Владимир Данилов - Management по-русски. Технология эффективного управления в малом бизнесе

Многие руководители слепо верят в фантастические возможности «программы»: вот купим, поставим и будет счастье (управленческий учет). На деле ничего не происходит, кроме зря потраченных денег и времени.

Первична организация работы, то есть постановка (или реинжиниринг, если фирма действующая) бизнес-процессов. Если процессы оптимальны, то можно их автоматизировать и получать желаемую информацию о своем бизнесе – тот самый управленческий учет.

Примерная последовательность действий при постановке управленческого учета:

1. Разработка бизнес-процессов.

2. В зависимости от вида деятельности фирмы постановка локального учета: складского, производственного и др.

3. Формирование запроса на информацию от собственников, руководителей и сотрудников фирмы (см. раздел «Контроль», «Реестр отчетов»).

4. Анализ возможности получения информации для Реестра отчетов.

5. При необходимости – корректировка бизнес-процессов для получения затребованной информации.

6. Тестирование системы управленческого учета.

7. Подготовка к автоматизации – разработка технического задания на основании альбома бизнес-процессов и Реестра отчетов.

8. Выбор автоматизированной системы – изучение возможностей базовой конфигурации, расчет стоимости ее доработки до желаемого уровня.

9. Корректировка технического задания на автоматизацию,

10. Разработка автоматизированной системы.

При постановке управленческого учета необходимо соизмерять потребность в информации с затратами на ее получение. Должен быть разумный баланс. Например, громоздкий отчет, необходимый раз в год, можно собрать и вручную, нежели оплачивать его создание, дорабатывая автоматизированную систему.

После того, как определена схема организационной структуры, разработаны бизнес-процессы и проекты описаний рабочего места, необходимо приступить к следующей функции менеджмента – мотивации.

Сама организационная модель, как бы хороша и правильна не была, не работает без сотрудников организации. Организация – это всего лишь виртуальная модель, ее оживляют и делают полезной конкретные люди.

Для эффективного функционирования фирмы необходимо, чтобы ее сотрудники были квалифицированы и максимально мотивированы на работу. При этом, если просто собрать вместе грамотных и заинтересованных людей, не разрабатывая орг. модель, то ничего не получится: организационный хаос поглотит все.

Необходимо понимать, что задачи будут решаться только при одновременном наличии эффективной организационной модели и квалифицированного и мотивированного персонала.

Результат = организационная модель + квалифицированный и правильно мотивированный персонал.

Система мотивации

При разработке системы мотивации нужно понимать, что «систем» будет две. Одна официальная, на основе данных бухгалтерского учета, вторая более детальная, на основе данных управленческого учета.

Одна из причин такого деления – наличие холдинговых структур (нескольких юридических лиц в компании). Нельзя официально начислять заработную плату за работу, которую сотрудник выполняет де-факто для другого юридического лица.

Например, менеджер по продажам получает премиальную часть за весь объем продаж, закрепленных за ним клиентов. Но технически отгрузки могут осуществляться от разных юридических лиц фирмы. Менеджер же числится в штате только одной из них.

Или бухгалтер ведет учет во всех фирмах холдинга (бывает до десяти). Оформлен чаще всего в одной, тогда как заработную плату получает за весь объем работы.

Математически итоговые суммы в бухгалтерском учете и в управленческом одинаковы, налоги начисляются правильно. Нарушения законодательства не происходит.

Итак, на основании схемы организационной структуры необходимо составить штатное расписание фирмы, в котором указать размер окладов сотрудников, а также разработать и утвердить Положение об оплате труда.