Дон Тэппинг - Бережливый офис - Устранение потерь времени и денег

Папка в активном положении содержит работу, которую требуется выполнить. Такую папку следует класть горизонтально.

Папки в неактивном положении содержат работу, которая уже выполнена, и их следует ставить вертикально.

Положение папки служит визуальным сигналом, с помощью которого:

• стандартизируются способы обмена информацией относительно текущей работы;

• происходит оповещение менеджеров в случаях, когда работа выполняется с отставанием от графика.

Системная папка всегда должна быть повернута в активное положение.

Папки процессов сначала должны находиться в активном положении, поскольку в них есть незавершенная работа. Затем, по мере выполнения текущей работы, их поворачивают в неактивное положение.

После того как будет создана типовая папка процесса, членам команды нужно решить следующее:

• где папки процессов будут храниться;

• сколько всего папок необходимо создать (в зависимости от планировки офиса).

Примечание: если над одним и тем же процессом будут работать две группы сотрудников, потребуется создать две одинаковые папки; если над процессом будет работать только одна группа, понадобиться лишь одна папка.

Папки процессов должны быть хорошо видны издалека и располагаться в общедоступном месте (карусель). В следующем разделе мы объединим их с визуальным питчем.

После того как вы определите место хранения папок процессов с учетом потребностей сотрудников, которые будут выполнять работу, вам нужно равномерно распределить между ними отдельные задания. Это позволит создать непрерывный поток. Балансировка рабочей нагрузки позволяет распределить работу в потоке создания ценности таким образом, чтобы выполнялось время такта.

В офисах, организованных по традиционной модели, некоторые сотрудники могут работать сверхурочно, в то время как другие иногда ничего не делают. Балансировка рабочей нагрузки позволит создать идеальную ситуацию, когда все сотрудники будут в равной степени заняты работой, создающей ценность. Начинать балансировку следует с анализа текущего времени цикла процесса или набора операций.

Время цикла – это время, которое проходит с момента начала рабочего процесса до его завершения. Этот показатель наряду со временем такта используется для оптимального распределения рабочей нагрузки и заданий. Что касается административных процессов, то в этой сфере время цикла может варьироваться от 3 секунд (например, для ввода данных в компьютер) до 1 недели и больше (например, для разработки предложения по строительному проекту). Для успешной балансировки рабочей нагрузки крайне важно точно определить время цикла процессов, входящих в поток создания ценности.

Время цикла, которое показывает скорость выполнения процесса, не следует путать со временем такта. Время цикла позволяет определить количество людей, которые требуются для процесса, потока создания ценности или отдела (если известно время такта). И оба показателя используются в сочетании со стандартизированной работой.

Существуют три типа времени цикла:

1) Индивидуальное время цикла – это скорость выполнения отдельного задания или одной рабочей операции.

Примеры операций, для которых можно найти индивидуальное время цикла: получение отчета о кредитоспособности заемщика, выдача пациенту лекарственных средств перед операцией, регистрация заказа и т. д.

2) Общее время цикла – это скорость выполнения процесса или набора заданий, имеющих что-то общее. Его можно найти, сложив индивидуальное время цикла для каждой операции/задания, которые входят в процесс или поток создания ценности.

Примеры процессов, для которых можно найти общее время цикла: подготовка пациента к хирургической операции, заполнение заявки на ипотечный кредит для клиента, продажа объекта недвижимости.

3) Групповое время цикла – это скорость выполнения задания группой людей. Его можно найти, сложив индивидуальное время цикла для каждой операции/задания, которые выполняются в рамках проекта.