Константин Довлатов - Бизнес. Законы, которые видны только с высоты успеха

– А что такое «шляпы»? – спросила восточная девушка.

– Словом «шляпы» принято называть набор инструкций и правил исполнения должности, – объяснил Наставник, – это было сделано по аналогии с форменными головными уборами. Например, человек надел фуражку полицейского – значит, исполняет функции полицейского, охраняет общественный порядок. Надел фуражку машиниста – значит, водит поезда и так далее.

– А критерии компетенции выставляет администрация или отдел по работе с персоналом? – уточнила женщина в строгом деловом костюме.

– Компетенция напрямую зависит от инструкции по исполнению тех или иных задач, – отозвался Наставник, – если эта инструкция требует исполнителей, подбираются высокоуровневые исполнители. Если инструкция типа «возьми-положи-переложи бумажку» – подбирается исполнитель дешевый и низкоуровневый.

– А когда разрабатывается инструкция – утверждает ли ее администрация? – женщина, по-видимому, задалась целью выяснить этот вопрос до конца.

– Кто описывает инструкции? Отдел по написанию инструкций! Естественно, это отделение по работе с персоналом! Кроме того что нанимает сотрудников, занимается их адаптацией, оно еще занимается составлением инструкций для сотрудников, а также наблюдением за тем, чтобы инструкции исполнялись. А еще принимает, увольняет, отправляет в отпуска, дает бонусы, учитывает больничные – то есть все, что делает обычный отдел кадров.

– Что у нас дальше? – бодро поинтересовался Наставник. – Отдел маркетинга! Он напрямую занимается доходами.

– За счет рекламы, да? – уточнил мужчина с короткой седеющей бородкой.

– Ну да! Он привлекает людей. И доход должен быть больше, чем расходы и резервы.

– А продажи здесь же?

– Отдел распространения – да! Продажи здесь же.

– А можно ли планировать рекламу? – спросила Ольга. Из-за вороха событий, что навалились в последнее время, она как-то упустила, что срок договора с рекламным агентством истекает в следующем месяце. А теперь ведь и вовсе придется всю концепцию менять!

– Нужно! – ответил Наставник, и сразу стало заметно, что эта тема важна для него. – В принципе, если посмотреть на мелкие компании, они работают без планирования. Финансового планирования у них нет. И тогда получается так, как получается. Когда начинаешь разговаривать с владельцами таких компаний, они говорят: «В нашем бизнесе ничего спланировать невозможно! Мы не знаем, какой будет спрос». Конечно! Никто не знает, какой будет спрос. Но всегда есть некоторые статистические данные, на основе которых можно спрогнозировать (плюс-минус какие-то отклонения), каким будет спрос на определенный товар.

– То есть данные прошлых лет? – уточнила Ольга.

– Ну, не обязательно прошлых лет… Например, если в январе этого года спрос был в три раза больше, чем в январе прошлого года, то я планирую, что и в мае спрос будет в три раза больше, чем в прошлом мае. Смотрю продажи по прошлому маю, умножаю на три, смотрю, какие продукты пользуются спросом, и планирую продажи. Потому что если этого не делать… – Наставник беспомощно развел руками, давая понять, что на нет и суда нет.

– Может быть, вам, конечно, повезет и спрос будет большой, – задумчива добавил он, – но будет ли у вас достаточно продукции, чтобы обеспечить этот спрос? А если вы сделаете большой запас продукции – не съест ли все ваши деньги склад? Особенно если продукция скоропортящаяся… Поэтому планирование очень важно.

– А насколько надо планировать? Ну, по времени… – спросила девушка в очках.

– Цикл планирования зависит от того, чем занимается компания – есть годовой цикл, есть квартальный… Если очень быстрые обороты, то может быть месячный или даже недельный.

– А кто должен заниматься планированием? – Молодой человек весь подался вперед.

– Планированием занимается седьмое отделение, администрация! Финансовый директор сидит там.

Наставник снова обернулся к схеме.

– Следующее отделение – финансовое. Задача его состоит в том, чтобы содержать в порядке все имущество организации, движимое и недвижимое. Учет, амортизация, распределение финансовых потоков внутри организации, то есть сколько и какому отделу нужно выделить денег, – это все к ним. То есть они получают деньги от клиентов, они рассчитывают затраты – как прямые затраты на производство, так и косвенные, делают отчет о движении денежных средств, занимаются как распределением денег внутри компании, так и обменом с внешними контрагентами.