Дон Тэппинг - Бережливый офис - Устранение потерь времени и денег

• отправка ненужных документов;

• слишком частая регистрация документов, находящихся в работе;

• слишком большое количество адресов в списке рассылки;

• передача документов на следующий этап работы вручную;

• выполнение одной задачи несколькими отделами;

• неправильная расстановка приоритетов.

Инструменты для устранения потерь четвертого вида:

• 5S;

• равномерное распределение рабочей нагрузки;

• карта потока создания ценности;

• непрерывный поток;

• система документооборота;

• стандартизированная работа;

• средства визуального контроля.

Выполнение работы, которая не требуется внутреннему или внешнему потребителю, – это пятый вид потерь. Излишняя обработка не создает ценности для клиента, и он не должен за нее платить. В административных процессах эти потери обнаружить сложнее всего. Для этого можно, к примеру, задать следующие вопросы: «Какие основные операции необходимо выполнить, чтобы удовлетворить потребности клиента?» или «Насколько четко мы представляем потребности своих клиентов?».

Далее приводятся несколько примеров потерь пятого вида, а также инструменты бережливого производства, которые помогут от них избавиться.

Примеры потерь пятого вида:

• дублирующие друг друга отчеты или информация;

• ввод повторяющихся данных;

• распространение недостоверной информации;

• постоянная правка документов;

• неэффективные собрания и отсутствие повестки дня;

• отсутствие четкого планирования проектов.

Инструменты для устранения потерь пятого вида:

• методы сбора данных;

• отслеживание документов;

• стандартизированная работа;

• средства визуального контроля;

• обеспечение предсказуемого результата;

• система документооборота.

Кипы бумаг, лишние канцелярские принадлежности, большое число подписей на документах – все это потери. Они занимают место и время. Если обработка документа приостанавливается до получения дополнительной информации (подписи и т. п.) и ситуация меняется, то время, потраченное на этот документ, можно отнести к потерям. В офисе существует два основных типа потерь, которые можно отнести к категории «запасы»: 1) канцелярские принадлежности и 2) время.

Далее приводятся несколько примеров потерь шестого вида, а также инструменты бережливого производства, которые помогут от них избавиться.

Примеры потерь шестого вида:

• документы, ожидающие чьей-либо подписи или визы;

• работа, для продолжения которой требуется завершение других процессов;

• устаревшие документы;

• устаревшее офисное оборудование;

• недостаточная подготовка вспомогательного персонала;

• покупка лишних канцелярских принадлежностей.

Инструменты для устранения потерь шестого вида:

• 5S;

• карта потока создания ценности;

• стандартизированная работа;

• карточки канбан для канцелярских принадлежностей;

• выравнивание рабочей нагрузки – хейдзунка;

• визуальный питч;

• система документооборота.

К потерям в результате брака относится любая обработка, которая привела к появлению дефектов, и дополнительная обработка, необходимая для их устранения. Брак (как внутренний, так и внешний) влечет за собой дополнительную обработку документа, которая не увеличивает ценность продукта или услуги. На то, чтобы выполнить работу правильно с первого раза, требуется меньше времени, чем на то, чтобы ее переделать. Исправление брака – это потери, которые повышают себестоимость любого товара или услуги, и потребитель не должен за них платить. Потери этого вида могу значительно уменьшить прибыль.

Далее приводятся несколько примеров потерь седьмого вида, а также инструменты бережливого производства, которые помогут от них избавиться.

Примеры потерь седьмого вида:

• ошибки при вводе данных;

• ошибки при установлении цен;

• передача неполной документации на следующие этапы обработки;