Джина Трапани - Эффективность на работе. Держать фокус. Управлять энергией. Добиваться выдающихся целей

• Создавайте мини-задачи . Принимая новую религию производительности, относитесь ко всем ее второстепенным ритуалам так же серьезно, как и к основным. Иногда малые обязательства приводят к большим результатам. Например, сегодня, спустя два года после того, как я поставила себе цель свести количество входящих писем к нулю, я уже не очищаю папку «Входящие» каждый день. Но управлять электронной почтой мне по-прежнему просто благодаря различным фильтрам, первоначально созданным мной для уменьшения количества писем.

• Найдите единомышленников . Одним из самых больших камней преткновения для меня при прочтении книги Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» было осуждение автором подвесных папок. В моей картотеке только они и использовались. К счастью, я догадалась ввести в Google запрос «GTD подвесные файлы» и обнаружила сообщество энтузиастов, обсуждающих достоинства различных видов папок – и даже бренды – с серьезностью талмудистов. Читая о том, как другие люди реализуют и корректируют систему, я избавилась от рабской приверженности детальному следованию советам. Вы тоже можете сами создавать приверженцев своих идей. Марни Уэбб, исполнительный директор ресурса некоммерческих технологий CompuMentor/TechSoup, держит на полке множество экземпляров книги «Как привести дела в порядок». «Когда один из членов моей команды начинает сетовать, что не может управлять списками, что их слишком много, я достаю книгу с полки и говорю ему, чтобы он снова пришел ко мне с жалобами после того, как в течение трех месяцев будет выполнять установки из этой книги», – рассказывает Уэбб.

• Составьте список (график) планового обслуживания . Несколько лет назад я рассортировала все вещи в домашнем кабинете по красиво подписанным коробкам. Шесть месяцев спустя один мой друг заметил, что какую бы коробку он ни открыл – с надписью «Заплатить по счетам» или «Ручки и маркеры», – он гарантированно находил стопку стикеров, адаптер для iPad, несколько батареек и 37 центов. Теперь я знаю, что создать порядок не значит быть организованным. Раз в четыре-шесть месяцев я должна посвятить пару дней его восстановлению и обновлению системы. (Это один из моих любимых способов эффективно использовать несколько дней после изматывающей поездки или завершения крупного проекта, когда я слишком истощена, чтобы заняться чем-то более серьезным.)

• Предвидьте устаревание . Даже самые лучшие продуктивные системы не всегда выдерживают ход времени и появление новых технологий. Так что применяйте программные средства с возможностью экспорта данных в формате csv, iCal (персональный программный календарь) и других стандартных форматах, и вы не попадете в ловушку, какую бы платформу ни использовали.

• Станьте поклонником эклектики . Трой Ангриньйон, вице-президент по продажам и маркетингу компании Cloudscaling, просто одержим отслеживанием своих целей и задач с помощью таблиц с двумя столбцами, структура которых берет понемногу практически у каждого гуру производительности: Брайана Трейси, Дэвида Аллена, Роберта Фрица. В то время как в глазах приверженцев любой системы сочетание подходов может выглядеть как отступничество, этот метод позволил Ангриньйону создать собственный алгоритм, служивший ему верой и правдой на протяжении пятнадцати лет, даже когда он вносил коррективы в образцы новых инструментов. Вы тоже можете обнаружить, что ваши настройки производительности системы, будь то новый распорядок дня или сортировка бумаг, – это часть творческого процесса, способ подготовить себя к новому году или проекту.

Данное руководство содержит ряд методов и приемов для повышения эффективности. Ниже мы приводим краткое изложение теорий трех экспертов: Стивена Кови, Джулии Моргенстерн и Дэвида Аллена.

Книга представляет собой практическое руководство по следующим вопросам: как изменить свою жизнь; научиться правильно проживать день, управляя своим временем и энергией; сосредотачиваться на поддающихся контролю вещах; придерживаться полученных результатов (как рабочих проектов, так и жизни в целом); улучшать личные и профессиональные связи; совершенствоваться и различать задачи по степени срочности и важности.