Кейт Кинан: Проведение собраний и совещаний

▲ Признаете ли вы тот факт, что иногда люди не могут поделиться своим мнением из-за боязни выглядеть глупо?

▲ Понимаете ли вы, что иногда люди не меняют свое решение (если даже они этого желают) только из-за страха потерять лицо?

▲ Согласны ли вы, что молчание не всегда знак согласия?

▲ Знаете ли вы, что группа людей принимает более рискованные решения, чем каждый участник совещания по отдельности?

•знать, что существует четыре этапа становления группы, предшествующие принятию продуктивного решения. И только последний из них способствует получению эффективных результатов;

•понимать, что группа оказывает воздействие на индивидуальное мышление и поведение;

•знать, что под давлением человек может согласиться с коллективным решением вопреки собственному мнению;

•осознавать, что некоторые люди могут придерживаться общего мнения, только потому, что боятся выглядеть глупыми;

•понимать, что отсутствие разногласий не всегда означает согласие;

•понимать, что, работая в группе, люди могут принимать более рискованные решения, чем индивидуально;

•при проведении совещания всегда помнить о групповой динамике.

Успех собрания зависит от его организации. Необходимо заранее выяснить несколько важных моментов:

• к какому виду можно отнести предстоящее мероприятие;

• какова цель собрания;

• какие вопросы нужно обсудить;

• кого необходимо пригласить;

• когда и где проводить собрание.

Собрания и совещания, как и обеды, бывают официальными и неофициальными. Для того чтобы провести мероприятие успешно, вначале необходимо определить его характер.

Официальное мероприятие имеет четко обозначенный статус и проводится согласно установленным правилам. На таком заседании всегда присутствуют специально приграшенные люди. Основные составляющие мероприятия:

• повестка дня (перечень вопросов, которые будут обсуждаться);

• доклады (изложение сути вопросов);

• выступления (обсуждение вопросов повестки дня);

• поправки (обсуждение изменений, которые предлагают внести в обсуждение);

• прения (проведение дискуссии);

• голосование (принятие или отклонение предложений);

• составление протокола (письменное изложение событий);

• разное (обсуждение вопросов, которые не входили в повестку дня).

На неофициальных встречах люди чувствуют себя более непринужденно. Те м не менее, к таким мероприятиям тоже следует готовиться. Для проведения неофициальных встреч необходимы:

• список тем для обсуждения;

• ведущий мероприятия;

• протокол достигнутых соглашений.

Неофициальные мероприятия проходят в более спокойной обстановке, но все-таки нужно помнить, что только хорошо организованное совещание или собрание дает положительный результат.

Каждое собрание должно иметь повестку дня, которую нужно заранее продумать. Этот рабочий документ, как компас, направляет собрание по правильному пути. Повестка дня помогает экономить время и долго не задерживаться на второстепенных вопросах.

Хорошо подготовленная повестка дня состоит из:

• цели, даты, времени и места проведения собрания;

• списка приглашенных лиц;

• перечня обсуждаемых проблем;

• главной темы;

• разного;

• даты следующего собрания.

Повестка дня определяет ход совещания. Вначале нужно обсуждать легкие для принятия решения вопросы, а уже потом – спорные. Чтобы заставить присутствующих последовательно принимать решение, нужно начинать собрание с вопросов закрытого типа, подразумевающих выбор между «да» и «нет». Сказав «да» в первый раз, люди будут склонны к утвердительному ответу и в остальных случаях.

Повестка дня информирует участников о том, какие вопросы выносятся на обсуждение и требуют принятия решения.

Если ответственный за проведение собрания заранее разошлет повестку дня (пусть даже в черновом варианте) всем участникам, каждый приглашенный сможет подготовиться и внести свои предложения для обсуждения. Кроме того, это дает возможность своевременно узнать, будет ли сам приглашенный присутствовать на собрании или же пришлет вместо себя другое лицо.