авторов Коллектив - Основы русской деловой речи

Завершение делового совещанияпредставляет собой комплекс жанров подведения итогов и прощания. На этой стадии ведущий подводит итоги обсуждения вопросов, обобщая важнейшие положения, при этом в протоколе четко фиксируется, кто и что будет выполнять, а затем прощается с участниками совещания. Для вербализации перечисленных речевых жанров коммуниканты используют нейтральные формулы речевого этикета.

Деловые совещания в значительной степени характеризуются подготовленностью речи их участников. Подготовленность речи вытекает из того, что повестка дня известна заранее и все участники имеют возможность подготовить необходимую информацию и собственные устные выступления. Предварительная подготовленность к совещанию проявляется также в том, что вопросы, задаваемые директором, имеют конкретный и целенаправленный характер, а содержание аргументов участников совещания заранее обдумано.

Наибольший интерес представляет проблемное совещание в силу его сложности и важности для развития предприятия, при решении наиболее актуальных вопросов. Рассмотрим конкретный пример такого совещания (см. приложение в конце данной главы).

Ситуация: в Ассоциации экспедиторов проходит очередное деловое совещание. Участники совещания – директора транспортных компаний. Все пришли в зал заседаний в назначенное время. Совещание проходит в официальной обстановке. Повестка дня известна заранее, поскольку за несколько дней до совещания каждому участнику было отправлено соответствующее информационное письмо:

Директорам компаний, членам АЭСПб,

Членам правления АЭСПб

Уважаемые господа!

Довожу до вашего сведения, что 27 февраля 2002 года в 16 часов состоится совещание правления АЭСПб по адресу: ул. Двинская, д. 10, офис 423.

Повестка дня

1. Железнодорожные перевозки.

2. Определение основных направлений в связи с началом нового года.

3. Мониторинг.

4. Назначение нового директора Ассоциации экспедиторов.

С уважением,

директор АЭСПб Н. Г. Багаева

На совещании присутствовало 11 человек. Ведущий – директор этой компании, женщина 47 лет, придерживающаяся авторитарного стиля ведения делового совещания. Остальные участники – представители своих компаний, управляющие среднего и высшего звена, мужчины от 40 до 55 лет и одна женщина 40 лет, директор транспортной компании.

Директор Ассоциации экспедиторов занимает активную позицию: именно она ведет совещание и определяет очередность выступления участников. Участники совещания выполняют асимметричные социальные роли . Для коммуникантов характерна строго упорядоченная иерархия их позиций, статусов и ролей. Вступая в речевое общение, каждый участник идентифицирует коммуникативную ситуацию, принимает соотнесенную с ней роль и строит речь по канонам данной ситуации, соответствующего речевого жанра.

Для ведущего на первой стадии совещания актуальны следующие интенции: поздороваться, познакомить с повесткой дня, представить докладчика по первому вопросу:

Так, основная наша сегодняшняя задача / это железнодорожные перевозки / которые возглавляет «С» // И потом / как всегда / это начало года / это определение всех направлений / которые будут вести члены правления // На прошлом заседании я говорила / чтобы вы подумали о тех основных положениях / позициях / которые берете как члены правления на себя // Поэтому к этому мы подойдем // Ну / и я должна представить вам / хотя его все хорошо знают / Сергея Николаевича Жусупова / представителя Морского торгового порта / нашего сегодняшнего оппонента по некоторым вопросам…

Второй участник асимметричного общения – представитель Морского торгового порта г-н Жусупов. Фрагмент его выступления:

Я хотел бы сейчас услышать вопросы / которые возникли у вас // Предлагаю рассмотреть все // Мы союзники / а не оппоненты // Я хочу услышать каждого // Если есть вопросы / связанные с железной дорогой / вопросы / связанные с подачей вагонов / то я готов на них ответить // (предложение) Вы (обращаясь к С.) привели такую информацию / 6 суток выгружали вагон // Это несерьезное обвинение в адрес порта // Это не обоснованно // Мы даже коммерчески рискуем // Такая информация / значит была такая задача // С точки зрения защиты порта / 3 района / возможности достаточно // 12 вагонов в день // 3 станционных места для обслуживания вагонов // Все понимают основную проблему / это неспособность железной дороги // Начиная с ноября перевозок стало больше // К этим перепадам железная дорога не готова // Морской порт каждый год расширяет свои возможности // Ни одного пути / который позволял бы маневрировать / не построено…