Дон Тэппинг - Бережливый офис - Устранение потерь времени и денег

Составление карты потока создания ценности начинается с создания карты текущего состояния и осуществляется в такой последовательности:

1. С помощью пиктограмм изобразите «оболочку» текущего состояния, составив список основных процессов, потребителей и поставщиков (внешних и внутренних).

2. Обойдите рабочую зону в том порядке, в котором выполняются операции, и соберите информацию о потоке создания ценности. Учитывайте фактические данные. Там, где это возможно, используйте секундомер. Расскажите всем, кто работает на данном участке, что вы делаете и каковы ваши задачи.

3. Определите количество времени, в течение которого работа находится в очереди между операциями.

4. Определите объем работы, поступающий на каждую операцию.

5. Определите, что происходит с работой на каждом этапе, после того как операция выполнена.

6. Нанесите все характеристики процесса на карту текущего состояния.

7. Обозначьте на карте все виды коммуникации, включая электронную и неавтоматизированную связь.

8. Просуммируйте время цикла отдельных операций. Как правило, этот показатель отражает время, добавляющее ценность.

Общее время добавления ценности для данного процесса составляет 30 минут (10 + 15 + 5).

Составляя карту потока создания ценности в первый раз, не зацикливайтесь на вопросе о том, какая категория важнее в данном случае – процесс или подразделение. Работайте с командой и помните, что главное – это время в очереди между операциями.

9. В нижней части карты начертите временную шкалу, которая показывает общее время цикла для каждого процесса и время в очереди между процессами.

Карта должна содержать информацию об общем времени выполнения заказа, общем времени в очереди и другие ключевые показатели, которые сочтет значимыми команда.

После того как карта текущего состояния составлена, члены команды должны договориться относительно текущего состояния потока создания ценности, представленного на карте. Если при этом потребуются дополнительные данные, соберите их. От точности информации и качества ее представления зависит, будет ли карта будущего состояния ставить достижимые цели.

Карта будущего состояния потока создания ценности наглядно показывает, какие инструменты бережливого производства требуется применить. Вот некоторые варианты:

• мозговой штурм;

• решение проблем;

• процедура тестирования;

• проверка доступности ресурсов.

Карта будущего состояния потока создания ценности никогда не внедряется сразу. Обычно на это отводится определенное время (от шести месяцев до полутора лет). При составлении карты будущего состояния используются пиктограммы, данные ниже.

Во второй части – «Создать структуры, обеспечивающие поток работы» – после подробного рассказа обо всех инструментах и концепциях бережливого производства, мы вернемся к этим пиктограммам еще раз. Здесь они приводятся для того, чтобы вы привыкали мыслить категориями бережливого производства.

Основная цель составления карты потока создания ценности – выявить потери и определить, какие инструменты бережливого производства можно использовать для их устранения. Карта будущего состояния требует многократного внесения коррективов по ходу дела, поскольку, занимаясь реализацией проекта по созданию бережливого офиса, члены команды учатся, приобретая опыт. Карта будущего состояния, как и устав команды, – это живой документ, который отражает все изменения, которые уже произошли или только планируются.

Составление карты процесса – еще один эффективный инструмент отображения потока создания ценности или процесса. Команда, работающая над проектом, должна отнестись к составлению карты процесса как к расследованию и досконально разобраться, что происходит и чего не происходит при осуществлении процесса. Составление карты процесса может оказаться полезным, если вариабельность процессов мешает выявить поток создания ценности. Карты текущего и будущего состояния процесса составляются в том же порядке, что и карты потока создания ценности.