Дон Тэппинг - Бережливый офис - Устранение потерь времени и денег

Сохранить бережливый офис невозможно, если не организовать должным образом работу в командах. Поняв основные особенности командной работы, вы сможете сделать процесс преобразований более эффективным: вы узнаете, что стоит и чего не стоит делать при такой форме работы.

В развитии команды выделяют четыре этапа:

1. Формирование и начало совместной работы.

2. Конфликты и противостояния.

3. Нормализация.

4. Работа в полную силу.

На стадии формирования команды происходит обсуждение устава, распределение ролей, согласование графика совещаний и уточнение состава участников.

Именно на этом этапе члены команды сталкиваются с трудностями, связанными с переходом от индивидуальной работы к командной. Сотрудники на подъеме, они предвкушают будущие успехи и настроены оптимистично. Каждый испытывает гордость от того, что выбрали именно его. С другой стороны, людей мучают подозрения, они испытывают страх и беспокойство. На первом этапе, как и на любом другом, самое главное – регулярно обращаться к уставу команды, использовать информационные справки при организации совещаний и составлять отчеты о текущем статусе проекта.

На этом этапе также целесообразно выполнять следующие рекомендации:

• убедитесь, что у каждого члена команды есть четко определенная роль, а также постарайтесь согласовывать с сотрудниками все решения;

• время от времени перераспределяйте роли между членами команды;

• проводите тренинги на тему командой работы или отправьте часть сотрудников на семинар;

• разработайте основные правила поведения в команде и распространяйте их до и после каждого совещания вместе с информационной справкой.

На формирование команды могут уйти первые 4–6 совещаний. Чтобы сохранить контроль над ситуацией, лидеру потребуется эффективно их организовать, наладить взаимообмен мнениями и проявлять уважение к мнению других членов команды.

На этом этапе члены команды начинают понимать, что их задача отличается от той, которую они представляли первоначально, или что она является более сложной. Некоторые участники проявляют беспокойство по поводу отсутствия движения вперед или ввиду нехватки опыта работы в команде. Это заставляет их сомневаться в целесообразности всего проекта. Помимо этого, команда может столкнуться со следующими проблемами:

• участники опираются на свой личный опыт и не идут на сотрудничество;

• возникают конфликты среди членов команды, даже несмотря на то, что на самом деле они придерживаются одного мнения;

• начинаются взаимные нападки и конкуренция;

• члены команды признают первоначальные цели труднодостижимыми и высказывают недовольство по поводу больших нагрузок.

Это трудный этап для любого коллектива. Если сотрудники не знают о четырех стадиях развития команды и особенно о второй, то в большинстве случаев команда распадается.

Чтобы успешно преодолеть этап конфликтов, воспользуйтесь следующими рекомендациями:

• Постоянно напоминайте членам команды о четырех этапах.

• Объясните сотрудникам, что разногласия – это неотъемлемая часть работы в команде.

• Сосредоточьтесь на общекомандной цели.

• Определите, каких результатов вам удалось добиться к настоящему моменту.

• Попросите координатора помочь в проведении командных совещаний.

• Проводите круглые столы, чтобы каждый мог высказать свои сомнения.

• Всегда ставьте в центр внимания процессы, а не конкретных людей.

• Повторяйте нормы и стандарты работы команды перед каждым совещанием.

• Корректируйте устав команды, ориентируясь на отчеты о текущем статусе проекта и информационные справки по совещаниям.

• Попросите руководителя проекта регулярно выступать перед командой (и комментировать ее достижения).

• Если открытое сопротивление одного-двух человек создает в команде некомфортную обстановку, то с ними необходимо провести личную беседу.

На втором этапе многие члены команды могут растерять свой изначальный положительный настрой. Сконцентрируйте внимание сотрудников на том, что можно предпринять, кто это должен сделать и в какие сроки. Данный этап обычно занимает 2–4 совещания. Его необходимо преодолеть как можно быстрее, чтобы негативные последствия конфликтных ситуаций не отразились на проекте в целом.