Дон Тэппинг - Бережливый офис - Устранение потерь времени и денег

Примеры проектов, для которых можно найти групповое время цикла: строительство жилого дома подрядной организацией, пристройка нового здания к зданию больницы, строительство моста.

В таблице ниже показаны различные операции и соответствующее им время цикла.

Для равномерного распределения работы между всеми сотрудниками офиса лучше всего пользоваться графиком загрузки работников.

График загрузки работников – это визуальный инструмент, показывающий текущее распределение рабочих операций, из которых состоит процесс. Он используется для балансировки элементов работы и совершенствования потока.

Семь шагов к балансировке рабочей нагрузки:

1. Выберите процесс в потоке создания ценности.

2. Определите индивидуальное время цикла для операций, из которых он состоит. Для этого можно использовать данные, собранные при отслеживании документов.

3. Суммируйте индивидуальное время цикла всех операций, чтобы найти общее время цикла.

4. Создайте график текущей загрузки работников.

5. Определите идеальное количество работников.

6. Создайте график будущей загрузки работников.

7. Перераспределите элементы работы, документируйте изменения и обучите персонал.

Давайте на секунду отвлечемся от основной темы: возможно, вас удивляет, почему мы определяем время цикла до того, как решили, какой процесс будет оптимальным для анализа. Действуйте здесь на свое усмотрение. Вероятно, члены команды по созданию бережливого офиса уже имеют представление о том, какой процесс (или процессы) лучше всего исследовать на данном этапе. В настоящий момент наша цель – усовершенствовать поток путем равномерного распределения и перераспределения как можно большего объема работы. Далее в книге мы продолжим говорить о балансировке рабочей нагрузки, и наиболее эффективные методы можно будет стандартизировать.

Постарайтесь как можно точнее определить время начала и завершения выбранного процесса. Четко сформулируйте его параметры. Члены команды должны иметь хорошее представление о процессах благодаря карте потока создания ценности.

Время цикла отдельных операций следует определять по карте текущего состояния потока создания ценности и листку отслеживания документа. Просмотрите эти показатели еще раз и проверьте их точность. Возможно, вам потребуется секундомер, чтобы оценить время, затрачиваемое на выполнение различных заданий. Анализируя процессы, не торопитесь. Так вы сможете лучше разобраться в потерях, которые будут выявлены в ходе анализа.

Создайте столбчатую диаграмму, на которой указаны все процессы (т. е. работники) и индивидуальное время цикла каждой операции. Повесьте график на доску или стену так, чтобы члены команды могли его видеть и комментировать. Для обозначения операций, выполняемых каждым человеком, используйте клейкие листочки. Пусть их размер будет пропорционален времени, которое необходимо для завершения соответствующего задания. Начертите горизонтальную линию, обозначающую время такта.

Чтобы найти идеальное количество работников для потока создания ценности, разделите общее время цикла процесса на время такта.

Пример. Если общее время цикла процесса равно 50 минутам, а время такта – 15 минутам, тогда требуемое количество работников составит: 50 мин / 15 мин = 3,3 работника.

Полученное число не всегда будет целым. В этом случае нужно поступать следующим образом:

а) Если дробная часть числа меньше 0,5, округлите количество работников в меньшую сторону. Каждый из них должен получить столько заданий, чтобы уложиться во время такта. При наличии незанятого времени перераспределите его в пользу одного сотрудника и поручите ему заниматься стандартизацией работы и совершенствованием рабочих процессов с целью сократить время цикла операций до времени такта. По завершении этой работы сотрудника можно назначить на другую позицию. Бережливое производство подразумевает не сокращение людей, а устранение потерь. Сделайте все возможное, чтобы найти для этого сотрудника место в организации. В противном случае концепция бережливого производства никогда не получит поддержки со стороны рядовых сотрудников.