Евгения Тудалецкая - Нет офиса – нет проблем [litres]

Чуть позже я расскажу вам о внедрении наставничества в структуру компании.

Недавно в одной из моих компаний произошел поучительный случай.

Сотрудник, который работал удаленно на должности руководителя и курировал один из видов моего бизнеса, решил уволиться. Но перед уходом выдвинул требование о том, что мы должны будем оплатить все его переработки. Когда мы принимали этого сотрудника на работу, то сразу же договорились о том, что он будет каждый вечер заполнять отчет, который называется «Календарь регулярных активностей». В этом календаре он писал о том, в какое время пришел, какие дела выполнил, во сколько завершил работу. Таким образом, общая картина деятельности этого сотрудника отображалась в данном календаре. Мы попросили предоставить все ежедневные отчеты, чтобы посчитать его переработки и выплатить определенную сумму.

За взаимодействие с данным сотрудником отвечал его руководитель Елена К. Соответственно, сотрудник, который собрался уходить, должен был показать свой отчет Елене, чтобы она могла проверить все переработки и выйти к руководству со всеми подсчетами и предложением оплатить переработку.

После того как был получен отчет, Елена сделала заявление о том, что полученный документ – это обман. Как она это определила? Отчет был размещен на Google-Диске и предоставлен только для просмотра. Но, будучи опытным руководителем, Елена попросила дать ей доступ для редактирования данного отчета. Сотрудник, не обратив внимания на просьбу руководителя, предоставил доступ. При просмотре отчета Елена увидела, что человек за 3,5 часа текущего дня вручную заполнил весь отчет, который должен был заполнять на протяжении 3 месяцев. Заполнение календаря никем не контролировалось, поскольку не возникало никаких вопросов по работе данного сотрудника. Мы понимали, что человек свою работу выполнял хорошо, разговоров о переработках никогда не вел и уж тем более не ставил вопрос ребром, как сейчас. Вряд ли он мог в подробностях вспомнить все действия, которые выполнял, допустим, неделю назад. Предоставив выдуманные переработки, человек потребовал выплатить ему определенную сумму.

Я считаю, что этот пример очень показателен. Благодаря компетентности Елены К. нам удалось определить, что сотрудник предоставил ложные данные. И еще один момент, который следует учесть. Важно знать все нюансы удаленного контроля с точки зрения технических возможностей Google-диска или других инструментов. Даже не наблюдая ежедневно за сотрудником, есть возможность увидеть такие вещи, которые в подобных случаях можно будет предъявить.

Если мы сравним удаленное взаимодействие с сотрудником с офисным взаимодействием, то сможем увидеть явную параллель. Например, кабинет, в котором сидят твои сотрудники на удаленке – это чаты в скайпе, шкаф или рабочий стол, где хранятся папки с документами, это Google-диск или Яндекс-диск, где в облаке хранятся данные. В любой момент времени каждый сотрудник может туда обратиться.

Есть еще один важный момент. Если мы вспомним про корпоративное взаимодействие, в офисе постоянно идет переписка по почте, причем по внутренней или по внешней – не важно. При удаленном же сотрудничестве почта как таковая вообще не используется, она не нужна. Я пробовала работать и через почту, но нашла более универсальные способы, например, чаты в Telegram или Skype.

Сотрудники должны оставить привычку переписываться в личке, если мы говорим про Skype. Если сотрудники обсуждают рабочие вопросы, используя частные каналы, это значит только одно: что ты как руководитель не создал для них правильную инфоструктуру. И ты как руководитель автоматически выходишь из информационного поля, теряешь оперативное влияние на процесс.

Важно подключить CRM-систему и IP-телефонию, чтобы фиксировать работу с клиентами и иметь возможность прослушивать звонки сотрудников.

Я не говорю о том, что любые показатели нужно анализировать и считать ROI бизнеса. Для интернет-магазинов или для работы с розничными клиентами хорошим решением может быть Retailcrm. А для работы с корпоративными продажами или холодными звонками хорошо подходит AMOCRM. Для учета процессов внутри компании отличным решением станет «Мегаплан», а для бухгалтерского учета сервис «Мое дело».

Для эффективного взаимодействия с удаленными сотрудниками необходимо позаботиться о «едином информационном поле». Как визуализировать рабочий стол в облаке каждого сотрудника? Этот инструмент я взяла у Ксении Минайченко. Ксения стояла у самых истоков проекта по подбору персонала, и она сказала как-то раз: «Знаешь, я привыкла использовать файл, который назвала «пульт управления». Я даже не стала его переименовывать, пусть это название сохранится как авторское.