Александр Фридман - Пожиратели времени. Как избавить от лишней работы себя и сотрудников

Дано: ограниченность рабочего времени (вы просто не сможете каждый раз работать по ночам) и некое константное время, за которое можно выполнить различные работы.

Цель: нужно сделать как можно больше.

Вопрос: какие дела будет выбирать мозг, получив такую команду?

Решение: нужно выбирать мелкие дела, так как именно их можно сделать больше.

Одна из проблем функционирования нашего мозга в том, что он старается как можно лучше выполнить те задачи, которые мы ему ставим, но не всегда склонен перед выполнением задавать нам вопросы: а точно ли нам нужно именно это, и если «да», то зачем? Он просто выполняет то, что мы просим. На этот же подход – сделать побольше – работает и один из законов диалектики: о переходе количества в качество. Но мне кажется, что этот закон, во‐первых, толкуется слишком упрощенно, во‐вторых – имеет ограничения «по территории». Впрочем, это справедливо для любых законов. К примеру, закон Ома для участка цепи не действует в гидравлике. Так вот, рискну предположить, что большое количество маленьких дел не обязательно доведут до нужных результатов. Поэтому путь к успеху лежит не через количество сделанного, а через качество выбора: что и когда делать, а чего не стоит касаться.

• Желание «сделать все».Его можно рассматривать как некий апофеоз предыдущего пункта, но мотивы чуть отличаются. Руководителю, конечно, хочется, чтобы дел больше не осталось и он ушел домой с легким сердцем. К чему приводит такой настрой? Допуская с вечера, что завтра, или, придя на работу, что сегодня наконец удастся сделать все, человек не проводит сравнительный анализ текущих дел и не расставляет приоритетов на выбранный период. Может быть, даже не только на день, но и на неделю. Действительно, а зачем это делать? Если я собираюсь успеть все, то и расстановка приоритетов, и выбор последовательности выполнения дел выглядят лишним действием. Зачем тратить на это время, не лучше ли потратить время на решение вопросов?

Пример. Сотрудник не выполнил то, что обещал. При этом, анализируя его работу, видно: сделано то, чего можно было и не делать, а вот обязательное не начато или же не завершено. Объяснение сотрудника: «Я думал, что все успею… я очень старался, но…» К сожалению, ни старания, ни намерения не могут изменить свойств работы. Старание – ресурс необходимый, но, как вы уже знаете, недостаточный – без правильного подхода.

• Иллюзия «переход количества в качество».Так гласит один из законов диалектики. Но любой закон действует на ограниченной территории. Руководителю кажется, что большое количество дел в итоге непременно обеспечит успех. Однако это иллюзия; нужный результат возникнет при правильном выполнении нужного набора дел, что никак нельзя заменить их количеством.

Информация к размышлению. Все эти естественные, без иронии, управленческие ошибки и приводят к тому, что руководитель загружен (на самом деле он себя загружает сам) текучкой. Естественными эти ошибки можно назвать потому, что человек следует по пути наименьшего сопротивления и дает себе неверные по сути, но кажущиеся позитивными – «Я должен стараться сделать побольше» – установки. При этом он же сетует, что на действительно важные дела времени и не остается. Причина же вовсе не в нехватке времени, а в неправильной расстановке приоритетов при выборе дел. А в результате – массивы незавершенной вовремя работы, падение дисциплины, зря потраченное время и гнетущее чувство вины.

• Первым делом обеспечьте себе обзор всех своих дел. Для этого можно использовать любые из многочисленных сегодня программ или приложений, начиная с Microsoft Outlook. Основные критерии выбора: удобство использования и совместимость с другими программами. Также можно взять любой – опять же удобный для вас – бумажный носитель: планировщик, листы А4 или развешенные на стене листы флип-чарта.

• Я считаю, что главное – это ваше удобство, а вовсе не стремление выглядеть современно. Я работал с весьма успешными и профессиональными руководителями, которые использовали бумажные носители, обеспечивая всесторонний обзор своих дел, а внесение нужных данных в корпоративные ПО делегировали своему помощнику. В общем, вариантов множество, и если вы понимаете, для чего вам обзор, то гарантированно найдете способ, который будет оптимальным с различных точек зрения [3] Более подробно технология обеспечения полноценного обзора дел описана в моей книге: Фридман А. Вы или хаос: профессиональное планирование для регулярного менеджмента. М.: Добрая книга, 2018. .