Полли Берд - Тайм-менеджмент

Интересуйтесь мнением сотрудников по поводу экономии времени. Возможно, они смогут предложить неизвестные вам способы рационализации работы, выдвинуть идеи, которые заинтересуют весь ваш персонал.

Не исключено, что, когда вы поделитесь с людьми своими мыслями, кто-то скажет: «Да, но если сделать так-то и так-то, операции будут выполняться быстрее, более рационально, более экономически эффективно». Именно такого ответа вы и ждете. Ведь вам нужно, чтобы люди не только следовали вашим указаниям в управлении временем, но и привносили собственный опыт, выступали не только пассивной, но и активной стороной. Как специалисты, знающие каждый участок работы изнутри, они могут предложить лучшие способы усовершенствования существующего порядка, которые вы, если посчитаете оправданным, сможете включить в общую схему.

Никакая схема управления временем не является жесткой, раз и навсегда установленной конструкцией. Всегда можно найти другие, более совершенные способы решения задач. Предоставьте персоналу шанс найти эти способы и пользуйтесь ими. Помимо прочего, стиль управления временем зависит от особенностей компании и занятых в ней людей. Вам предстоит решить, какой в наибольшей степени подходит именно для вашей организации и вашего персонала.

Вами лично или вашей компанией должно быть организовано внутрифирменное обучение управлению временем. Для организации процесса предстоит либо обратиться к услугам специализированной компании, либо проводить обучение самостоятельно, пользуясь помощью и содействием других сотрудников. В любом случае позаботьтесь о том, чтобы весь персонал был проинформирован о мероприятиях, и выберите для их проведения время, которое устроит всех. Вам также следует присутствовать, и не только чтобы, возможно, узнать что-то для себя новое, но и чтобы быть в курсе того, что преподается вашему персоналу.

Отведите специальный учебный день или даже неделю, в течение которых и будет производиться изучение и практическое опробование приемов управления временем. Возможно, вы решите назначить два отдельных дня специально для обучения, скажем, эффективной работе на телефоне и проведению собраний и совещаний.

Сформируйте комитет, в функции членов которого будет входить наблюдение за процессом обучения и последующий контроль за внедрением техники управления временем. Выберите координаторов, которые будут заниматься привлечением персонала к обучению и распространением информации на эту тему в рамках всей компании. Старайтесь широко оповещать о проводимой программе обучения. При необходимости объявите о целом дне или половине дня обязательного тренинга для персонала каждого из подразделений компании.

Раздайте всем сотрудникам по экземпляру книги об управлении временем (почему бы и не этой?), чтобы каждый имел под рукой изложение базовых положений концепции и мог на досуге с ними ознакомиться.

Если вы не пригласите независимого эксперта по управлению временем, который займется с каждым сотрудником аудитом его индивидуального плана использования времени, вам придется самому инструктировать персонал по группам. Преимуществом такой формы работы является то, что каждый участник получит возможность выдвинуть собственные предложения, которые могут оказаться полезными для всех, а также возможность инициировать на встрече последующее обсуждение этих и других предложений.

Постарайтесь сформировать атмосферу сотрудничества, а не накачки. Привлечь же присутствующих к сотрудничеству вам удастся скорее, если вы продемонстрируете собственные усилия по внедрению приемов управления времени в практику своей работы.

В качестве первой для себя цели определите выработку нового подхода к работе с бумагами. Достижение ее предполагает расчистку всех столов в офисе и следование советам, изложенным в главе 7. Когда все бумаги будут рассортированы, а столы свободны от всего лишнего, приступайте к ознакомлению персонала с техникой планирования времени с использованием дневников, списков дел и органайзеров, как это представлено в главе 3.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Попросите наиболее эффективного представителя персонала первым расчистить его стол, а потом помочь остальным.