Михаил Голденков - Азы английского сленга и деловой переписки

acknowledge receipt of

as to, with reference to

with regard to

with respect to

at hand, on hand

attached please find

attached hereto

enclosed herewith

enclosed please find

beg to inform, beg to tell

for your information

hereby, heretofore, herewith

I have your letter

I wish to thank/ may I ask

in due time

in due course of time

in receipt of

in the near future

in view of

our Mrs Johnson

permit me to say

pursuant to

thank you again

thank you in advance

thereon

Все эти примеры взяты из архивов американской деловой переписки, и сами американцы советуют друг другу эти "словья" не употреблять. А вот еще список слов и выражений(левый столбик), которых следует избегать, а вместо них пользоваться теми, что в правом столбике.

A теперь прочитайте две версии одного письма и посмотрите, чем второй вариант выгодно отличается от первого.

Dear Mr Fergusson,

With reference to your order for Nashito camcoder we are in receipt of your check and are returning same.

I beg to inform you that, as a manufacturer, our company sells camcoders to dealers only. In compliance with our wholesale agreement we deem it best to refrain from direct business with private consumers.

For your information there are many retailers in your vicinity who carry Nashito camcoders. Attached pleased find a list of said dealers.

Hoping you understand.

Yours truly...

Первая ошибка этого варианта в том, что употребляются слова said, same, которых вообще нужно избегать, а вместо deem лучше писать Believe. А причастные обороты Looking forward to your early reply, Hoping to hear from you soon, Thanking you for your interest НЕЛЬЗЯ использовать при концовке письма. Пишите законченные предложения: We look forward to your early reply, I hope to hear from you soon, Thank you for your interest. Теперь почитаем откорректированный вариант.

Dear Mr Fergusson,

We have received your order for Nashito camcoder but unfortunately must return your check.

As a manufacturer we sell only to dealers with whom we have very explicit wholesale agreements.

Nevertheless we sincerely appreciate your interest in Nashito products. We are therefore enclosing a list of retailers in your community who carry a full line of our camcoders. Any of them will be happy to serve you.

Sincerely yours...

Второй пример и понятней и, в тоже время, вежливей. Написав We are sorry или I appreciate, вы создаете благоприятную деловую атмосферу письма. Никогда не обвиняйте своего клиента выражениями типа: your error / your failure. Если написать Because you have refused to pay your long overdue bill, your credit rating is in jeopardy, то это будет выглядеть слишком агрессивно. Вот более дипломатичный подход: Because the $435 balance on your account is now over sixty days past due, your credit rating is in jeopardy.

Для позитивной перспективы сотрудничества сохраняйте естественный тон письма. Даже если вы затрагиваете неприятные темы, будьте тактичны и вежливы. В каждом письме адресат должен видеть ваши добрые намерения так, чтобы даже бандиту с большой дороги было приятно вести с вами дела. Шутка.

Любое светское письмо станет теплее, если вы напишите обычное please или thank you... Вместо We have received your order можно написать Thank you for your recent order. Или вместо безличного Checking our records we have verified the error in your September bill вы лучше напишите Please accept our sincere apologies for the error in your September bill.

Второй пример более удачен еще и потому, что нет непосредственных претензий к тому, кто это письмо будет читать. Вежливость - наше оружие.

Ваше письмо должно быть, в первую очередь, ориентировано на клиента и как бы выражать его точку зрения. К примеру, Please accept our apologies for the delay является вежливой формой. Но We hope you not been seriously inconvenienced by the delay дает понять, что вы проявляете заботу и участие в делах вашего клиента.

Конечно, это не значит,что следует избегать местоимений I и We, но уж если вы их употребляете, то учтите следующее.

Пишите I , когда вы говорите от себя лично, a We, когда говорите от лица фирмы. НЕ УПОТРЕБЛЯЙТЕ имени фирмы, как и выражения our company, так же как и терминов, о которых говорилось уже выше - все это звучит несколько напыщенно. Это одно и тоже, если отправитель вместо "я" постоянно называет себя полным именем...

Внимательней и не слишком часто используйте имя адресата в своем письме. Если за этим не следить, то боюсь, что ваше письмо получится слишком снисходительным. Теперь сравните два варианта письма и попробуйте определить, что делает второй вариант более личным.