Майк Клейтон - Как говорить, чтобы вас слушали

• Напомните цели собрания и временны`е рамки.

• Обсуждайте каждую тему по отдельности – и отмечайте все вопросы, которые возникают по ходу обсуждения, чтобы вернуться к ним позже.

• Предложите высказать новую точку зрения.

• Попросите соблюдать тишину в течение двух минут – в принудительном порядке.

• Сделайте перерыв, точно указав время, когда собрание продолжится.

• Четко сформулируйте основные правила и принципы обсуждения.

• Отложите спорный вопрос на потом – возможно, даже на другое собрание.

• Переговорите лично с одним-двумя ключевыми участниками дискуссии.

• Извинитесь, что ситуация вышла из-под контроля, и попросите всех помочь навести порядок и двигаться дальше (это скрытый упрек и просьба о поддержке, обращенная к тем, кто не одобряет поведение некоторых участников).

4. Завершить обсуждение

Одним глазом следите за временем, а другим – за ходом обсуждения. Здравый смысл подскажет вам, когда наступит время для того, чтобы завершить обсуждение и принять решение. Теперь пора вам тоже внести свой вклад – резюмировать сказанное и либо сформулировать решение, принятое в ходе обсуждения, либо принять решение самостоятельно, если вы обладаете соответствующим авторитетом.

5. Завершить собрание

В конце собрания резюмируйте ключевые моменты обсуждения, включая расхождение во мнениях. Затем напомните об обязательствах, которые берет на себя каждый участник. Сообщите, что будет дальше, после собрания. Три принципа завершения: подытожить договоренности; действия / распределение обязанностей; последующие действия – то есть о чем мы договорились, что нужно сделать и кто это сделает и что потом.

1. С самого начала собрания сформулируйте результаты, к которым вы стремитесь в идеале, а также критерии успеха.

Этим могут заняться координатор или сами участники.

2. Сформулируйте четкую повестку дня.

Все должны знать план, которому вы будете следовать, и как он согласуется с целями собрания.

3. Проследите за тем, чтобы у каждого участника была возможность высказаться.

Особенно это касается тихих, скромных людей, у которых множество идей, но они стесняются поделиться ими. Зачастую именно их мнение приносит больше всего пользы.

4. Сформулируйте противоположную точку зрения.

Это необходимо, чтобы проверить обоснованность всех данных и аргументов, предложенных во время обсуждения.

5. В завершение используйте три принципа, обозначенные выше.

Напомните обо всех принятых договоренностях и соглашениях, напомните о запланированных действиях и распределении обязанностей, а также о последующих мероприятиях.

После собрания отправьте всем участникам письменное резюме всех договоренностей и решений, принятых на собрании, а также перечень запланированных действий и старательно выполняйте свои обязательства, подавая пример остальным.

Первое правило участия в собраниях:

«Не старайтесь посетить как можно больше собраний только потому, что можете это сделать».

Выбирайте только те собрания, на которых вы можете привнести в обсуждение что-то ценное или можете научиться чему-то. Также взгляните на повестку дня и свяжитесь с председателем собрания, если вас интересует только один из вопросов. Если вы договоритесь, что приедете, чтобы поучаствовать только в одном конкретном обсуждении, а затем покинете собрание, это позволит вам оптимально использовать свое время. Кроме того, я рекомендую не посещать собраний, если нет четкой повестки дня.

Приезжайте вовремя, с энтузиазмом и готовностью участвовать в обсуждении. Хотите или нет, но вы уже приехали, так что «засучите рукава» и ведите себя так, как будто это самое важное занятие в вашей жизни.

Внимательно слушайте и записывайте, четко структурируйте свой ответ. В главе 5 мы обсуждали схему структурированного ответа, она поможет вам сформулировать свои мысли эффективно, чтобы люди слушали вас.

Третий закон Ньютона гласит: действие равно противодействию. Когда вы высказываете свою мысль на собрании, кто-то может отреагировать негативно, и возникнет сопротивление. Однако реакция на вопрос – это ответ. А ответы пробуждают сознание и побуждают людей выслушать вас.

Неважно, председатель вы или просто участник собрания, попробуйте нарисовать схему размещения людей в комнате, это позволит запомнить их имена, а если вы не знаете никого из присутствующих, абсолютно уместно попросить председателя собрания представить всех. Предлагаем несколько советов, которые помогут вам запомнить имена.