Евгений Коноплев - Про INFO. Разложить все по полочкам

Итак, будем считать, что враг определен – это неэффективная система коммуникаций, которая для решения основной задачи расходует впустую часть времени, внимания, сил и энергии информационного работника. Подобно старому дымящему двигателю с непростительно низким КПД. Не пора ли его заменить?..

И мир вокруг тебя изменится

Итак, мы боремся с врагом – транзакционными издержками информационного работника. Если кто-то является для вас источником этих издержек, нужно лишить контрагента (неэффективного партнера или вредителя) такой возможности. Да и самому ни в коем случае нельзя оказываться в категории «воспитуемых». В общем, надо стараться являть собой пример ответственности и аккуратности в коммуникациях с внешним миром. Настойчиво и вежливо «гнем свою линию» и ждем, что «однажды он прогнется под нас».

Во-первых, при коммуникациях необходима система подтверждений.

• Отправив важное письмо и не получив ответа с подтверждением того, что оно дошло, вы можете позвонить адресату. Если у вас дружественные отношения, это хороший повод лишний раз пообщаться «вживую». Если же это сложный партнер, то можно невинным голосом сообщить, что вы не требуете незамедлительного ответа – просто хотели убедиться в том, что письмо получено (и замечено). В любом случае ваше обращение, дополненное телефонным разговором, будет более четко зафиксировано в сознании адресата. В практике PR такие действия называются дозвоном – именно так PR-менеджеры поддерживают связь с важными адресатами, «дозванивая» рассылки и дополняя их живым общением с ключевыми информационными партнерами. К слову, сегодня живое общение все чаще происходит не по телефону, а по интернет-пейджерам типа ICQ. Журналисты, например, больше любят, когда их аккуратно «выстукивают» по «аське», а не вызванивают по телефону. Существует также маленькая хитрость в виде приписки к письму: «Подтвердите, пожалуйста, получение этого письма (я не уверен в надежной работе нашего почтового сервера). Если не получу от Вас подтверждения в течение часа, позвоню, чтобы убедиться, что письмо нигде по дороге не застряло». Ну или что-то в этом роде.

• Получая письма от партнеров, с которыми вам хотелось бы сохранять хорошие отношения, не забывайте сами давать оперативный ответ. Уведомления почтового клиента с подтверждением получения – не в счет: автоответчикам никто не доверяет. Черкнуть пару слов «реплаем» (reply – ответ) займет у вас 5–10 секунд. Добрые отношения стоят таких «затрат». Даже если вы перегружены другой важной работой, ваш контрагент будет знать, что его письмо не отсек спам-фильтр и что вы хотя бы бегло ознакомились с содержанием послания. Вот примеры коротких ответов – «живых» уведомлений: «Письмо получил, вопрос понял, отвечу в течение двух дней», «Получил, занят, прочитаю внимательно через час», «Пробежал глазами по диагонали, подумаю на досуге, если в течение двух-трех дней не будет ответа, напомните, пожалуйста, еще раз», – ну и т. д. и т. п., в зависимости от степени неформальности ваших отношений с партнером.

Во-вторых, начинаем вводить в свою информационную жизнь систему запросов. Для переговоров вы выбираете удобное для всех время и место встречи, а не выезжаете в офис партнеров наудачу. Такое же резервирование времени и внимания можно практиковать и для некоторых коммуникаций (чаще всего телефонных). Вот, например, текст электронного письма с подобным запросом: «Хотел бы обсудить такой-то вопрос (проблему) в течение сегодняшнего (завтрашнего) дня. Разговор не займет больше семи-десяти минут. Когда Вам будет удобно созвониться?»

Те, кто активно использует интернет-пейджер (ICQ и подобные), запросы на общение выполняют по десять раз на дню («Здесь?» – вот так это обычно выглядит). Даже если вы в онлайне, но заняты, обращающийся без проблем дождется, когда вы будете готовы пообщаться прямо в «аське» или договориться о созвоне.

Есть и еще один относительно новый способ запроса на коммуникацию – это СМС с текстом «Могу ли я Вам позвонить? Разговор на 5 мин. Василий Иванов». Большинство современных людей и «аську», и СМС воспринимают как весьма удобный инструмент деловых коммуникаций.

Не стоит забывать и об еще одном – «мгновенном» – запросе на коммуникацию. И по стационарному, и по мобильному телефону почти всегда следует сначала задавать вопрос: «Удобно ли вам сейчас говорить?» Не только формы ради – обязательно прислушайтесь к тому, что ответит собеседник.