Джейсон Вумек - Поднимая планку. Как работать эффективнее, мыслить масштабнее

Поначалу эта мысль очень озадачила Анну (хотя впоследствии она говорила, что мои слова произвели на нее большое впечатление). Когда-то давно я понял, что окружающие постоянно дарят мне дополнительное время. Встречи начинаются с опозданием, рейсы самолетов отменяются или откладываются. Такое бывает. В зависимости от того, какая выпадет неделя, я могу рассчитывать на 10–20 дополнительных отрезков по 15 минут. Поэтому я заранее готовлюсь на случай, если это действительно произойдет.

Много лет назад я придумал фразу: «Если вы станете ждать, пока у вас появится время понять, что вы будете делать, когда у вас появится время, вы всегда будете позади». Разве это не соответствует истине?

Я рассказал собеседнице о своем подходе к управлению временем, который можно кратко описать так:

Я планирую свое время так, чтобы приходить на встречи за три минуты до назначенного часа, ни в коем случае не раньше. Привычка приходить на встречи намного раньше может быть столь же деструктивной, как и манера опаздывать. Кроме того, я придаю большое значение принципу ABR, что означает Always Be Ready – «Всегда будь готов».

Сформулировав эту мысль, я продолжил описывать Анне свой подход:

Сегодня утром я был в этом конференц-зале в 10:00. У меня есть система, которая позволяет мне наиболее эффективно использовать время ожидания. К тому моменту, когда вы пришли, я поработал столь же продуктивно, как если бы находился у себя в кабинете.

Теперь Анна смотрела на меня широко открытыми глазами, а на ее лице начала появляться улыбка. «И вы успели все это за каких-то 15 минут?» – спросила она.

«Да, – заверил я ее. – Подумайте об этом так: ведь это всего 1 % моего дня! Что еще я мог бы сделать сегодня? Видите ли, каждый день мы имеем в распоряжении ровно 1440 минут, чтобы выполнить поставленные задачи, и я считаю необходимым всегда быть готовым на случай, если кто-то даст мне дополнительный 1 % суток».

Следующий шаг в рамках подготовки к достижению успеха заключается в следующем: позаботиться о наличии всех требуемых для этого инструментов. Пока я ждал Анну, я успел: во-первых, подписать открытки с благодарностями; во-вторых, забронировать номер в отеле; в-третьих, отправить электронные письма и, в-четвертых, начать работу над статьей. Мне удалось сделать все это по одной причине: я уже был готов к такому повороту событий. Вспомните принцип, о котором я только что упоминал, – «Всегда будь готов». Я обучаю ему всех своих клиентов. Уверяю вас: в следующем месяце кто-нибудь непременно опоздает на встречу с вами, отменит ее или заставит вас ждать по какой-то другой причине. Когда это произойдет (что неизбежно), загляните в свой список дел и выберите что-нибудь (что угодно), над чем можно было бы поработать в это время.

Хочу вас предостеречь: когда открывается такое временнóе окно, большинство людей, как правило, заполняют его просмотром электронной почты по телефону. Это может показаться продуктивным на тот момент, однако в долгосрочной перспективе не оказывает положительного воздействия на выполнение MIT. Разумеется, вы можете проверить почту, но подготовьтесь и к другим задачам, которые могли бы решить за «подаренное» время. В рамках такой подготовки целесообразно составить список из 20–30 мелких дел, на выполнение которых понадобится менее чем 15 минут. Затем запаситесь вспомогательными средствами и информацией, а также позаботьтесь о том, чтобы все это было у вас с собой, когда вы отправляетесь на встречу, уходите из офиса по делам или предполагаете, что у вас может появиться свободное время при каких-либо других обстоятельствах.

Иногда клиенты спрашивают, почему мы составляем списки текущих дел, рассчитанных на отрезки времени в 15, 30 и 45 минут. Вот ответ на этот вопрос: я пришел к выводу, что у меня крайне редко появляются достаточно длинные отрезки незапланированного, свободного времени. Именно поэтому я должен быть готов использовать более мелкие его фрагменты. Если на выполнение какой-то задачи понадобится не менее двух часов, то целесообразно предусмотреть это в рабочем графике. (Разумеется, попытайтесь выяснить, нет ли способа разбить ее на части.)

Почему я смог решить семь задач разного уровня приоритетности за то время, пока ждал Анну? Благодаря тому, что я называю «профиль управления временем». Вы когда-нибудь задумывались над тем, почему распределяете время именно так, а не иначе? Для того чтобы научиться лучше распоряжаться им, я рекомендую начать с составления профиля управления временем. Вы тот, кто вы есть; вы делаете то, что считаете нужным, и мыслите так, как вам свойственно, опираясь при этом на весь свой жизненный и профессиональный опыт.