Коллектив авторов - Организация работы совета директоров - Практические рекомендации

Наилучшей практикой корпоративного управления является предоставление возможности корпоративному секретарю посвящать достаточно времени своим обязанностям без совмещения функций корпоративного секретаря с исполнением иных обязанностей в Обществе. Однако в небольших Обществах функции корпоративного секретаря могут выполняться иными работниками Общества на основе совмещения должностей.

Как показывает передовая международная практика корпоративного управления, функции корпоративного секретаря, особенно в крупных и быстро растущих компаниях, постоянно расширяются за счет предоставления корпоративным секретарем консультаций по вопросам корпоративного управления и тесного взаимодействия с советом директоров (его комитетами) и юридической службой Общества. В связи с этим корпоративный секретарь может быть наделен дополнительными функциями и обязанностями, позволяющими принимать участие в процессах совершенствования взаимоотношений между акционерами и органами Общества, а также в развитии и внедрении принципов корпоративного управления.

В целях построения более эффективных взаимоотношений между акционерами и органами Общества корпоративный секретарь наделяется следующими дополнительными функциями:

• предоставление разъяснений акционерам Общества, совету директоров и исполнительному органу по вопросам, связанным с процедурой подготовки и проведения общего собрания акционеров;

• наряду с контролем за своевременным рассмотрением запросов от акционеров корпоративный секретарь призван обеспечивать своевременную доставку (вручение) акционерам ответов совета директоров и исполнительного органа, а также содействовать в организации встреч и переговоров по мере необходимости;

• участие в совершенствовании механизмов своевременного и удобного доступа акционеров к информации об Обществе;

• участие в информационном сопровождении сделок по слиянию и поглощению и иным видам реорганизации Общества, а также сделок по приобретению контроля над Обществом (например, в случае выкупа акций и других ценных бумаг, приравненных к акционерному капиталу в связи с конвертацией привилегированных акций в простые), крупных сделок и сделок между Обществом и заинтересованными лицами.

В процессе развития системы корпоративного управления Общества, функции корпоративного секретаря могут быть расширены с учетом международной практики корпоративного управления, включая:

1. Содействие совету директоров или комитету совета директоров по корпоративному управлению (при наличии такового), а также юридической службе Общества в разработке и пересмотре (не реже одного раза в год) следующих документов:

политика, процедуры и положение по разрешению конфликтов интересов и корпоративных конфликтов Общества;

политика в отношении защиты прав миноритарных акционеров в случаях смены контроля над Обществом в связи со слияниями и поглощениями и иным видам реорганизации Общества;

положение о совете директоров;

регламент работы совета директоров;

критерии независимости членов совета директоров (в отношении независимых директоров);

программа ознакомления новых членов совета директоров с основными документами Общества и соответствующими должностными обязанностями;

политика по созданию и внедрению различных комитетов совета директоров на основе изучения передовой национальной и международной практики;

кодекс корпоративного управления;

рекомендации (основанные на анализе последних тенденций и событий в сфере корпоративного управления) для совета директоров по совершенствованию политики корпоративного управления, а также внесению соответствующих изменений и дополнений во внутренние документы Общества.

2. Содействие совету директоров или комитету совета директоров по кадрам и вознаграждению (при наличии такового), а также юридической службе Общества в разработке и пересмотре (не реже одного раза в год) следующих документов:

квалификационных требований к членам совета директоров;

программы повышения квалификации и обучения членов советов директоров и членов исполнительного органа;

политики по вознаграждениям членам совета директоров и членам исполнительного органа.

3. Содействие совету директоров или комитету совета директоров по аудиту (при наличии такового), а также юридической службе Общества в разработке и пересмотре (не реже одного раза в год) положения о хранении, доступе и раскрытии информации Общества.