Коллектив авторов - Свод знаний по управлению бизнес-процессами - BPM CBOK 3.0

Большинство примеров использования BPMS на сегодняшний день – это решение отдельных задач, в которых проблема целостности данных остро не стоит. Но ситуация меняется, и с расширением BPM в компании значимость проблемы в глазах архитектора и руководителя проекта BPM возрастает.

Сегодня некоторые компании пытаются что-то с этим делать и тратят время и усилия на то, чтобы собрать воедино и одновременно очистить разрозненную информацию о клиентах. Некоторые компании решают эту проблему путем извлечения правил из унаследованных приложений и вынесения их вовне. Многие инициировали у себя проекты выявления и описания бизнес-правил в масштабах компании или по крайней мере для части своего бизнеса. Это нужное дело, но необходимо также пересмотреть подход к сбору данных. Любая деятельность в области BPM должна учитывать наличие этой потребности в повышении целостности данных.

Необходимо пересмотреть взгляды на контроль за доступом к данным и на способы их проверки. Должны быть введены единые для компании стандарты, а политики обработки данных должны применяться в каждом приложении и при каждом обращении к данным. Добиться этого в масштабах компании, разработав интерфейсные приложения с помощью BPMS, намного быстрее и намного дешевле, чем другими методами. При выборе BPMS и формировании правил следует исходить из желаемого уровня контроля и формируемых компанией стандартов данных.

В будущем, при достижении компанией определенной зрелости в использовании BPMS и правил, рекомендуется рассмотреть целесообразность управления всеми унаследованными данными через приложения BPMS и редактирования данных строго на основе правил. Это позволит очистить данные и повысить их качество. Но это также потребует существенных затрат времени на выявление текущих правил и их модернизацию, так что целесообразность подобных усилий следует предварительно оценить. Вопрос в конечном итоге заключается в ценности для руководства более качественной информации.

Разрабатывать и интегрировать модели так, чтобы в итоге сформировать комплексное представление о компании и ее процессах, можно при наличии ПО BPM и тщательно выстроенных бизнес– и технических стандартов. Такие стандарты будут регламентировать использование средств моделирования или BPMS, с одной стороны, и инкрементный подход к составлению из разрабатываемых в ходе проектов бизнес-моделей полной картины – с другой.

Чтобы быть эффективными, эти стандарты должны гармонично сочетаться с текущими эксплуатационными стандартами IТ, стандартами использования баз данных, стандартами бизнес-архитектуры и др. Это позволит избежать дублирования и разобщенности и создать комплект интегрированных стандартов компании. Такая интеграция стандартов, однако, является целью на будущее, в направлении которой компания должна будет двигаться. Но многие стандарты уже существуют, а значит, им предстоит эволюционировать. Доработка стандартов потребует дополнительных усилий, так как любое расширение, модификация или удаление должны быть согласованы с группой, включающей представителей основных игроков.

Бизнес-стандарты обычно бывают менее конкретны – скорее, это принципы, которыми следует руководствоваться. Технические стандарты по сравнению с ними более конкретны и детальны, и они должны учитывать выбранное средство моделирования или BPMS и рекомендации поставщика ПО. Насколько это возможно, они должны содержать модификации, поддерживающие все используемые в компании средства BPM/BPMS. Разумеется, технические стандарты должны отражать текущие стандарты и политики в области IТ. При появлении дополнительных стандартов, относящихся к определенным областям IТ, все стандарты должны быть просмотрены и при необходимости дополнены ссылками и/или изменены, чтобы устранить расхождения, избыточность и конфликты.

Как только стандарты и руководящие принципы BPM письменно зафиксированы, следует позаботиться о том, чтобы они не стали обузой. Если воздействие стандартов оказывается слишком глубоким или влечет за собой слишком много работы, либо они будут игнорироваться, либо при наличии контроля им будет уделяться минимум усилий – только чтобы отчитаться о соблюдении. Чтобы группа, отвечающая за стандарт, отдавала себе отчет в степени его обременительности, она должна смотреть на стандарт как на набор обязательных работ. С этой точки зрения полезно внедрять членов этой группы в проекты, чтобы они там отвечали за соответствие стандарту и отчетность и смогли таким образом оценить объем работы, которой требует стандарт.