Владимир Данилов - Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе

В итоге без нужды преждевременно выбирают установленный лимит, платят больше налогов и получают проблему перехода на обычную систему налогообложения.

Есть еще интересное явление – во всем мире бизнес стремится к узкой специализации, тесной работе с подрядчиками и смежниками.

В России же наоборот – создаются холдинги, в которых «все свое»: собственный банк, кадровое агентство, логистическая компания и т. п.

Недавно появилась информация, что один из крупных российских ритейлеров зарегистрировал свою собственную энергосбытовую компанию для обеспечения электрической энергией своих подразделений.

Матричная структура

Для эффективной работы фирмы рекомендуется применять элементы матричной структуры – создавать рабочие группы для решения отдельных задач или выполнения проектов.

В состав рабочей группы входят сотрудники разных подразделений, один из них назначается руководителем и отвечает за работу группы и получение результата.

Создание рабочей группы оформляется приказом, в котором обозначается цель создания и сроки выполнения проекта, утверждается состав рабочей группы.

Рабочая группа с определенной периодичностью проводит совещания, на которых контролируется ход выполнения проекта.

По окончании работы или после выполнения проекта рабочая группа расформировывается.

Такой способ работы удачно компенсирует недостатки жесткой функциональной модели, скованной иерархией и разделяющей сотрудников по отдельным подразделениям, позволяет более эффективно решать комплексные задачи.

Регламент работы сотрудника (РРС)

После того как появился первый проект организационной структуры, следует приступить к разработке регламентов на каждое рабочее место.

Регламент работы сотрудника (РРС) – это документ, в котором собраны следующие данные:

1. Название подразделения.

2. Название должности.

3. Фамилия сотрудника или сотрудников.

4. Перечень операций, которые выполняет сотрудник.

5. Факторы начала и окончания операций.

6. Средства осуществления.

7. Периодичность операций.

8. Среднее время на операцию.

9. Действия, выполняемые сотрудником при осуществлении конкретной операции.

10. Наличие контроля над операцией.

РРС позволяет детально понимать, в чем конкретно заключается работа сотрудника. Образец РРС (табл. 4).

Если добавить столбец «Количество операций», то получим плановую загруженность сотрудника в часах.

Регламенты работы сотрудников должны быть адекватны разработанным моделям бизнес-процессов.

По такому же принципу можно делать Регламенты работы подразделений. Это позволит понимать все операции, которые осуществляются в каждом подразделении.

Наличие РРС облегчает проведение бизнес-аудита (контроля бизнес-процессов), позволяет проверять загруженность сотрудников, ускоряет адаптацию новых сотрудников.

Альбом РРС фактически является Регламентом работы всей фирмы и позволяет руководителям в короткие сроки знакомиться с работой подразделений и отдельных сотрудников.

Таблица 4 Регламент работы сотрудника (РРС)

Описание рабочего места (ОРМ)

После разработки РРС приступают к разработке описаний рабочего места (ОРМ) по такому примеру:

Описание рабочего места (ОРМ)

Наименование должности: Менеджер отдела региональных продаж

Общие положения

Менеджер отдела региональных продаж (далее – менеджер) является сотрудником отдела, осуществляющего продажи в регионах РФ, и подчиняется начальнику отдела региональных продаж коммерческой службы ООО «Красочный мир».

Задачей отдела является обеспечение продаж товаров покупателям. Технологическая цепочка:поиск покупателя – заключение договора – получение заявки на поставку – оформление заявки на отгрузку – контроль отгрузки – контроль оплаты сделки.

У менеджера нет сотрудников в подчинении.

В период отсутствия на работе менеджера его обязанности исполняет начальник отдела или сотрудник отдела на основании приказа генерального директора.

Функциональные обязанности

• Поиск покупателей.

• Организация заключения договоров с покупателями.

• Оформление заявок на отгрузку.

• Контроль отгрузки товаров покупателю.

• Контроль оплаты поставки покупателем.

• Подготовка документов для участия в тендерах и торгах.

• Взаимодействие с покупателями, информирование их о наличии товаров, акциях и т. п.

Читать дальше