацию Вы можете визуализировать по-разному – обязательно это делайте для наглядности! Например, при рассмотрении коммуникационных потоков, вы можете представить каждый отдел в виде солнышка. Центр – название отдела, а лучики направлены к тем подразделениям, с которыми он контактирует. На этих лучиках укажите, какая информация поступает: стикер одного цвета – значит, информация поступает в устном виде, другой цвет стикера – в виде документа; стрелочками отмечается входящая или исходящая информация. Далее Вам останется только перенести данный рисунок в формат стандарта.