Кейт Кинан: Управление временем

Ваше отношение показывает, хотите ли вы достичь успеха в организации своего времени или же предпочитаете использовать его как оправдание собственному бессилию.

От вас требуется желание научиться управлять временем. Стоит только решиться, и все пойдет как по маслу.

Чтобы определить, эффективно ли вы используете время, проанализируйте свои ответы на следующие вопросы.

▲ Трудно ли вам перечислить все то, что вы сделали в течение дня?

▲ Сложно ли вам укладываться в сроки?

▲ Делаете ли вы то, что вовсе не обязательно?

▲ Часто ли вы выполняете работу вместо других?

▲ Случается ли так, что на выполнение некоторых заданий вы тратите больше времени, чем необходимо?

▲ Сложно ли вам вовремя приходить на встречи?

▲ Часто ли вы забываете, что собирались сделать?

Если вы ответили утвердительно на большинство вопросов, возможно, вам нужно уделять больше внимания организации своего времени.

• не забывать анализировать то, как прошел день;

• определить, что отнимает у вас наибольшее количество времени;

• выяснить истинные причины того, что мешает вам завершить какое-то дело или вообще не дает возможности выполнить какую-то работу;

• четко сформулировать ваши главные достижения за прошедший день;

• настроиться на успех в решении проблемы планирования времени.

Уинстон Черчилль сказал однажды: «Если хотите, чтобы работа была выполнена, поручите ее очень занят о му человеку». Считается, что занятые люди лучше других контролируют время. Создается впечатление, что они могут сделать за день столько, сколько другим не по плечу. И именно занятой человек всегда найдет возможность внести нужные коррективы в свой график.

Обычно этому способствуют:

• умение отличать первоочередные дела от второстепенных;

• серьезное отношение к срокам выполнения работы;

• привычка все успевать;

• ответственность за порученное дело.

У каждой должности есть свое название и описание, согласно сфере применения. Оно определяет основные функциональные обязанности, за которые работник несет личную ответственность.

Если вы осведомлены о круге ваших обязанностей, то всегда можете сравнить их с той работой, которую выполняете на самом деле.

При отсутствии должностной инструкции, составьте ее самостоятельно. Определите свои основные обязанности. Составьте список того, что необходимо для эффективного выполнения работы. Проанализируйте реальный объем требований к должности и ваш вклад в эффективное развитие бизнеса.

Вы можете обнаружить, что тратите время на выполнение далеко не основных функций. И даже если эта работа интересна и приятна, все же надо осознать, что заработную плату вам платят совсем не за это.

Первым шагом к целесообразному использованию времени может послужить четкое представление о том, за что именно вы несете непосредственную ответственность. Как только вы это осознаете, вам, несомненно, станет легче ставить задачи и определять приоритеты.

Постановка и достижение целей играет главную роль в управлении временем. Если вы не знаете, чего хотите достичь, то не будете знать, с чего следует начать.

Четко определив наиболее важные дела и сроки их выполнения, вы с легкостью сможете контролировать события. Таким образом, у вас появится шанс достичь наилучших результатов. Причем сделать это вы сможете за то время, которым располагаете.

Не забывайте также, что намечать цели очень полезно. Это помогает:

• сфокусировать внимание на выполняемой работе;

• составлять план выполнения работы на определенный отрезок времени;

• держать окружающих в курсе событий, чтобы они понимали, какая роль им отведена.

Наличие целей не допускает пустой траты времени. Чтобы четко определить цель, нужно:

• выработать ясное представление о том, чего вы планируете достичь;

• поделиться мыслями и выслушать мнение других;

• изложить на бумаге свои намерения и строго их придерживаться.

Установление порядка очередности дел поможет вам в достижении целей. Но для этого нужно определить степень своей загрузки и решить, какие из накопившихся дел нужно выполнить в первую очередь. Задачи можно подразделить на четыре категории: