Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

• Начало.Значительное участие. Ознакомьте всех соисполнителей с планом намеченных работ и методами взаимодействия.

• Исполнение.Значительное участие. Это их основная работа по определению. Организуйте взаимный обмен информацией о ходе работ, достигнутых результатах и затруднениях. Разрешайте вместе возникшие проблемы.

• Зав ершение.Значительное участие. Объявите соисполнителям об окончании работ проекта и дайте оценку его результатам в целом и работе каждого в частности. Выслушайте их замечания и предложения на будущее.

Привлекайте их по вашему выбору. Уровень их участия на всех стадиях проекта незначительный.

• Замысел.Проинформируйте о существовании и назначении проекта.

• Разработка.Сообщите о планируемых результатах и сроках выполнения.

• Начало.Сообщите о начале работ и сроках достижения промежуточных и конечного этапов.

• Исполнение.Информируйте о достижении поставленных задач.

• Завершение.Сообщите о полученных результатах и итогах.

Нужно найти возможность постоянно поддерживать интерес к своему проекту как у распорядителей и соисполнителей, так и у наблюдателей. Вот некоторые методы.

• Личные беседы.Формальное и неформальное обсуждение вопросов проекта вдвоем, втроем. Некоторые темы требуют конфиденциальности.

• Совещания.Проводятся как в составе всего коллектива, так и отдельных групп для переназначений, мозгового штурма, обсуждений или просто объявлений.

• Переписка.Записки, заметки, письма (обычные и электронные). Она предназначена для распространения важной информации и служит в некотором роде документированием неформальных обсуждений.

• Письменная документация.Формальные письменные соглашения о планируемых результатах, выделении ресурсов, различных технических вопросах.

Советы по привлечению аудитории

То, как вы это сделаете, будет одним из факторов эффективности их вклада в проект.

• Привлекайте людей к проекту на этапе планирования, чтобы они смогли провести необходимую подготовку, зарезервировать время и ресурсы и высказать свои соображения. Даже те, кто вам в дальнейшем не понадобятся, могут поделиться своим ценным опытом.

• Обсудите в юридическом, отделе все соответствующие вопросы.Скажем, планируя возможную покупку оборудования, вы опасаетесь недобросовестных поставщиков, которые после подписания контракта могут затянуть сроки поставки.

Не забывайте:

• при разработке плана советоваться с каждым ключевым лицом аудитории проекта.Обязательно выясните все взаимные вопросы в доступной для всех форме;

• выяснять, какие интересы видит в проекте каждый представитель аудитории.Каждому из них будет приятно услышать о их реализации в ходе и по завершении проекта (об этом подробнее в главе 12).

Полномочия — это право принимать решения, которые другие будут воплощать в жизнь. Ошибочно воспринятое мнение участника как полномочное указание ведет к потере сил, средств и разладу в работе.

При подборе участников проекта следует четко знать их полномочия, чтобы на ответственные позиции привлечь соответствующих лиц.

Однажды мой клиент участвовал в продолжительном заседании по поводу выбора цвета офиса. Присутствовавшие в полном составе участники ремонтных работ после интенсивных дебатов единогласно выбрали светло-серый.

Через неделю работник службы материального обеспечения сообщил, что босс забраковал этот вариант как дорогостоящий и дал указание найти другой. Заседавшие неделю назад потеряли время, потому что не пригласили достаточно полномочного человека. Им следовало:

• поинтересоваться через представителей службы материального обеспечения о критериях выбора;

• выбрать два-три варианта для представления начальнику;

• пригласить на собрание человека с достаточными полномочиями;

• если он занят, перенести собрание на другое время.

Определяйте полномочия каждого участника проекта в такой последовательности.