Дон Тэппинг - Бережливый офис - Устранение потерь времени и денег

Короткие совещания, помогающие равномерно распределить рабочую нагрузку на день и поставить перед сотрудниками общие задачи.

Тщательно спланированные действия команды с целью быстрой оптимизации определенной рабочей зоны.

Карта потока создания ценности с обозначенными на ней инструментами удовлетворения потребительского спроса.

В этой главе мы рассмотрели много новых понятий и инструментов. Изучать и стремиться удовлетворить потребительский спрос важно, но не менее важно «следовать выбранному курсу». Не торопитесь, собирая необходимую информацию. Проанализируйте, как полученные данные можно интегрировать в различные инструменты бережливого производства. Приступите к решению существующих проблем, если это необходимо, и создайте карту будущего состояния потока создания ценности. Все предложения по совершенствованию бизнес-процессов должны быть документированы в уставе команды, информационной справке по предстоящему совещанию и/или отчете по кайдзен, чтобы согласовать все мероприятия с лидером проекта. Эта обязанность возлагается на лидера команды по созданию бережливого офиса.

Эти рекомендации помогут вам понять, как можно на практике использовать идеи и инструменты, описанные в данной главе:

• Не торопитесь, внедряя в своем офисе инструменты, описанные в пятой главе. Выделите достаточно времени для сбора требуемой информации и согласуйте ее дальнейшее использование.

• Продолжайте обсуждать со всеми сотрудниками происходящие перемены. На данном этапе кайдзен-мероприятия должны быть направлены на внедрение инструментов бережливого производства.

• Повесьте карту будущего состояния потока создания ценности или карту процесса в зоне, которую планируется совершенствовать. Объясните всем смысл карты. Обмен мнениями и дискуссии – ключ к успешной реализации любой новой идеи или программы.

• Бережливый офис можно построить в любой организации. Первый шаг к этому – тщательное планирование. Убедитесь, что команда понимает суть и хорошо разбирается в принципах и инструментах бережливого производства, прежде, чем приступить к их применению на практике.

Приступив к использованию инструментов, описанных в первой части, вы начали менять поведение людей. Не забывайте отмечать и поощрять усилия сотрудников и всегда выделяйте конкретные достижения. Кроме того, старайтесь на самых ранних стадиях в конфиденциальном порядке воздействовать на тех, кто не стремится участвовать в создании бережливого офиса.

Нередко команды пытаются перейти на новый этап построения бережливого офиса, не сделав многого из того, о чем говорилось в предыдущих главах. В этом случае шансов на успех становится существенно меньше. Данный тест поможет вам определить, готовы ли вы к изучению второй части книги или же стоит пока остановиться на первой и выполнить все приведенные в ней рекомендации.

Тест позволяет:

1. Проверить важнейшие пункты, которые должны быть выполнены до начала изучения и внедрения второй части.

2. Свериться с перечнем инструментов бережливого производства, которые в большинстве своем вы уже должны использовать, тем самым создав хорошую базу для дальнейшего совершенствования.

3. Определить, чего достигла команда.

4. Оценить работу команды и поощрить сотрудников за достигнутые результаты.

Тест следует проходить всей командой, чтобы согласовать ответы по каждому вопросу. Их необходимо давать в контексте целей организации, деловой конъюнктуры и директив руководства, чтобы определить, когда можно переходить к изучению второй части книги.

В этой главе мы продолжим рассматривать инструменты и идеи, предложенные в первой части – «Убедите других и задайте нужное направление». Мы познакомим читателя с основными принципами организации рабочего места, которые позволят визуально определять объем работы. Как и раньше, здесь потребуется участие всех сотрудников офиса. Наконец, вы узнаете, как при помощи карточек канбан можно уменьшить расходы на канцелярские принадлежности.