Дон Тэппинг - Бережливый офис - Устранение потерь времени и денег

По завершении каждого совещания его следует оценить, даже если другие пункты повестки дня заняли больше времени, чем планировалось. В ходе оценки, помимо всего прочего, необходимо определить, выполнены ли поставленные задачи (и что способствовало или мешало этому), и решить, что следует предпринять, чтобы следующее совещание прошло более эффективно.

Ниже вы можете написать любые другие комментарии или предложения по улучшению совещаний.

В следующем разделе представлены дополнительные инструменты, которые помогут сделать совещания эффективными.

Самооценка руководства и вопросник «Обеспечение предсказуемого результата» помогут вам понять, какие аспекты деятельности вашей организации нуждаются в совершенствовании. Если вы по-прежнему сомневаетесь, тогда следуйте представленным ниже рекомендациям:

1. Выберите процессы, которые сильнее всего влияют на стратегическое развитие компании.

2. Выберите отдел, в котором сотрудники постоянно работают сверхурочно или отстают от графика.

3. Выберите процессы, которые сильнее всего затрагивают клиентов организации.

4. Выберите процессы, которые приносят наименьшую прибыль.

Возможно, членам команды или менеджеру потребуется более сложный метод, чтобы определить рабочую зону, в которой требуется внедрить принципы бережливого офиса. В этом случае обратитесь к главе 4 «Начало пути» и разделу «Определение потока создания ценности и составление его карты».

После того как вы определите объект проекта, необходимо разработать эффективные средства коммуникации, чтобы наладить обмен информацией между всеми участниками.

Существуют четыре формы, используемые в процессе построения бережливого офиса, которые помогают обеспечить эффективный обмен информацией между участниками проекта. К ним относятся:

• устав команды – описывает цель и задачи команды;

• отчет по совещанию – содержит повестку дня, протокол совещания и план дальнейших действий;

• отчет о текущем статусе проекта – информирует менеджера / руководителя проекта о достижениях команды;

• итоговый отчет – описывает достижения и неудачи команды для участников будущих проектов.

Когда для проекта будет выбрана рабочая зона, руководитель должен составить первый, «черновой» вариант устава команды.

Затем, на первом совещании, его следует обсудить и согласовать с остальными участниками проекта. Устав необходимо разрабатывать с учетом следующих рекомендаций (см. рис.).

Устав команды может быть выполнен в любом виде. Гораздо важнее формы, в которой будут представлены цели, задачи проекта и т. п., объяснить всем членам команды поставленные цели и способы их достижения.

Отчет о совещании – это инструмент, позволяющий системно подойти к организации совещаний. Помимо всего прочего, он включает подробную повестку дня и план действий. Ниже перечислены несколько базовых принципов, которые следует соблюдать, используя данную форму:

1. Каждый участник совещания должен быть ознакомлен с его повесткой дня, регламентом и темами.

2. На каждом совещании следует составлять план дальнейших действий и назначать для каждого пункта исполнителя.

3. В отчете фиксируются основные этапы проекта, что позволяет контролировать его выполнение.

Перед первым совещанием руководитель проекта или менеджер должен заполнить информационную справку и раздать ее членам команды. Это позволит увидеть документ в действии.

Данные отчеты регулярно составляются для руководителя проекта и информируют его о том, на какой стадии находится выполнение проекта, обозначенного в уставе команды.