Евгений Коноплев - Про INFO. Разложить все по полочкам

Если вы подозреваете, что организация или специалист, с которым вы имеете дело, работает именно по такому принципу, проходите все этапы со знанием дела. Чтобы ваш запрос сразу же (без недельных задержек) отправился на второй гвоздь (а не на первый, как все остальные документы), «дозвоните» (см. выше) через какое-то время (например, через час) ваше электронное письмо или переданный с курьером документ. Поинтересуйтесь: все ли дошло, понятна ли задача, нет ли каких-то проблем? Если вам скажут, что с запросом все в порядке, и пообещают, что результат будет через неделю, то уже через три дня звоните повторно и аккуратно уточняйте: «Как идут дела? Подтверждаются ли оговоренные сроки?» В этом случае, вероятно, ваш запрос «перевесят» со второго на третий гвоздь. И когда вы позвоните в оговоренное время («через неделю») и вам скажут, что «вопрос почти решен», это, скорее всего, будет означать, что именно тогда запрос и поступит в работу, перекочевав с третьего гвоздя на стол исполнителя.

Можно, конечно, обозначить эти стадии более строгими терминами. Например: поступление обращения (первый гвоздь), постановка вопроса в очередь заданий (второй гвоздь), актуализация вопроса (третий гвоздь), решение вопроса (стол исполнителя). Но тогда эта метафора начинает претендовать на звание бизнес-практики или управленческой процедуры. Увы, в жизни все не так просто, и каждому известны случаи, когда вопрос решался не с трех телефонных звонков и даже не с десяти. Но если помнить об этом шутливом принципе, то штурмовать бюрократические стены будет и проще, и веселее.

Чего же боле?..

В эпоху чернил и авторучек письма писали вдумчиво – ведь возможности «если что» подправить ошибки не было. Сейчас такая возможность есть, но часто ли ею пользуются? Часто ли вы получаете высококачественные электронные послания? Логичные и структурированные, с верной пунктуацией и орфографией? А ведь контрольная вычитка письма занимает в среднем не более 5 % времени, требуемого на его написание. Может быть, стоит пойти на такие дополнительные расходы, чтобы выловить пару-тройку «очепяток» и добавить одну-две недостающие запятые? Возможно, ваши друзья порадовались бы «домашнему» письму «без претензий», но в деловом мире реноме – одна из наиболее дорогостоящих вещей.

Как, затратив минимум усилий, изменить электронную корреспонденцию таким образом, чтобы значительно повысить свою ценность как ответственного и грамотного информационного работника? Вот несколько советов:

1. Приучите себя перечитывать письма перед отправкой. Помимо отловленных ошибок вы, возможно, парой перестановок абзацев (или удалением фрагментов) придадите тексту бóльшую стройность и четкость. Порог целесообразности при доработке – уже упомянутые 5 % от времени, требуемого на написание письма. При превышении этого порога расходы времени становятся необоснованными.

2. Эффективно используйте графу «Тема письма», сообщайте в ней коротко суть каждого послания. Это удобно и экономит время при ознакомлении и последующем поиске писем в папках почтового клиента (см. раздел «Поле “Тема письма”» в «Шаге втором»).

3. При обсуждении какого-либо вопроса свой ответ контрагенту создавайте через функцию «Ответить», а не через функцию «Создать новое письмо». Так и работа идет быстрее, и, что еще важнее, обе стороны видят в процессе переписки ход обсуждения с первого до последнего письма. Иными словами, каждое письмо сопровождается историей вопроса.

4. Создавая такие ответы, свой текст очередного комментария обязательно добавляйте первым сверху. Редко, но встречаются почтовые клиенты, которые предлагают вписывать ответ ниже истории переписки. Это очень неудобно, так как письма всегда открываются с первой строчки, и, чтобы прочитать ответ на долгую переписку, письмо приходится пролистывать.

5. По той же причине – из-за крайнего неудобства при прочтении – старайтесь не отвечать на поставленные вопросы прямо в тексте письма (разрывая текст полученного сообщения). Во-первых, такое письмо опять же придется пролистывать и внимательно выискивать добавленные фрагменты. Даже выделив комментарии цветом или другим шрифтом, не всегда можно быть уверенным в том, что получатель прочитает письмо именно в таком форматировании (он может получить письмо и в «почтовик» с другой программной платформой, и на смартфон, и даже на мобильник). Во-вторых, если в ответ на ваши комментарии у другой стороны появятся свои замечания, то нить беседы вовсе запутается, став «деревом беседы», – фрагменты будут разбросаны по всему тексту. Поэтому, если ваше письмо требует точного соотнесения со словами собеседника, цитируйте в своем ответе его слова. Но переписку всегда ведите линейно: «мой ответ» – «твой ответ» – «мой ответ» и т. д.