Полли Берд - Тайм-менеджмент

В главе разъясняется, как приобщить ко всем преимуществам техники управления временем ваш персонал. В ней представлены существующие формы обучения, рассказывается, как приступить к обучению рациональному использованию времени в рамках компании.

Итак, вы прочли эту книгу, опробовали изложенные в ней идеи на практике и результат вас удовлетворил. Выбрали ли вы полигоном для исследования — «только чтобы посмотреть, что получится» — работу или дом? Если на работе пока что оставили все как есть, приступайте к изменениям немедленно. Объясните персоналу смысл своих действий. Заручитесь поддержкой своего секретаря. Предложите опробовать что-то из новой методики сотрудникам. Действуя совместно, все вы очень скоро станете очевидцами разительных перемен.

Здравый смысл непременно подскажет вам, что пытаться экономить время в одиночку, при том что люди вокруг вас будут продолжать действовать как прежде — не лучший вариант. Если, к примеру, вы начинаете работать с бумагами, как предлагается выше, а сотрудники продолжают обрастать грудами документов и просто макулатуры или вы готовитесь к собраниям со всей тщательностью, но никто, кроме вас, и не думает знакомиться с нужными материалами — дело экономии и эффективного использования времени не двинется дальше вашего стола и в конце концов просто захлебнется в трясине всеобщей неэффективности.

Найджел руководил многочисленным штатом коммерческих сотрудников крупной компании. Он прочел много книг по управлению временем и во вне рабочее время прослушал специальный курс обучения по той же тематике. Его стол был в идеальном порядке, он тщательно планировал свой день и старался с пользой провести каждую минуту. Однако Найджел и не пытался призвать персонал последовать его примеру. Стоило ему рассортировать бумаги и приняться за работу, как подчиненные начинали подбрасывать ему бесполезные сводки и служебные записки самого различного характера, беспрестанно заглядывали в кабинет с вопросами. Идеально расписанный график рушился уже с утра. Отчаявшись что-либо изменить, Найджел пригласил эксперта по вопросам управления временем для выступления перед подчиненными. В середине речи докладчика один из сотрудников повернулся к Найджелу и воскликнул: «Так вот чего вы хотите!» Оказалось, что люди воспринимали его новую манеру работы как некое чудачество. Стоило им понять преимущества системы, которую проповедовал босс, и собственную роль и выгоду от участия в общей игре, как они с энтузиазмом в нее включились, и продуктивность работы отдела в целом резко возросла.

Если хотите, чтобы жизнь шла по заранее намеченному плану, без провалов и авралов, придется учить других действовать по тому же методу. Чем больше людей вокруг вас станет пользоваться техникой управления временем, тем больше дополнительного времени в вашей жизни появится и тем меньшее напряжение вы сами будете испытывать.

Часто люди следуют однажды заведенному порядку только потому, что никто не познакомил их с другим способом действий. Вы сможете в полной мере воспользоваться всеми преимуществами собственного стиля работы, только если разъясните его смысл окружающим.

СОПУТСТВУЮЩИЙ СОВЕТ

Начните разъяснение того, чего ждете от сотрудников, с нескольких основных своих помощников. Если сможете привлечь их на свою сторону, остальные сами к вам примкнут.

Ничего хорошего не получится, если вы с решительным видом явитесь в понедельник утром в офис и заявите: «Хочу, чтобы с этого момента все работали эффективно и экономили время. Прямо сейчас начинайте действовать с использованием приемов техники управления временем». Кто-то поймет, о чем вы говорите, а кто-то лишь будет теряться в догадках.

Если вы доходчиво и подробно не разъясните сотрудникам, чего от них хотите, то получите полный набор разнородных систем, а итог будет не лучше прежнего.

Важно, чтобы в работу по-новому был вовлечен весь ваш персонал, поскольку отдельные элементы управления временем могут быть распространены на деятельность в целом подразделения или компании. Если, к примеру, все в компании пользуются одной схемой систематизации документов, значит, каждый сможет быстро найти любую необходимую информацию. Если же у каждого своя система, то в компании, где люди часто перемещаются из кабинета в кабинет, занимаются разнохарактерной работой, всякий раз будет уходить много времени на знакомство и привыкание к другой системе классификации.