Полли Берд - Тайм-менеджмент

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Лучше, если адреса ваших почтовых ящиков будут содержать характерные, а не общие термины. Сделайте так, чтобы адреса в достаточной степени друг от друга отличались и вы сами четко в них ориентировались.

Группы новостей также являются существенной причиной информационной перегрузки. Если через свой электронный адрес или Интернет вы стали абонентом одной или нескольких групп новостей, то при каждом подключении будете получать на свой компьютер сотни статей.

Прочитать все статьи абсолютно нереально. Между тем в них может содержаться что-то действительно для вас интересное. Настройте свою программу электронной почты на загрузку только заголовков статей. Так вам легче решить, что достойно вашего внимания, и при необходимости загрузите статьи полностью. Все прочее может быть стерто. Если не будете регулярно избавляться от всего того, что к вам поступает, вскоре обнаружите, что память вашего компьютера забита мегабайтами «мусора».

Вы, вероятно, подумаете, что слух никак не связан ни с чтением, ни с приобретением значительного количества информации. А между тем умение слушать способно сократить потребность в изложении информации в письменном виде для последующего повторного ознакомления посредством чтения, если только это не абсолютно необходимо, как, скажем, в случаях, когда дело касается юридических вопросов.

Умение слушать позволяет экономить время, поскольку: уменьшает необходимость повторений;

► устраняет потребность в пояснениях;

► позволяет сократить разговор и строго придерживаться его темы;

► устраняет потребность в письменном изложении;

► делает ненужными последующие разговоры.

Умение правильно слушать требует наличия определенных навыков, которыми обладают далеко не все люди. Необходимо сосредоточиться на словах собеседника или докладчика, запоминать наиболее важные моменты его высказываний. Одновременно необходимо демонстрировать человеку свое полное внимание и серьезное отношение к его словам.

Внимая человеку, не стесняйтесь делать краткие записи. Тем самым вы будете подчеркивать свой интерес и сразу выделять ключевые мысли собеседника. С другой стороны, если считаете, что записи будут мешать кому-то из вас двоих, сделайте их сразу по окончании разговора, пока слова собеседника еще свежи в вашей памяти.

Совершенствуйте свое умение слушать, пользуясь следующими приемами:

► задавайте уместные вопросы;

► при необходимости требуйте пояснений;

► подчеркивайте свое безраздельное внимание;

► смотрите прямо на собеседника или докладчика;

► проявляйте искренний интерес к его словам.

ДЕСЯТКА КЛЮЧЕВЫХ СОВЕТОВ

1. Позаботьтесь об исключении своего имени из списков почтовой рассылки бюллетеней, каталогов и т. д.

2. Учитесь читать ради конкретной информации, не просто от корки до корки.

3. Оградите себя от «макулатурной» почты и пустых телефонных звонков.

4. Записывайте только те программы ТВ и радио, которые сможете просмотреть или прослушать.

5. Не подписывайтесь более чем на одну или две группы новостей, избавляйтесь от большинства статей, не читая.

6. Учитесь правильно слушать, это избавит вас от последующих затрат времени.

7. Слушая и читая, делайте записи и пометки.

8. Ищите только ту информацию, которая действительно нужна вам в данный момент.

9. Не храните журналы, вырывайте из них нужные статьи.

10. Не обязательно знать все, главное — знать, где найти.

Вам отнюдь не нужна вся та информация, что ежедневно обрушивается на вашу голову. Отсеивайте малозначительные и не относящиеся к делу печатные материалы, сделайте так, чтобы ваше имя больше не значилось в большинстве списков рассылки как внутри компании, так и вне ее. Сократите объем материалов для прочтения до необходимого минимума и заведите специальную папку для бумаг, которые сможете прочитать в свободные минуты. Практикуйте беглый просмотр материалов, запишитесь на курсы скорочтения, если хотите научиться читать гораздо быстрее, чем сегодня. Не слушайте по радио и не смотрите по телевизору все без разбора. Контролируйте поток электронных сообщений путем открытия отдельного ящика для «макулатурной» корреспонденции. Потом вы ее сотрете без просмотра.