Алла Григорьева - Основы деловой риторики, или Король говорит

И, наконец, четвертая специфическая особенность деловой среды, ее важнейшее требование – это строгое отношение к использованию речевых средств. Как мы уже отмечали выше, речь выступает эффективным инструментом организации и оптимизации любой деятельности. Трудно себе представить какой-либо процесс без обмена информацией, взаимодействия и воздействия, тем более когда мы говорим о рабочих процессах. Деловая коммуникация – связующий механизм, от слаженности которого зависит работа всех и каждого, итоговый результат, скорость и качество его достижения. Вот почему каждое сказанное вами слово должно работать на решение определенной задачи, а посему – быть тщательно отобрано и взвешено. В качественной деловой среде нет места пустословию и демагогии, непроверенной и неактуальной информации, бесцельным заседаниям и дебатам. Весь процесс взаимодействия в компаниях-лидерах максимально оптимизирован, строго подчинен целям и форматам: начиная от модели общения сотрудников по горизонтали и вертикали и заканчивая коммуникацией с внешней средой (клиентами, партнерами, органами власти, СМИ и т. п.). Коммуникативная культура организации – непременная составляющая ее положительного имиджа и устойчивой репутации, не стоит забывать об этом. Пафос интерьеров и лоск сотрудников вмиг исчезают, как только мы слышим неграмотную речь или читаем корявые тексты. Более того, чем выше ваша должность и масштабнее полномочия, тем выше и ожидания от вашей коммуникативной компетентности! И этот закон жанра не изменить, поэтому двигайтесь по карьерной лестнице со словарем в руках, ведь должностной рост обязывает вас к росту интеллектуальному! Но к этому мы еще вернемся – вся книга впереди.

А сейчас я хотела бы остановиться еще на одном принципиальном для деловой коммуникации моменте – оценке степени важности общения. Вы можете возразить мне, полагая, что всякая коммуникация важна, если она встроена в рабочий процесс. По логике вещей, так и должно быть: на работе говорим о работе, все по делу (как и договаривались), без «воды» и лишних эмоций; умеем регулировать процесс общения, используя ранее заявленные критерии; не отклоняемся от намеченного курса. Но тут опять всплывает пресловутый человеческий фактор (куда без него!).

Проделаем маленькое упражнение . Вспомните несколько последних рабочих диалогов или встреч: длительность общения, личность собеседника, принципиальность обсуждаемых вопросов и т. п. Получилось? А теперь сопоставьте процесс и результат: насколько процесс общения сказался на результате дела? ускорил решение вопроса или, наоборот, замедлил его? Изменились ли ваши взгляды на рабочую проблему после этой коммуникации? Обратитесь ли вы еще раз к этому человеку в случае возникновения аналогичной ситуации? Итак, мы оценили с вами пользу от конкретного вида общения. Согласитесь, она разная. В каком-то случае коммуникация была судьбоносной и весьма эффективной, а в ряде случаев – бессмысленной или, еще хуже, фатальной. Отсюда вывод: степень важности и нужности деловой коммуникации может быть абсолютно разной относительно ожидаемого результата. А это значит, что оценивать ее лучше до того, как процесс общения состоится (риски и затраты будут меньше)!

Применительно к отдельно взятому рабочему вопросу деловое общение, таким образом, может быть классифицировано как:

– необходимое (без межличностных контактов реализация совместной деятельности невозможна, например когда нужен совет, согласование действий и т. п.);

– желательное (определенные межличностные контакты поспособствуют более успешному решению вопроса, например когда у собеседника, в отличие от вас, уже есть положительный опыт работы с данной проблемой);

– нейтральное (межличностные контакты не мешают и не способствуют решению проблемы, например когда собеседник не имеет опыта в данной области и может разделить только ваши эмоции);

– нежелательное (общение между определенными лицами затрудняет достижение поставленных целей, например когда собеседник «токсичен» в силу своего характера или априори является вашим жестким оппонентом, использующим любой повод для усиления конфронтации, а не решения вопроса).

Логично, что первые два вида коммуникации будут способствовать той самой организации и оптимизации деятельности, а вот два последующих только усложнят (если не испортят окончательно) процесс решения рабочих задач. Вот почему правильнее еще «на берегу» оценить целесообразность делового контакта и личность самого потенциального собеседника, чтобы зря не расходовать сил и времени на пустую болтовню. При таком подходе часть ваших встреч вовсе отпадет за ненадобностью, поверьте! А вот если контакт все-таки необходим, подготовьтесь к нему тщательнее (суть проблемы, ваши сложности, возможные варианты решения, чего вы ожидаете от собеседника и т. д.), чтобы при встрече не начинать повествование с фразы «… и сотворил Бог Землю…», а продемонстрировать предельную готовность и собранность. Это будет служить подтверждением вашего профессионализма и знаком уважения к собеседнику и его времени!