Владимир Данилов - Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе

2. Исполнителей заранее знакомят с документом под подпись. Это обеспечивает качественное информирование исполнителей и гарантию начала необходимых процессов.

3. Новые сотрудники быстрее входят в курс дела, изучая внутренние нормативные документы и понимая внутрифирменное «правовое поле».

4. Внутренний нормативный документ является законодательным документом при спорах или рабочих конфликтах.

На предприятии должен быть определен сотрудник, отвечающий за актуальность ВНД. Для эффективной работы понадобится автоматизация – база ВНД с возможностью поиска по подразделениям, темам и др. параметрам и доступом к этой базе сотрудников предприятия.

Администрирование.В небольших фирмах эту функцию часто считают лишней, «бюрократизирующей» бизнес. По нашему мнению, это происходит от непонимания того, что означает термин «администрирование».

В каждой фирме должно быть администрирование – технология оперативного управления фирмой. Для этого используются:

• внутренние нормативные документы (приказы, распоряжения);

• внутренняя деловая переписка (письма и служебные записки);

Внутренние нормативные документы формулируют задачу конкретным исполнителям, а также срок ее выполнения. Должен быть организован процесс ознакомления исполнителей с заданиями и контроль исполнения (по срокам и объемам) выданных заданий.

Контроль исполнения – это система, позволяющая держать на контроле исполнение поручений и внутренних нормативных документов.

Приходилось видеть фирмы, в которых отсутствовало администрирование. Управляемость в таких организациях, что называется, нулевая. Все распоряжения передаются устно. Постоянная проблема «глухого телефона» – кто как сформулировал задание и кто как его понял.

Характерный симптом – непрекращающиеся с утра до вечера совещания. Сотрудникам некогда исполнять свои обязанности, потому что они все время проводят на совещаниях по самым различным вопросам.

Выстроить систему администрирования – доведения информации до исполнителей с получением обратной связи и регулярным информированием руководителей – одна из задач организационного проектирования.

В соответствии с ГОСТ Р 51141-98 (Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

Важность этой функции трудно переоценить. Основные принципы администрирования:

• контроль соблюдения сроков поручений;

• персонифицированная ответственность исполнителей.

Бумажные, а лучше электронные, нормативные документы и система контроля исполнения сокращают время, затрачиваемое на управление фирмой, в том числе за счет снижения так называемого коммуникативного шума – разного рода помех при передаче информации.

Постановка системы управленческого учета

Часто заказчики обращаются с просьбой «поставить управленческий учет». Объясняем, что потребуется провести бизнес-аудит и, скорее всего, корректировать существующие бизнес-процессы.

Клиенты очень удивляются и обычно начинают убеждать, что «процессы у них нормальные, нужен только качественный оперативный учет».

Если проще, то это система съема показателей деятельности, мониторинг работы (процессов). В основе лежат отлаженные процессы, с которых можно получать необходимую информацию.

Нельзя построить правильный управленческий учет сам по себе, не обращая внимания на бизнес-процессы.

Альбом схем бизнес-процессов является частью технического задания для автоматизации управленческого учета.

Часто путают понятие «автоматизация» с самим управленческим учетом.

Автоматизация – это уже следствие наличия системы управленческого учета. Учет можно вести и вручную, в таблицах Excel, например. Только лишь когда система управленческого учета будет обкатана, только тогда нужно приглашать программистов и оформлять техническое задание на автоматизацию.