Стэнли Портни - Управление проектами для чайников

• Наблюдатели— люди, которые интересуются вашим проектом и его результатами. Они не принимают в нем активного участия, но их мнение может на что-то повлиять в будущем.

Допустим, перед отделом информации поставлена задача усовершенствовать форму и содержание ежемесячных отчетов о продажах всех торговых представителей. Проект инициирован заместителем президента по сбыту и одобрен главой службы информации.

• Распорядители: зам. президента, который инициировал проект; глава службы информации, который ожидает от проекта определенных результатов; торговые представители, чья оценка нового отчета тоже будет решающей.

• Соисполнители: системный аналитик, который будет разрабатывать этот отчет, и главный бухгалтер, который должен утвердить выделение фондов на проект.

• Наблюдатели: начальник сервисного отдела, который теперь сомневается, будет ли обещанная система учета отказов разработана в этом году, является потенциальным наблюдателем.

Не допускайте, чтобы соисполнители присваивали функции распорядителей. Если упомянутый системный аналитик по своему усмотрению вставил дополнительные пункты в отчет, объясните ему, что это прерогатива распорядителей, а его дело — оценить стоимость и трудоемкость работ.

Главный сторонник проекта — это влиятельное лицо вашей организации, которое оказывает всемерную поддержку проекту, отстаивает его на совещаниях, планерках и т. д. Такого человека нужно найти как можно быстрее, а если его нет, то сагитировать кого-либо. Хороший сторонник проекта:

• имеет достаточную власть и авторитет, чтобы отстоять для вашего проекта ресурсы, специалистов и удобные графики;

• очень заинтересован в успехе вашего проекта;

• желает, чтобы его имя было связано с этим проектом.

Часто распорядители выступают и в роли соисполнителей. Если упомянутый заместитель президента компании распорядился финансировать проект из бюджета отдела сбыта, то он еще и соисполнитель.

Напоминаю пять стадий выполнения проекта, которые были подробно описаны в главе 5.

• Замысел.

• Разработка.

• Начало.

• Исполнение.

• Завершение.

Теперь следует составить план привлечения лиц аудитории проекта по стадиям и группам.

Они входят в аудиторию проекта с самого начала до полного завершения.

• Замысел.Сильное привлечение. Постарайтесь обсудить со всеми распорядителями задачи, которые они ставят перед проектом, и возможности их реализации. Если в дальнейшем обнаружатся другие распорядители, проинформируйте их о причинах возникновения проекта и узнайте, каких результатов ожидают они.

• Разработка.Умеренное и сильное привлечение. Еще раз уточните, насколько проект соответствует их замыслам. Перед началом работ обязательно добейтесь утверждения.

• Начало.Умеренное привлечение. Представьте их участникам проекта. Личный рассказ распорядителей о целях проекта повысит его значимость в глазах исполнителей. К тому же после общения с исполнителями они будут чувствовать большую уверенность в успехе.

• Исполнение.Умеренное привлечение. Информируйте о прогрессе и достигнутых в ходе выполнения работ результатах для поддержания интереса к проекту.

• Завершение. Сильное привлечение. Выясните, как они оценивают результаты и полноту выполнения поставленных задач. Примите во внимание замечания и рекомендации.

Как и распорядители, они участвуют в проекте от начала до конца.

• Замысел.Умеренное привлечение. По возможности дайте понять основным соисполнителям, что проект реализуем. Если они появятся позже, то расскажите, что именно позволило сделать вывод о реализуемости проекта.

• Разработка.Значительное участие. Поскольку выполнять работы проекта или обеспечивать материалами будут соисполнители, то от них требуется максимальное участие в определении методов и графиков работ, необходимых затрат. Требуйте формального подтверждения обязательств по достигнутым соглашениям.