Кейт Кинан: Управление временем

Иногда кажется, что быстрее сделать работу самому, чем тратить время на объяснения. Кроме того, даже отдав распоряжение, очень трудно устоять перед соблазном не вмешиваться при малейшей возможности. Ведь наверняка у исполнителя, особенного неопытного, в первый раз возникнет немало трудностей. Но в случае вмешательства в следующий раз вы опять столкнетесь с той же проблемой, поскольку:

• истратили свое время на выполнение работы, которая была поручена другому;

• подчиненные быстро поймут, что все проблемы вы будете решать за них;

• не сможете решить задачи, стоящие непосредственно перед вами.

Разумеется, многие отвергнут вашу помощь. Но найдутся и такие лодыри, которые даже перестанут утруждать себя стараниями. Из-за этого эффективность лично вашей работы окажется под угрозой, и вы будете вынуждены поручать те задания, за которые несете личную ответственность, другим – тем, кто не может выполнять их надлежащим образом. А это значит, что им снова потребуется ваша помощь.

3. Нерациональная трата времени.Вы тратите на выполнение работы больше времени, чем нужно, поскольку:

• не организованны и не можете найти все необходимое для завершения дела;

• считаете задание чрезмерно сложным, ибо не получили всей информации, необходимой для его выполнения;

• начинаете действовать стремительно, без предварительной разработки четкого плана;

• пытаетесь все сделать самостоятельно.

4.Мы с большой неохотой признаем, что тратим чужое время. Многие возразят, дескать, они не успевают реализовывать собственные планы, поэтому просто не могут занимать еще чье-то время. Но как часто мы:

• выдаем «мысли вдогонку», когда человеком уже проделана большая часть работы;

• забываем поделиться новой информацией, и исполнители работают с устаревшими данными;

• просим помочь в чем-то, но при этом не предоставляем необходимые документы или материалы;

• назначаем спонтанные встречи без определенной повестки. Соответственно, приглашенные не имеют ни малейшего представления, о чем пойдет речь, и не могут должным образом подготовиться;

• позволяем себе лирические отступления, из-за чего дискуссии становятся чрезмерно длительными, и, как результат, – менее эффективными;

• заставляем пунктуальных людей ждать (объясняя или не объясняя причины) из-за того, что сами опаздываем.

Если вы уличили себя хоть в чем-то из перечисленного, вам станет понятно, сколько времени потеряно другими по вашей вине. Например: вы недостаточно подготовились к десяти встречам, из-за чего последние длились на 25 минут дольше необходимого, – в целом потрачено впустую 250 минут, то есть больше половины рабочего дня.

Иногда задание оказывается слишком трудным, и его выполнение занимает больше времени, чем было запланировано. В таком случае вы вряд ли сможете сделать все, что от вас требуется, и, несмотря на огромные старания, придете к финишу с большим опозданием. Если же вы попросту уклоняетесь от работы, она не выполнится сама по себе, а ваше отношение в конечном итоге непременно приведет к кризису. А преодоление кризиса – это, конечно, «достойный награды» способ потерять время.

Всегда можно найти много вполне обоснованных оправданий для неспособности укладываться в срок. Но поскольку все располагают одинаковым количеством времени, отличие между людьми состоит в том, как каждый его распределяет. На самом деле нет такого явления как нехватка времени. Всегда можно его найти. Было бы желание!

Если же кто-то оправдывается тем, что у него нет времени, под этим кроется самое обычное нежелание его искать. Ведь, согласитесь, вряд ли у вас бы не нашлось свободного денька, чтобы посетить презентацию нового сорта шампанского в Париже!

Мы не укладываемся в отведенное время, поскольку:

• задание не кажется достойным усилий;

• бездеятельность не грозит каким-то серьезным наказанием;

• в конце концов, есть множество более интересных вещей;

• не были установлены предельные сроки.

Если вы обманываете себя, веря собственным оправданиям, то никогда не научитесь управлять временем. Будьте честны перед собой, определите истинные причины, по которым вы либо совсем не выполняете намеченного, либо нарушаете все возможные сроки.

Спросите себя, насколько вы удовлетворены тем, как используете время. Может быть, вы делаете это недостаточно эффективно и чувствуете, что способны на большее. Вполне вероятно, что не выполненные вовремя дела – это те, которые вы не хотели или не смогли сделать. В таком случае полезно будет составить подробный отчет о выполнении работы, скажем, за день. Иными словами, неплохо было бы сделать «фотографию рабочего дня», – чтобы определить исходный уровень, с которым в дальнейшем вы сможете сравнивать свои успехи в управлении временем.